Как производитель молочных изделий увеличил прибыль на 10%

С расширением деятельности и запуском новых направлений система автоматизации ГК «Спектр» перестала удовлетворять нуждам бизнеса. Учет велся в разрозненных системах, нельзя было быстро получить актуальные данные, прогнозировать доходы и расходы, управлять денежными потоками и логистикой. Назрел переход на более современную ИТ-систему. Было создано единое информационное пространство на основе решений «1С:ERP Управление предприятием» актуальной редакции 2.5, модуля «1С:Управление автотранспортом» и «1С:Документооборот КОРП» с бесшовной интеграцией. Благодаря правильной автоматизации удалось достичь роста прибыли группы на 10%.

Фото: Anton Havelaar/Shutterstock

Группа «Спектр» создавалась в 1997 году как производитель сухих молочных продуктов, заменителей молока для сельскохозяйственных животных. Постепенно сфера деятельности расширялась, запускались новые производственные площадки. Сейчас группа занимается изготовлением кормов и премиксов для животных, сухих молочных пищевых смесей, а также расфасовкой сливочного масла и сыра под собственными торговыми марками. Специально для фасовки сыров в 2019 году был построен завод. В состав группы входят 8 юридических лиц с разными видами деятельности и 2 логистических центра. Это позволяет покрывать весь жизненный цикл продукции: разработка, производство и хранение, реализация и доставка конечному потребителю собственным и наемным транспортом.

Старую ERP уже не перестроить

До проекта в группе уже действовала «1С:ERP» в предыдущей редакции 2.0. Систему внедряли силами своих IT-специалистов, затем несколько раз перенастраивали и дорабатывали. В частности, пытались переложить логику построения управленческого учета из бухгалтерской системы в ERP. Но сделать это не удавалось.

Принятие оперативных и взвешенных управленческих решений было затруднено, так как основной учет деятельности 8 компаний вели в нескольких не связанных между собой системах «1С» и Excel. Это существенно увеличивало трудозатраты и время выполнения каждого процесса. Управленческие и бухгалтерские данные вводились вручную в две разные системы без автоматического дубля информации.

Нецентрализованное хранение данных заметно затягивало принятие стратегических решений. Часть данных оставалась в разных информационных базах, часть – на бумаге, для выгрузки требовалось участие большого количества сотрудников. Весь документопоток и обмен данными внутри группы проходили по электронной почте или на бумаге.

На предприятии не было объемно-календарного планирования, и планировать приходилось исходя из ресурсов отдела продаж.

Не было возможности быстрого получения данных о фактической себестоимости продукции. Себестоимость высчитывалась вручную с использованием нескольких учетных систем.

Не было автоматизировано управление собственным автотранспортом – планирование, распределение и привлечение.

Имелась острая потребность в формировании план-факта по всем направлениям деятельности группы «Спектр».

В целом, назрел переход на новую информационную систему ERP-класса. «В ходе обследования и интервью с пользователями мы увидели потребности не только в системе ERP, но и в дополнительных модулях, – рассказывает Инна Давидюк, финансовый директор ГК «Спектр». – В частности, необходим был модуль для управления автотранспортом, так как нужен был учет собственного и наемного транспорта, а также учет запчастей, расхода горюче-смазочных материалов, шин, аккумуляторов, огнетушителей и прочего. Финансовому отделу требовалась корректная и быстрая оценка прямых затрат на грузоперевозки с использованием личного транспорта. Важной потребностью была автоматизация оперативного планирования денежных потоков».

Фото: Africa Studio/Shutterstock

Главное – удачно выбрать подрядчика

Компания тщательно подошла к выбору подрядчика. «Это очень сложный этап, один из самых важных, от которого много зависит, – поясняет Инна Давидюк. – Наш выбор пал на команду WiseAdvice-IT, имеющую более 20 лет опыта автоматизации и более тысячи успешных проектов».

Сформулировали основные цели проекта: создать единую систему управленческого учета, планирования и бюджетирования для 8 компаний группы; автоматизировать процессы управления собственным и наемным автотранспортом с возможностью управления доставкой с промежуточными складами перегрузки.

Партнер провел предпроектное обследование, по результатам которого для автоматизации процессов бюджетирования и оперативного планирования было решено использовать типовой функционал новой системы «1С:ERP» редакции 2.5 с доработкой под потребности «Спектра», для управления логистическими процессами – решение «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP».

Фото: ГК «Спектр»

Особенности проекта

Проект комплексной автоматизации группы был разделен на две очереди, исходя из приоритетов, потребностей и готовности к внедрению.

Первым этапом стало внедрения «1C:ERP Управление предприятием» редакции 2.5 на смену исторических систем оперативного и управленческого учета. Как рассказали в компании WiseAdvice-IT, в первую очередь в «1С:ERP» были автоматизированы оперативный учет, планирование производства и расчет себестоимости. Сюда же вошла реализация обмена данными с действующими системами заказчика на базе «1С:Предприятие 8» для бухгалтерского и кадрового учета. Параллельно вводили «1С:Документооборот», который сильно разгрузил все подразделения и упростил решение оперативных задач. После этого в течение трех месяцев систему сопровождали специалисты WiseAdvice-IT и развивали ее по запросам пользователей.

Второй очередью было внедрение бюджетирования и управления автотранспортом.

Было решено выполнить подпроект по внедрению подсистемы «Бюджетирование» в «1С:ERP» и модуля управления автотранспортом в «1С:ERP».

«Наша команда сумела реализовать цифровую трансформацию в области комплексной автоматизации компании, включая контуры финансового управления, управления транспортом и др., – рассказывает Александр Прямоносов, генеральный директор WiseAdvice-IT. – Команда «Спектра» на всех этапах была предельно вовлечена в проект, что способствовало комфортному и продуктивному выполнению запланированных задач. Результаты не заставили себя ждать: бизнес обеспечен надежным софтом для беспрепятственного роста поставок продукции».

