«Магнит» автоматизировал контроль клининга в магазинах у дома

Фото: Yulia Vasilyeva/Shutterstock/Fotodom

Как проверить качество уборки на 20 тысячах точек

До реализации проекта в торговых точках и распределительных центрах «Магнита» отсутствовал качественный учет рабочего времени сотрудников клининга, процесс оценки качества уборки был обособленным, не до конца прозрачным, не всегда удобным. Могли возникать разногласия с контрагентами по количеству отработанных часов, а также качеству проведенной уборки, что влекло за собой увеличение бумажного документооборота, повышение рабочей нагрузки на профильных сотрудников головной компании. Возникла острая необходимость автоматизации контроля качества уборки, получения прозрачной доказательной базы для SLA контрагента, возможности применения штрафных санкций при нарушении условий договора, сокращения бумажного документооборота с партнерами и трудозатрат задействованных в текущем процессе подразделений.

Для внедрения проекта были выбраны малые магазины, так как это самый многочисленный формат компании (20 тыс. точек), и РЦ, требующие зонального контроля при уборке.

Интегратором проекта стала собственная ИТ-компания группы «Магнит» – «ИТМ», сторонние контрагенты к разработке функционала не привлекались, дополнительные финансовые инвестиции не понадобились.

Особенный подход к клинингу

Существующие готовые решения на рынке систем управления клинингом имели высокую стоимость, требовали платных и длительных доработок под запросы бизнеса, не отвечали требованиям информационной безопасности компании. Поэтому было решено реализовать проект своими силами на базе уже используемой в компании системы «1С:ТОИР», являющейся основным инструментом работы департамента по эксплуатации. Система включает в себя различный функционал, обеспечивающий качественную и бесперебойную работу разных направлений в режиме «одного окна».

Сформулировали задачи: разработать функционал, обеспечивающий учет и контроль клининга; определить критерии оценки качества уборки торговых площадей и РЦ; предоставить доступ контрагентам к функционалу для прозрачности процесса учета; разработать аналитические отчеты, необходимые и для внутреннего использования, и для контрагентов; внедрить функционал в базовый рабочий процесс ответственных подразделений; внести корректировки в существующие бизнес-процессы подразделений.

При разработке проекта команде пришлось учесть некоторые особенности группы «Магнит», в том числе большой территориальный разброс и разные часовые пояса объектов; большое количество контрагентов, не имеющих опыта работы в информационных системах; неготовность некоторых контрагентов к обучению работе и внедрению системы.

Просто добавить функционал

Внедрение длилось четыре месяца – с октября 2024 по январь 2025 года. В результате к системе «1С:ТОИР» командой разработки была добавлена подсистема «Клининг», включившая в себя весь новый функционал.

В подсистеме созданы справочники для хранения критериев оценки качества, перечень сотрудников клининговых компаний с привязкой к контрагентам и возможностью сгенерировать индивидуальный штрихкод для идентификации сотрудника на торговом объекте.

Внедрен документ учета проводимых работ по клинингу: автоматическое создание и заполнение всех реквизитов при сканировании штрихкода, фиксация начала и окончания смены, торгового объекта и ответственного контрагента, качества работы посредством чек-листа на торговых точках и РЦ в разрезе объекта целиком либо зон уборки.

В функционал вошли регистры сведений для настройки индивидуальных чек-листов и все необходимые отчеты.

Функционал предполагает три варианта рабочего места. Первый вариант рабочего места – тонкий клиент с ПК, для контроля и администрирования ответственными подразделениями компании.

Второй вариант – мобильный клиент, установленный на ТСД, планшетах, мобильных телефонах сотрудников торговых объектов и РЦ, для фиксации процесса уборки. С помощью этих гаджетов производится сканирование штрихкода, для этого добавлена подсистема «Подключаемое оборудование».

Третий вариант рабочего места – web-клиент для работы ответственных сотрудников контрагента.

Экономические и операционные выгоды

Внедренный функционал позволил отслеживать время начала и окончания уборки на торговой точке и РЦ в режиме реального времени, видеть оценку качества работы сотрудника клининга по всей точке целиком и в разрезе зон уборки; формировать отчеты и получать необходимую аналитику; применять прозрачные санкции в случае нарушения условий договора; тестировать и отслеживать результаты пилотных проектов по применению изменения графика, периодичности уборки и количества сотрудников клининга; быстро вносить изменения в существующие бизнес-процессы; оптимизировать трудозатраты ответственных подразделений.

Создан «личный кабинет» контрагента, где содержатся необходимые данные: учет времени смен и результаты оценки проведенной уборки.

Теперь «Магнит» круглосуточно отслеживает и влияет на качество уборки на объектах сети, а также быстро реагирует на любые отклонения в работе клининговых служб.

В случае применения штрафных санкций компания имеет прозрачную доказательную базу.

Сотрудники клининговых компаний получили инструмент для ведения операционной деятельности (учет длительности смен, факт наличия сотрудника на объекте, оценка качества проведенной уборки) и формирования необходимой отчетности.

В результате внедрения административные и операционные расходы сократились на 10%, трудозатраты в подразделениях – на 10%, получение управленческой отчетности ускорилось на 50%, сроки исполнения заказа на оказание клининговых услуг уменьшились на 100%.

В ближайшем будущем планируется внедрить учет рабочего времени и на других форматах группы «Магнит».

Посмотрите ролик, как работает ПО «Магнита» для контроля качества клининга на объектах сети

eawards.1c.ru