Больше возможностей за те же деньги: сеть «Да!» заменила систему документооборота без роста затрат

Фото: «Да!»

Компания  «Фреш маркет» развивает сеть дискаунтеров «Да!» с 2015 года. На конец 2025 года в сеть входили 232 магазина в центральном регионе – в радиусе 400 км от Москвы. Оборот с НДС по итогам 2025 года составил более 100 млрд рублей. В компании работают более 5 тыс. человек.

«Заброшенное» решение

Основу внутреннего документооборота компании составляют документы согласования и подписания договоров, сопутствующих документов, дополнительных соглашений, заявок и спецификаций. Долгое время для автоматизации этих процессов использовалось решение, разработанное российским интегратором на базе платформы Microsoft SharePoint. Стоимость владения – подписка и поддержка – составляла 2,46 млн рублей в год.

После ухода западного разработчика с российского рынка компания начала испытывать достаточно серьезные сложности с системой документооборота. Во-первых, система перестала быть развиваемой. Во-вторых, интегратор снизил качество поддержки.

«Команды и компетенции постепенно уходили с рынка, и это сказывалось на качестве сопровождения, – рассказывает Алексей Падун, ИТ-директор компании «Фреш маркет». – В период нескольких последних месяцев использования этой системы были ситуации, когда она была недоступна для работы в течение трех и более дней.

В результате компания сталкивалась с очень серьезными проблемами. Приходилось искать обходные пути, проводить согласования по электронной почте, как это делалось много лет назад. При этом интегратор предоставлял свой продукт по модели SaaS, и у нас не было возможности контролировать стабильность работы этой системы или воздействовать на скорость решения проблем».

Выбор системы по совокупности факторов

Было принято решение поменять систему. Проанализировали доступные на рынке решения, ориентируясь на комплекс критериев:

• стоимость владения на пять лет; 
• пользовательский опыт;
• доступность компетенций для дальнейшего развития и сопровождения (наличие интеграторов, аутсорсинговых услуг, кандидатов в штат);
• возможность покупки лицензии в собственность и развертывание на своей инфраструктуре.

По всем критериям лучше всех подошла система «1С:Документооборот».

Фото: «Да!»

Самый большой и самый проблемный блоки внедрения 

Внедрение происходило довольно динамично: на весь процесс – от старта до запуска – потребовалось всего пять месяцев. Бюджет проекта составил около 7 млн рублей и включал стоимость работ подрядчика, лицензию и ФОТ внутренней команды.

В качестве подрядчика пригласили компанию, вместе с которой уже реализовали несколько проектов и к которой имели высокий уровень доверия.

Основными этапами проекта стали:

• проверка и согласование контрагентов;
• согласование и подписание договора, спецификаций, дополнительных соглашений и прочих документов;
• была миграция данных.

Самый большой блок – миграция исторических данных. В процессе внедрения из предыдущей системы мигрировано более 60 тыс. документов с полной информацией о согласовании.

Проблемным этапом стала разработка блоков загрузки данных в новую систему и выгрузки данных из прошлой системы. «Выяснилось, что компетенций для разработки подобных решений на рынке почти не осталось, – рассказывает Алексей Падун. – Нам предлагали сделать эту часть работы за половину стоимости всего проекта. Такой вариант не мог нас устроить, поэтому решили реализовать эти блоки самостоятельно».

Что показал первый год владения

В апреле 2026 года исполнился год со времени внедрения «1С:Документооборота». Первый год владения системой обошелся компании в 2,7 млн рублей. Самые большие затраты пришлись на первые месяцы после внедрения, когда от подразделений поступало большое количество заявок на поддержку и модификации.

«Этот тренд нисходящий, количество заявок постепенно снижается, поэтому есть большая вероятность того, что следующий год владения обойдется нам дешевле, – поясняет Алексей Падун. – Стоимость владения новой системы сопоставима с прошлой, но возможности документооборота значительно шире. Система развиваемая, гибкая и, что для нас особенно важно, доступная для работы: за 2025 год доступность составила 100%».

В системе документооборота ежедневно работают больше 200 пользователей, максимальное количество одновременно работающих – 75 пользователей. Размер базы – 350 ГБ. Система документооборота компании продолжает развиваться.

В настоящее время ведется автоматизация нескольких внутренних процессов:

• согласование прав доступа в ИТ-системы и сервисы (интеграция с ITSM) (стоимость реализации, включая НДС, – 450 тыс. рублей);
• согласование выдачи ИТ-оборудования (бюджет – 480 тыс. рублей);
• проведение тендера: связь с согласованием контрагента, согласование договора (1150 тыс. рублей);
• согласование и подписание ЭЦП закрывающих документов и счетов, интеграция с внешними ЭДО (3600 тыс. рублей).

Планируется внедрение электронного файлового архива и согласование регламентных документов компании.  

«Автоматизация несложных процедур в среднем обходится в около полумиллиона рублей, – говорит Алексей Падун. – Более масштабные процессы, такие как инициация тендеров с последующей интеграцией, утверждением агента и подписанием договора, стоят дороже. Тем не менее все эти задачи реализуемы. Сейчас ведем работу по интеграции нашей системы документооборота с внешними системами ЭДО, хотим полностью замкнуть контур документооборота, чтобы все документы, приходящие извне, попадали в систему, согласовывались и подписывались электронной цифровой подписью».

Следующим этапом планируется совместить систему «1С:Документооборот» с электронным хранилищем документов, чтобы выводить документы в хранилище и тем самым облегчить работу в «1С» и сэкономить на хранении.

По материалам специальной секции компании «1С» на «Российском Ритейл Шоу».

Валерия Миронова, Retail.ru