Запуск в опытно-промышленную эксплуатацию второй очереди проходил с 1 января 2023 года. Поддержка и развитие системы завершены к 15 марта 2023 года. Весь проект занял менее чем 1,5 года.

Фото: ГК «Спектр»

Архитектура и масштаб

Комплексная автоматизация предприятия была реализована на классической трехуровневой архитектуре: клиентская часть, сервер приложений, сервер баз данных. В рамках управления процессами внедрения «1С:ERP» было организовано несколько сред: для разработки новой функциональности в конфигурациях «1С»; тестирования разработанной функциональности, проведения нагрузочного тестирования; продуктивная среда для промышленной эксплуатации системы.

В ходе проекта внедрены 9 подсистем «1С:ERP»: управление продажами; управление закупками; управление взаимоотношениями с клиентами (CRM); управление доставкой; управление складом; учет затрат, расчет себестоимости и формирование финансового результата; управление денежными средствами; управление производством; бюджетирование.

Для автоматизации процессов управления логистикой и учета работы личного автотранспорта разработали следующую архитектуру: от различных служб в систему ERP посылаются заказы, аккумулируются и попадают логистам, логисты формируют заявки на транспорт и задание на перевозку, а водителям на мобильное приложение сразу передается маршрутный лист. После завершения задания в систему подтягиваются данные о расходе ГСМ, и бухгалтерия проверяет корректность всех данных.

В архитектуре бюджетирования выделили и автоматизировали 3 мастер-бюджета (движение денежных средств, доходы и расходы, прогнозный баланс), 5 операционных бюджетов (продажи, производство, закупки, расходы по ТМА, расходы по маркетингу), 5 планов (поставки клиенту, продажи, отгрузки, закупки, производство), формирование платежного календаря и заявок на расход денежных средств.

Для организации внутреннего документооборота внедрена подсистема «Учет договоров» решения «1С:ДО КОРП». Настроена интеграция со смежными системами «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Автоматизировано 50 рабочих мест.

Чем помогло внедрение

Внедрение позволило снизить затраты, автоматизировать и систематизировать работу предприятия, что повлияло на повышение оперативности, прозрачности и точности учета и обеспечило повышение скорости предоставления оперативных данных на 30–40%.

Автоматизация управленческого учета и расчета себестоимости продукции на регистрах без использования плана счетов ускорила получение руководством актуальной информации на 40%. Также на основе встроенных возможностей «1С:ERP» настроено автоматическое распределение постатейных расходов для 8 юридических лиц группы «Спектр».

«Автоматизация бизнес-процессов компании позволила ощутимо повысить качество учета, его точность и прозрачность за счет уменьшения риска человеческой ошибки», – говорит Инна Давидюк.

С помощью модуля «1С:Управление автотранспортом» обеспечено многофункциональное управление доставкой в части сложных логистических процессов с промежуточными складами перегрузки. Появилось оперативное планирование доставок от поставщиков и к клиентам, включая доставки с транзитными складами и с привлечением наемного транспорта. Обеспечен контроль и анализ доставок в разрезе клиентов, маршрутов, транспортных средств. Сделана пакетная выписка путевых листов с заданными параметрами печатных форм. Налажен контроль исполнения маршрутных листов и путевых листов с использованием мобильного приложения – водитель также участвует в процессе внесения данных по километражу, расходу топлива, оперативным остаткам.

Настроена автоматическая передача данных из заказа в документ «путевой лист».

Реализована обработка путевых листов с применением норм расхода топлива, включая работу рефрижераторов. Обеспечен контроль и анализ расхода ГСМ (экономия и перерасход) между фактически затраченным ГСМ и нормативным. Ведется учет стоимости доставки и заработной платы водителей в разрезе рейсов.

В результате внедрения подсистемы «Бюджетирование» автоматизированы процессы подготовки и утверждения планов продаж по менеджерам. Доработан функционал: планов продаж в части сравнения плана с фактическими данными; подготовки и утверждения планов закупок; плана производства (по дням) на основе заказов клиентов; заполнения бюджетов продаж и закупок по данным планов продаж и закупок; формирования и согласования бюджетов маркетинга и трейд-маркетинга; заполнения бюджета доходов и расходов (по плановым и фактическим данным); движения денежных средств по данным начислений с учетом графиков оплаты.

Разработан специализированный отчет «Баланс по контракту», позволяющий рассчитывать остатки по контрактам в части продаж, закупок, товаров в пути, текущих остатков и факта исполнения контрактов. Отчет позволяет расшифровать плановые и фактические показатели до первичных документов.

Автоматизировано формирование отчета «Управленческий баланс (фактические данные)», соответствующего структуре баланса, принятой на предприятии; внедрены процессы казначейства в части работы с заявками на расход денежных средств и формирования платежного календаря.

В результате проекта производительность труда в производстве возросла на 25%, производственные издержки сократились на 18%, брак снизился на 10%, а себестоимость продукции – на 8%.

Единая архитектура связанных справочников ускорила выполнение бизнес-процессов и сократила общие трудозатраты по фиксации операций на 25–30%.

Автоматизация склада и производства увеличила оборачиваемость складских запасов на 30%, снизила объем материальных запасов на 23%.

В целом, благодаря правильной автоматизации внутренних процессов удалось достичь роста прибыли на 10%.

Компания продолжает динамично развиваться, у пользователей появляются запросы по доработке процессов, и система легко под них настраивается силами внутренних ИТ-специалистов ГК «Спектр».

Валерия Миронова, Retail.ru