Законодательство усложняется, и сегодня растущему бизнесу не обойтись без автоматизации. Ателье премиум-класса и мини-сеть бутиков из Екатеринбурга Rubleffka столкнулась с необходимостью наладить качественный учет всех доходов и расходов по каждому заказу, клиенту и услуге, подключить торговое оборудование, а также обеспечить возможность работы в двух системах налогообложения. На помощь пришла система «1С:Управление нашей фирмой» . Расскажем о предпосылках и результатах проекта.
Gorodenkoff/shutterstock
Зачем модному дому автоматизация?
Модный дом «Rubleffka» — ателье премиум-класса и бутик в Екатеринбурге, которое занимается индивидуальным пошивом одежды и обуви по меркам заказчика. Компания, созданная Ташей Рублевой в 2011 году, сегодня представляет собой производство полного цикла. Здесь можно получить услуги стилиста и заказать индивидуальный пошив одежды, спроектировать дизайн костюма, а также купить идеально подходящие готовые вещи. Бутики Rubleffka расположены в Москве и Екатеринбурге. Есть фабрики-партнеры в Европе, на которых размещают заказы. В среднем костюм стоит 90–100 тысяч. Клиентская база включает примерно 1500 человек, 300 из которых – постоянные заказчики. Руководство компании приняло решение автоматизировать систему продаж индивидуальных заказов и готовой коллекции. По рекомендации для внедрения системы была приглашена компания «Техно-линк», партнер фирмы 1С, который за последние 2 года реализовал более 3000 проектов автоматизации. Важным фактором при выборе партнера стала возможность сделать автоматизацию по принципу «одного окна». Решение «1С:Управление нашей фирмой» выбрали в процессе обсуждения: оно наилучшим образом соответствовало задачам и бизнес-процессам ателье.
Цель проекта
Организовать автоматизированную систему учета всех доходов и расходов по заказу, клиенту, услуге, начиная от получения заказа до расходов на дизайн, пошив и продажу изделий.
Задачи:
-
учесть все расходы на пошив: материалы, работа дизайнеров, швей, рабочих;
-
учесть все доходы как по каждому заказу, так и услуге, клиенту;
-
организовать автоматизацию розничных продаж в соответствии с требованиями законодательства, учесть возможность работы с двумя разными системами налогообложения.
Запуск программы
Шаг 1. Приобретение и установка программы, подключение онлайн-касс и торгового оборудования. Продолжительность – 1 день
-
Приобрели программу, установили на 2 компьютера: касса и офис.
-
Установили и подключили к «1С:УНФ» 2 онлайн-кассы с разными системами налогообложения, подключили к ОФД, зарегистрировали в ФНС, настроили макеты чеков.
-
Подключили сканер штрихкода.
Шаг 2. Настройка программы, обучение сотрудников и запуск. Продолжительность – 1 день
-
Провели обучение сотрудников работе в программе: работа в РМК, оформление заказа и расходной накладной, формирование цен.
-
Особое внимание уделили формированию заказ-нарядов. Показали, как оформлять расход материалов на пошив, как учитывать работу швей в зависимости от квалификации и выполненной работы.
Теперь в одном месте можно оформлять документы покупателям, включая чек. А также отслеживать продажи по номенклатуре и клиентам. Удобно анализировать сезонность продаж в отчете по динамике продаж.
Шаг 3. Интеграция с сайтом, доработки и обновления. Продолжительность – 3 дня
-
Организовали обмен информацией между базой «1С:УНФ» и сайтом.
-
Настроили автоматическое заполнение налогового спецрежима при выборе ККТ, когда оформляется поступление в кассу.
-
Установили обновление программного обеспечения, которое поддерживает текущие изменения законодательства.
Самое полезное в программе для Rubleffka
Документ «Заказ покупателя» для сквозного учета по каждому заказу
Так как компания специализируется на индивидуальном пошиве одежды, было важно организовать учет по каждому заказу.
Отслеживать по заказу как доходы и расходы, так и закупки, расход и остатки тканей, фурнитуры.
Теперь с программой инвентаризацию можно сделать за несколько минут, а проверка наличия товара на складе по штрихкоду сделала учет материалов легким и занимающим минимум времени.
Учет доходов и расходов, прибыли в целом по компании и по каждой услуге
Отчеты в программе позволяют видеть доходы, расходы, прибыль как в целом по компании, так и по каждой номенклатуре, каждому клиенту. А также предоставляют анализ наиболее продаваемых услуг по пошиву.
Документ «Заказ-наряд» для учета расходов на пошив заказов
Для учета расходов на пошив изделий от затрат труда до списания материалов используется документ «Заказ-наряд».
Наличные и безналичные оплаты, рабочее место кассира
Для компании важно иметь возможность использовать разные способы оплаты как наличными денежными средствами, на расчетный счет, так и использовать смешанные способы оплаты.
Также важно быстро формировать для клиентов и поставщиков все документы: приходные накладные, расходные накладные, счет-фактуры, акты выполненных работы, акты сверок.
В рабочем месте кассира удобно принимать оплату по заказам. Особенно, если уже была предоплата.
Выбираем заказ, формируем новый чек – и программа автоматически выдает сумму оплаты остатка.
Учет и важность каждого клиента
Основную ценность компании составляют ее клиенты. Важно вести учет заказов по каждому клиенту и видеть полную историю взаимоотношений: взаиморасчеты, какие и сколько заказов сделал, выручку и валовую прибыль по каждому клиенту.
Такую информацию предоставляют отчеты в программе: «Расчеты с покупателями», «ABC-анализ продаж по покупателям», «Валовая прибыль по покупателям».
Результаты проекта
Стояна Ермакова, коммерческий директор Rubleffka
В результате мы получили программу для ведения учета доходов, расходов, прибыли по каждому заказу.
Теперь мы можем оперативно видеть полную и достоверную информацию о всех наших расходах на заказ.
Это позволяет нам оперативно принимать решения по закупкам, заработной плате, расходам на продвижение, назначать обоснованные цены на заказы.
Мы подключили две онлайн-кассы с учетом использование двух режимов налогообложения, благодаря чему все наши продажи ведутся в соответствии с законодательством РФ.
