Как внедрить ERP на трех алкогольных заводах одновременно

Холдинг «Сибирский деловой союз» запустил «1С:ERP Управление предприятием» на трех пищевых предприятиях – «Сибирская водочная компания», «Красноярский водочный завод», «Новокузнецкий ликеро-водочный завод». Проект реализован всего за полтора года. Внедрение позволило сократить производственные издержки на 7%, простои оборудования – на 20%, увеличить производительность труда на 8%, снизить себестоимость готовой продукции на 3% и ускорить обработку заказов на 30%.

«Сибирский деловой союз» (СДС) – многоотраслевой холдинг, в структуру которого входят около 100 предприятий, в том числе три пищевых – «Сибирская водочная компания», «Красноярский водочный завод», «Новокузнецкий ликеро-водочный завод».

Заводы оснащены современным технологическим оборудованием, выпускают ликеро-водочные изделия разных ценовых сегментов. В качестве сырья используются только высококачественный спирт, вода, прошедшая дополнительную очистку, и натуральные ингредиенты.

Именно на этих предприятиях внедрена единая ИТ-система, построенная на базе «1С:ERP Управление предприятием» и модулей для «1С:ERP» «1С:Производство алкогольной продукции» и «1С:Управление автотранспортом». Системным интегратором выступила «Компания КомЛайн».

Необходимость консолидации

До внедрения «1С:ERP» в качестве системы хранения и обработки данных на заводах использовалась система «1С:Предприятие 8. Спиртовое производство», основанная на «1С:Управление производственным предприятием» – предшественнике «1С:ERP». В ней регистрировались все процессы от закупки сырья до формирования финансового результата. Среднее количество хозяйственных операций составляло 20 тысяч документов в месяц. В этой программе отсутствовали бюджетирование и планирование, поэтому эти процессы приходилось формировать в Excel, а следовательно, дважды вводить одну и ту же информацию.

На трех предприятиях бизнес-процессы велись независимо, разными администраторами, согласно «своим традициям» учета. Различие методологий оперативного и регламентированного учета препятствовало получению консолидированной информации.     

Как рассказала Евгения Чефонова, главный бухгалтер «Сибирской водочной компании», на предприятии отсутствовала консолидация данных со всех периферийных баз, из-за этого подготовка управленческого отчета занимала много времени. Все это негативно отражалось на регламентированном, бухгалтерском и налоговом учетах. Не хватало информации для оперативного принятия решений. «Конкуренция на рынке ликеро-водочных изделий очень высокая, поэтому управленческие решения должны приниматься быстро, – говорит Евгения Чефонова. – Мы задумали модернизацию ИТ-системы предприятия на базе «1С:ERP» для оптимизации работы заводов, создания единой системы и более эффективного управления». Кроме того, весной 2022 года была прекращена поддержка старой системы и она перестала обновляться, необходим был переход на новую платформу.

Несколько ИТ-компаний предложили свои услуги, но алкогольный рынок имеет свою специфику, и было важно, чтобы подрядчик имел достаточно высокие компетенции в области автоматизации алкогольных предприятий. «КомЛайн» как раз имела опыт автоматизации регламентированного и управленческого учета на базе «1С:ERP» на одном из крупнейших алкогольных заводов. Холдингу и интегратору удалось наладить взаимодействие несмотря на временную разницу в четыре часа.

«Проект стал для нас вызовом и возможностью получить новый опыт, – рассказывает Андрей Демитриев, руководитель направления «алкоголь» в компании «КомЛайн». – Нужно было не просто автоматизировать производственные процессы отдельного предприятия, но и создать единую ИТ-систему, разработать методологию ведения управленческого, бухгалтерского и налогового учета для трех заводов холдинга. Согласно целям завода, все это надо было сделать за полтора года».

Три фазы внедрения

Были сформулированы задачи проекта:

• перейти на современную информационную систему, создать единое информационное пространство на платформе «1С:ERP»;

• обеспечить поддержку принятия управленческих решений путем создания единой учетно-управленческой информационной системы;

• повысить качество планирования ресурсами предприятия, в том числе управления запасами товарно-материальных ценностей, управления запасами готовой продукции и перемещением между складами;

• автоматизировать процессы продаж с оперативным перемещением готовой продукции по складам РЦ;

• наладить полноценный бухгалтерский и налоговый учет с автоматическим формированием отчетов;

• максимально сохранить удобство работы пользователей и при этом оптимизировать рабочие места;

• унифицировать печатные формы и отчеты всех заводов.

В рамках подготовки была разработана проектная документация – устав и план управления проектом, в котором расписаны все этапы и сроки реализации, бюджет, кто за что несет ответственность, риски и действия при их возникновении.

Сформирована проектная команда, состоящая из управляющего совета и рабочих групп, куда вошли кураторы проекта с обеих сторон, руководители проекта и рабочих групп, модераторы-аналитики. В рабочие группы вошли ключевые пользователи, конечные пользователи, программисты, консультанты. «Важно, чтобы со стороны заказчика участвовала полноценная команда, в которой каждый решает четко установленные задачи», – отмечает Андрей Демитриев. Со стороны «КомЛайн» в команду был включен менеджер по качеству для контроля соблюдения стандартов.

