Минус 4 млн из расходов: как «Канцлеръ» экономит с 1С-ЭДО

Фото: «Канцлеръ»

Не потерять ни один из 240 тыс. пакетов документов 

Объем документооборота компании с контрагентами составляет около 20 тыс. исходящих комплектов (счета-фактуры, акты сверки, договоры, счета на оплату) в месяц, или более 240 тыс. комплектов в год. При таких масштабах требуется четкое управление движением документов, потому что любые ошибки могут привести к кассовым разрывам, высоким затратам на логистику и потерям значимых файлов.

Для регламентированного учета «Канцлеръ» использует «1С:Бухгалтерию КОРП», для оперативного управления – «1С:Комплексную автоматизацию». Обмен электронными документами с контрагентами долгое время был организован с помощью двух внешних программ, изолированных от 1С. Поэтому данные приходилось дублировать, нередкими были ошибки, передача документов контрагентам затягивалась. Возникали сложности и при обмене данными с ГИС «Честный знак»: интеграция с программами ЭДО требовала существенных затрат и множества доработок.

Компании нужна была новая информационная система, которая позволила бы организовать юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭД) с контрагентами и оперативный обмен данными с «Честным знаком».

Для решения этих задач был выбран сервис «1С-ЭДО». Партнером по проекту стал воронежский офис компании «1С:Первый Бит».

Отраслевые и архитектурные особенности проекта

При разработке проекта были учтены особенности предприятия:

• производство и розничная торговля драфтовыми (разливными) напитками, где государство контролирует движение буквально каждого литра;

• высокая территориальная распределенность сети и большой объем однотипных операционных документов;

• множественность юридических лиц (в составе компании действуют 32 юрлица).

Интеграторы использовали тот факт, что «1С‑ЭДО» уже интегрирован с ГИС «Честный знак», и это позволяет обеспечить сквозной учет без дополнительных разработок.

В ходе проекта специалисты «1С:Первый Бит» подключили сервис «1С-ЭДО» к системе «1С:Бухгалтерия». Для всех 32 юридических лиц компании были заведены отдельные учетные записи в «1С‑ЭДО» и выстроены регламенты работы, чтобы при большом количестве организаций сохранить управляемость и прозрачность документооборота.

Чтобы упростить старт обмена электронными документами, отправили 2500 контрагентам приглашения к обмену документами по ЭДО и оповещения о переходе компании на «1С-ЭДО». Во избежание возможных инцидентов и их быстрого решения запустили первую линию техподдержки для сотрудников компании «Канцлеръ».

Ключевые итоги проекта: что дает одна встроенная система вместо двух изолированных

В результате внедрения сервиса «1С‑ЭДО» сотрудники компании избавились от необходимости создавать и обрабатывать документы в трех разных программах. Специалисты по-прежнему работают в интерфейсе своей привычной «1С:Бухгалтерии», не заходя в другие программы. Формирование, подписание и отправка документов в системе выполняются в один клик.

Благодаря такой интеграции обработка одного комплекта документов ускорилась более чем на 40%.

Электронные документы связаны с документами в базе, поэтому бухгалтерам не надо тратить время на сопоставление информации и контроль состояния документооборота. При получении документа от контрагента учетные документы создаются автоматически, данные о контрагентах и товарах также сопоставляются в автоматическом режиме.

Так как сервис уже интегрирован с ГИС «Честный знак», сквозной учет маркировки и прослеживаемости товаров обеспечивается бесшовно, данные передаются в ГИС без каких-либо дополнительных действий.

Переход на «1С-ЭДО» позволил компании сэкономить около 60% расходов на электронный документооборот, годовая экономия составила около 4 млн рублей.

Как рассказали в компании «1С:Первый Бит», успешному внедрению проекта помогла вовлеченность специалистов ИТ‑подразделения и бухгалтерии компании «Канцлеръ».  Было быстро принято решение об отказе от двух разрозненных систем, обеспечены участие ключевых пользователей и поддержка проекта со стороны руководства. Благодаря массовой отправке уведомлений о переходе на ЭДО переход к новому формату для контрагентов прошел организованно и без существенных сбоев.

Валерия Миронова, Retail.ru