По итогам 2020 года стало понятно, что Lamoda нужен новый транзитный склад в Москве. Прежняя площадка вышла на максимум в 4500 заказов в сутки, это тормозило дальнейшее развитие платформы. Вот как компания сумела подготовиться к развертыванию нового склада и перевезти его без остановки процессов за один день.
Новый транзитный склад Lamoda.
Взрывной рост
За 2020 год Lamoda выросла на 20% по количеству заказов на территории московского региона. Прирост заставил испытать нагрузку на транзитные склады, но один из них стал самым утилизированным объектом в собственной доставке Lamoda Express в России (Утилизация склада – метрика, которая показывает количество заказов на один квадратный метр склада). Работал на пределе возможностей. Рост заказов показал ограничения склада: не более 4500 заказов в сутки. К тому же партии товаров для пунктов выдачи заказов сортировал партнер, и доставка для нас выходила на 10% дороже, чем если бы эту задачу решали силами компании.
На транзитных складах проходят многие операционные процессы Lamoda. Кроме приема поставки и невыкупленных товаров, сортировки заказов, это еще и подбор, обучение торговых представителей, их подготовка к выходу на маршрут и другие операции. Площади склада сильно ограничивали эти операции, и вопрос о расширении становился критичным, что блокировало дальнейшее развитие.
Пути решения
В первую очередь в компании начали искать новый склад. Складские комплексы категории А за МКАДом отмели сразу: туда слишком далеко увозить персонал. Поэтому стали искать решение в привычном логистическом комплексе.
В том же логопарке Lamoda выделили новое помещение, теперь можно было начать подготовку к переезду, но прежде помещение нужно было отремонтировать:
-
в ускоренные для компании сроки – за 1,5 месяца (вместо трех) разработали план проектирования помещения;
-
параллельно делали ремонт, работа склада при этом не должна была прекращаться;
-
сделали перепланировку потоков движения сотрудников, операционных процессов
-
с учетом соблюдения социальной дистанции: на складе выходить на маршрут одновременно могут более 150 человек. Также было важно обеспечить удобство и эргономику пространства.
«Прежний офис занимал два этажа, или 300 кв. м. Перед выходом на маршрут торговые представители поднимались наверх, проходили медосмотр, потом уже внизу получали ключи от автомобилей и шли на склад получать товар. Планировка офиса затрудняла свободное прохождение людей в узких коридорах, образовались человеческие пробки. Хвост очереди за документами на авто выходил на улицу. Чтобы ликвидировать эти неудобства, мы организовали сквозной проход. Теперь для прохождения всех этапов можно пройти весь офис в одном направлении только на первом этаже. Потоки людей не сталкиваются, и можно выпускать неограниченное количество маршрутов. На втором этаже разместился бэк-офис, комната для тренингов», – говорит Илья Стародубцев, директор по доставке Lamoda.
Впервые Lamoda разработала дизайн своего склада. Все помещения продуманы в корпоративном стиле. Открытые рабочие зоны, переговорные и комнаты для обучения, зона отдыха и даже душевые кабинки.
«Дизайн разработали вместе с главным дизайнером Lamoda Владимиром Большаковым. Выбрали цвет стен, дверей, места нанесения логотипа. Разработали концепт всех нужных помещений и теперь на основе этих решений оформляем все другие наши склады», – говорит Илья Стародубцев.
Прежде товары для ПВЗ в Lamoda сортировались силами партнеров по нескольким причинам, одна из которых – нехватка площади. После переезда компания смогла использовать собственные ресурсы в виде нового склада для сортировки и тем самым снизить дополнительные затраты, которые росли пропорционально росту объемов.
Всего за несколько дней сотрудники склада освоили новые процессы сортировки товаров для ПВЗ – изучили требования и стандарты работы в короткие сроки, а также научились работать в новых для них программах. За две недели смогли настроить более 100 методов палетирования (способ сортировки и укладки товаров различного объема для транспортировки). Это помогло компании начать самостоятельно сортировать заказы для пунктов выдачи на складе, раньше это делали партнеры. В цифрах это 30% всех заказов компании в России.
Что из этого вышло?
Склад бесперебойно работает 24/7, переезд нужно было осуществить так, чтобы не возникло задержек с выпуском торговых представителей на маршруты. У компании было 8 часов на переезд, а это не только перевозка мебели, товара, оборудования – это еще и перенастройка и подключение внутренних систем, что всегда может обернуться неожиданным образом. Так, самая сложная задача при подготовке помещения к переезду – выстроить процессы по переезду без ущерба производительности объекта в части логистики.
Подготовка к этому дню шла шесть месяцев: провели тендер на ремонт, разработали и согласовали проект. Отремонтировали новое помещение в 2000 квадратных метров и перевезли туда склад. Это так же сложно и непредсказуемо, как ремонт дома или квартиры.
Процессы по сортировке заказов для ПВЗ полностью перевели от партнера на транзитный склад за две недели. Планировали за один месяц, но благодаря огромной вовлеченности коллег из IT-подразделения, которые и со своей стороны помогали настроить внутренние программы, получилось быстрее.
Накануне переезда работу склада настраивали по ночам, чтобы не останавливать никакие процессы. Выполнение работ в новых помещениях принимали поэтапно и могли сразу начинать в них работу, не допуская простоя.
«Вместе с подрядчиками разделили сдачу объекта на два этапа: складская часть и офис. Склад должен был быть сдан в декабре, так и произошло. 22 декабря мы запустили часть процессов. В других помещениях еще шел ремонт, а мы по соседству уже сортировали заказы для пунктов выдачи», – говорит Илья Стародубцев.
Результат в цифрах
За короткий промежуток времени склад вырос на 1200 квадратных метров и теперь способен принимать и сортировать до 6500 заказов в сутки, что почти в полтора раза больше прежних объемов. В два раза, до 700 квадратных метров или до 50 рабочих мест, выросла офисная часть. Конверсия в наем торговых представителей увеличилась на 20%. 10% компания стала экономить на сортировке заказов для пунктов выдачи.