Внедрение осуществлялось по стандарту ANSI PMI PMBOK, согласно которому управление бюджетом, сроком и рисками осуществлялось на всех этапах. Автоматизация имела три фазы.

Первая фаза – предпроектное обследование, по итогам которого составлен план внедрения, определены сроки, бюджет, сформированы команды, проведены моделирование и разработка подсистем. «Из-за пандемии значительную часть работ по согласованию пришлось проводить дистанционно, в том числе – моделирование, демонстрацию моделей, обсуждение в рабочих группах и отчасти – обучение пользователей», – вспоминает Андрей Демитриев. 

Вторая фаза – опытная эксплуатация и начало работы с пользователями. В этот период сотрудники предприятия обучались и осваивали интерфейс, проектная команда разрабатывала функционал для перехода к промышленной эксплуатации.

Третья фаза – промышленная эксплуатация, во время которой специалисты «КомЛайна» находились на предприятии для обучения и технической поддержки пользователей.

Между фазами внедрения делался перерыв, чтобы люди успели освоиться и при переходе к новому этапу не испытывали лишнего стресса.

Тотальный охват

В результате проекта всего за полтора года внедрена единая информационная система на базе «1C:ERP» на трех производственных площадках холдинга. Внедрение охватило все области деятельности каждого предприятия: продажи, закупки, склад, производство, лабораторию, регламентированный учет, бюджетирование и планирование, маркетинг, казначейство, внеоборотные активы, финансовый результат и контроллинг.

Кроме модуля «1С:Производство алкогольной продукции» (алкогольное производство, лабораторные анализы, «УТМ 4.2.0», помарочный учет) был внедрен модуль «1С:Управление автотранспортом» для автоматизации управленческого и оперативного учета в автотранспортных подразделениях.  

Создана центральная информационная база, позволяющая обеспечить единую учетную политику и унифицированную нормативно-справочную информацию (НСИ). Теперь в центральной базе холдинга консолидируется информация из периферийных баз предприятий с детализацией вплоть до первичного документа. Для обеспечения функциональности распределенных информационных баз была разработана новая методология ведения НСИ. Для возможности ввода НСИ в режиме реального времени на удаленных рабочих местах на заводах были разработаны защитные механизмы от дублирования информации.

В подразделении «Лаборатория» внедрен входной контроль сырья и комплектующих материалов.

В подсистеме «Алкогольное производство» сделаны учет материалов, сырья, возвратных отходов и выпуска продукции в нескольких единицах измерения, автоматический учет потерь спирта, были синхронизированы процессы производства и оборота алкогольной продукции с системой ЕГАИС посредством УТМ 4.2.0.

Для отдела продаж реализована возможность печати комплекта отгрузочных документов одним кликом.

Настроены права доступа, позволяющие обеспечить доступ к документам в соответствии с должностными обязанностями каждого сотрудника.

Изменены бизнес-процессы предприятия для обеспечения выполнения требований Федеральной службы Росалкогольрегулирование. Разработана интеграция с базой «Помарочный учет».

Обеспечена возможность формирования отчетов и печатных форм любого предприятия в режиме реального времени.

В результате проекта автоматизировано 152 рабочих места.

Финансовый эффект

Внедрение существенно повлияло на экономическое развитие предприятия. Повысилась оперативность управления бизнес-процессами и уменьшились сроки принятия управленческих решений. Консолидация финансовой отчетности трех заводов позволила выявить недостатки в построении бизнес-процессов, наладить систему внутреннего контроля, стандартизировать основные бизнес-операции и обновлять информацию в режиме реального времени.

Сократилось время подготовки финансовой отчетности: до 15 числа месяца, следующего за отчетным, вместо 20 числа, как было раньше. Получение управленческой отчетности ускорилось на 30%, регламентированной отчетности – на 20%.

Уменьшена численность сотрудников, сокращено время их адаптации. На 20% сократились трудозатраты в подразделениях.

Ведение в учетной программе взаиморасчетов с покупателями с детализацией до объекта расчетов позволило на 15,8% сократить показатель просроченной дебиторской задолженности.

Производственные издержки сократились на 7%, производительность труда на заводах выросла на 8%, простои оборудования уменьшились на 20%. На 5% снизился производственный брак. В результате себестоимость готовой продукции снизилась на 3%. В продажах ускорилась обработка заказов на 30%.

Предприятие получило возможность прогнозировать запасы. Ведется рациональное распределение товарно-материальных ценностей между участками, поэтому складские запасы сократились на 8%, оборачиваемость запасов увеличилась на 5%. Сведены к минимуму риски финансовых потерь из-за устаревания запасов. Установление стоимостных лимитов при отпуске материала со склада обеспечивает четкий контроль расходования материала. Сверхнормативные потери сокращены на 7,2%.

Полная автоматизация лабораторного входного контроля качества сырья и комплектующих материалов позволила повысить производительность при фактическом уменьшении расходов, сохранить стабильный уровень качества готовой продукции.

Retail.ru