Решение проблем учета ГСМ для автомобильного транспорта

Современное предприятие нефтегазовой отрасли невозможно представить без налаженной системы учета оптовой и розничной торговли горюче-смазочными материалами. Однако, помимо работы по основному назначению (торговля ГСМ), многие из компаний, владеющих нефтехранилищами и сетью АЗС, разворачивают на них довольно обширную попутную деятельность - магазины, кафе, автомобильные мойки и автосервисы. При этом возникает ряд проблем с обеспечением нормального бухгалтерского и, прежде всего, управленческого учета. В одной учетной системе приходится, во-первых, торговать сопутствующими товарами, во-вторых - производить расчет калькуляции ремонта легковых автомобилей, в-третьих, скажем, учитывать отпуск бензина "на урожай". Согласитесь, задача не из простых. Поскольку время калькуляторов и заполнения бумажных форм шариковой ручкой благополучно кануло в лету, подавляющее большинство компаний, работающих в этой отрасли, немало усилий тратят на максимальную автоматизацию учета.

Какие проблемы при этом возникают? Современная автозаправочная станция оборудована бензозаправочными колонками и программным обеспечением учета отпуска топлива. При консолидации данных о продажах газомоторного топлива с АЗС, оборудованных разными топливораздаточными колонками, возникают сложности, связанные с различием форматов и периодичности поступления данных. Задача становится еще более сложной при необходимости проведения в рамках одной компании учета торговли сопутствующими товарами и оказания услуг по ремонту автотехники, а также учета ответственного хранения и оптовой торговли нефтепродуктами. При этом нужно вести корректный объемно-массовый учет топлива, поддерживать различные типы торгового и терминального оборудования для АЗС, разветвленную распределенную систему. Помимо этого, система должна позволять регулярно выдавать информацию, как для бухгалтерской отчетности, так и для руководства с целью принятия решений, позволяющих эффективно управлять предприятием.

Сомнений в необходимости компьютеризации учета на сегодняшний день нет, пожалуй, ни у кого, и для решения этой проблемы используются разные подходы. Наиболее распространенный из них - использование своего штата программистов для написания "домашней" системы. В таком подходе есть несомненные плюсы, так как система изначально должна учитывать все индивидуальные особенности предприятия (а их хватает в каждой организации). С другой стороны, присутствует и существенное количество минусов. На минусах я остановлюсь подробнее. Разноплановость деятельности предприятия требует от программистов серьезных знаний предметной области в различных отраслях учета, что, к сожалению, является все-таки исключением. Так как эта система является заказной, то есть, она отвечает потребностям конкретной организации, невозможно применение созданной системы в чистом виде в организации, занимающейся тем же бизнесом. А поскольку в последнее время идет тенденция к слиянию предприятий торгующих газомоторным топливом, это не позволяет вести консолидированный учет (анализ) в рамках холдинга. Такие системы также достаточно дороги в сопровождении - как показывает практика, на сопровождение и поддержку заказных систем расходуются значительные финансовые средства, даже относительно затрат на разработку. И главное - это системы закрытого типа, т.е. их поддержка и сопровождение возможно только силами разработчика, что для предприятия с развитой региональной сетью недостаточно удобно и дорого. Поддержка системы, написанной конкретными людьми, требует наличия именно разработчиков - но как показывает практика, чаще проще и быстрее переписать программу "с нуля", чем разбираться в созданном другими людьми продукте. Учитывая, что создатели могут болеть, быть в отпуске или вообще уволиться, это аспект немаловажный.

Возможен ли промежуточный вариант, с одной стороны, не требующий достаточно дорогой заказной разработки и обеспечивающий независимость от конкретных исполнителей заказа, с другой стороны - достаточно гибко учитывающий специфику деятельности предприятий, сеть поддержки и приемлемую цену?

Наиболее перспективной платформой для решения таких задач, на мой взгляд, является система программ "1С: Предприятие", ставшая стандартом "де-факто" автоматизации компаний. Эта программа является относительно дешевой в установке и поддержке и оптимальна для распределенных систем, связанных недорогими средствами связи. Кроме того, фирма "1С" на сегодняшний день имеет самую большую в стране сеть партнеров, занимающуюся продажей программного обеспечения, и, что наиболее важно, его поддержкой и настройкой. Таким образом, пропадает зависимость от конкретных разработчиков системы - фактор "чужой разработки" будет присутствовать и в этом случае, однако единство платформы, языка и общих принципов настройки позволит существенно сократить время на освоение продукта, созданного другими программистами.

Кроме того, на платформе "1С: Предприятие" создано достаточно большое количество готовых решений, ориентированных на применение в конкретных отраслях хозяйства. Существует такое решение и для предприятий, занимающихся торговлей ГСМ - "1С-Рарус:АЗК+Нефтебаза", разработанное московской компанией "1С-Рарус" (тел. 2506383). Это интегрированная система учета деятельности автозаправочных комплексов, которая позволяет оптимизировать функции реализации газомоторного топлива, сопутствующих товаров, оказания услуг автосервиса и ресторанного (трактирного) обслуживания клиентов, а также вести бухгалтерский, налоговый и оперативный учет предприятия, состоящего из нескольких юридических лиц.

Управление розничными продажами осуществляется в реальном режиме времени, что позволяет получать эффективный контроль за остатками товаров, наличности и принимать оперативные решения по закупкам для поддержания ассортимента в необходимом количестве. Кроме того, в системе реализован режим связи на уровне обмена данными с наиболее распространенными программами управления автозаправочными колонками компаний "Нефтепродукттехника" и "С-Бенч". Система имеет достаточно простой и гибкий механизм настройки связи с любыми программами управления ТРК.

Поскольку, как уже отмечалось, фирма "1С" имеет разветвленную сеть партнеров по всей стране, ознакомится с этим продуктом можно не только в офисе компании "1С-Рарус" в Москве, но и у ее партнеров в регионах России и стран СНГ.

Руководитель отдела Зубков Алексей azk@rarus.ru , (095) 250-6383 250-6393