Реклама на retail.ru
Подпишитесь
на новости ритейла
Получайте новости
индустрии ритейла первым!
Поделиться
DNS перевела 40 000 сотрудников на кадровый электронный документооборот
Сорок тысяч сотрудников компании DNS уже перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Проект продолжает развиваться с целью еще больше повысить эффективность управления персоналом. Рассказываем подробности.
Фото: FotograFFF/shutterstock
DNS – один из лидеров рынка по продаже цифровой и бытовой техники в России. Центральный офис находится во Владивостоке, а всего компания управляет более чем 2600 магазинами в почти 1200 населенных пунктах России. Масштабы кадрового документооборота весьма значительны. В месяц в компании обрабатывается более 17 тыс. кадровых документов, из которых около 4 тыс. приходится только на документы о приеме и увольнении сотрудников.
Особенности ведения документооборота обусловлены масштабом и территориальной распределенностью торговой сети. Для магазинов каждого региона создан свой отдел кадров, отвечающий за все ключевые кадровые процессы – прием на работу и увольнение, отпуска, больничные и т.п. Организационная структура самой компании тоже непростая – в ее рамках выделено несколько обособленных подразделений, между которыми могут проводиться кадровые переводы. Долгое время весь кадровый документооборот был бумажным, а это значит, что из каждого населенного пункта по каждому магазину все кадровые документы нужно было доставлять в отдел кадров, организовывать хранение архива и т.п. Потеря времени, риски утери документов, затраты на логистику – все это закономерно подводило руководство компании к необходимости перехода на кадровый электронный документооборот. Когда в ноябре 2021 года был принят закон, регламентирующий его использование в работе коммерческих предприятий, можно было начинать практическую реализацию проекта.
Подготовка к проекту
Основной целью перевода всех сотрудников компании DNS на КЭДО было сокращение трудозатрат и издержек на хранение, логистику и печать документов. На первом этапе в компании изучали и сравнивали различные решения, представленные на рынке. Важным критерием выбора была возможность установки локальной версии, чтобы обеспечить безопасность хранения данных и постоянный доступ к ним. Также обязательным условием была возможность дорабатывать систему, гибко адаптировать ее в соответствии со спецификой бизнеса. В результате был выбран сервис «1С:Кабинет сотрудника» . Спектр задач, которые могут оптимизировать работу специалистов отделов кадров и которые можно решить с помощью сервиса, достаточно широк. Так, сотрудники предприятия могут видеть данные о зарплате и подтверждать получение расчетных листков, подписывать кадровые документы, подавать заявление на отпуск и контролировать остаток отпускных дней, отправлять заявление об отсутствии на работе по личным и другим причинам, сообщать отделу кадров об изменении своих данных, семейном положении, заказывать различные справки (2-НДФЛ, с места работы, для визы и др.).
Так как в DNS кадровый учет ведется с помощью решения «1С:ЗУП», в штате уже имелись компетентные разработчики, которые могли профессионально запустить «1С:Кабинет сотрудника», доработать его с учетом специфики внутренних процессов и интегрировать в информационную систему компании. Информационную поддержку при внедрении сервиса «1С:Кабинет сотрудника» оказывала группа компаний «Форус» – один из ведущих франчайзи «1С», обладающих более чем 20 компетенциями, подтвержденными статусом фирмы «1С».
Этапы внедрения
Для внедрения КЭДО была сформирована команда, в которую помимо экспертов кадровых процессов и отдела, контролирующего работу по достижению целей и соблюдению сроков, входила также группа разработки «1С» из двух специалистов, которые занимались непосредственным внедрением сервиса и настройкой необходимых функций.
На первом этапе было решено протестировать работу сервиса только на 400 сотрудниках компании. Перевод их на КЭДО занял два месяца. На старте проекта команда внедрения регулярно встречалась с коллегами из отдела кадров, чтобы собирать рекомендации и пожелания к организации электронных кадровых процессов для дальнейшей доработки, затем были разработаны положения и соглашения о переводе на КЭДО, после чего сотрудникам сообщили о переходе. Затем начались запуск самого сервиса, настройка обмена данными с «1С:ЗУП» и подключение пользователей. Пилотный проект оказался очень удачным. Все задачи выполнялись, как и было задумано. В ходе пилота была проведена отладка технической инфраструктуры приложения, собрана обратная связь в виде пожеланий и рекомендаций со стороны пользователей. Все это позволило перейти к самому важному – масштабированию КЭДО для всех сотрудников компании, соблюдая этапность перехода. Подключение к КЭДО распределили на полгода, стараясь одномоментно планировать переход не более 7 тыс. работников.
Собственные доработки
Важной особенностью внедрения сервиса стала его адаптация под бизнес-процессы компании. Это одно из ключевых преимуществ системы «1С:Предприятие», которое также реализовано и в сервисе «1С:Кабинет сотрудника».
В DNS бизнес-процессы уже налажены, поэтому при внедрении нового сервиса важно было их сохранить, для чего потребовалось сделать ряд доработок. Во-первых, настроить сервис в соответствии с управленческой структурой компании, включающей в себя множество направлений, подразделений и должностей.
Во-вторых, реализовать выгрузку сотрудников по критерию. Дело в том, что при подключении сервиса происходит автоматическая выгрузка всех сотрудников из «1С:ЗУП» в «1С:Кабинет сотрудника». При переводе большого штата возникала сложность – не все успели подписать и передать соглашение о переходе на КЭДО. Поэтому разработчики создали признак, по которому выгружались данные (документ «Согласие» в «1С:ЗУП»).
В-третьих, нужно было настроить функционал сервиса под специфику некоторых особенностей кадрового документооборота в DNS. Были и другие доработки, созданные по результатам обратной связи с пользователями. Так были внедрены изменения в процесс согласования компенсации отпуска, введено ограничение подписания кадровых документов до создания электронной подписи, а также запрет на подачу заявления на отпуск, если до его начала осталось меньше дней, чем указано в настройках «1С:ЗУП».
Для повышения эффективности КЭДО ряд доработок был реализован непосредственно в «1С:ЗУП». Например, реализовали специальный отчет, который позволяет специалистам отделов кадров контролировать неподписанные сотрудниками документы. В нем доступна необходимая информация: сотрудники, организация, документы и статус подписания. Из обработки можно провести email-рассылку с напоминанием о подписании.
Результаты и перспективы
Сотрудники компании положительно оценили новый для них сервис и активно пользуются возможностями приложения – запрашивают электронные справки, направляют заявления на отпуск, корректируют неактуальные данные, просматривают свои расчетные листы. Отделы кадров вместо печати документов сразу отправляют их на подпись в «Кабинет сотрудника», не ждут доставку подписанных сотрудниками документов, а получают их сразу в «1С:ЗУП». Руководители через приложение оперативно согласовывают отпуск и другие заявления работников.
В итоге удалось сократить трудозатраты на ведение кадровых процессов, хранение, логистику и печать документов. Множество процессов было оцифровано, внедрены различные доработки, актуализированы многие данные. Переход на КЭДО позволил навести порядок в некоторых кадровых процессах. В 2024 году DNS планирует развивать поддержку пользователей, изучить и реализовать функционал планирования графика отпусков через сервис, добавить возможность отправлять заявления на увольнение через сервис «1С:Кабинет сотрудника», следить за обновлениями сервиса и улучшать практику его использования.
Retail.ru
Читайте также:
Как с помощью ИИ мотивировать зумеров работать и спасти треть продаж компании
Как продавать, когда дефицит продавцов?
Как управлять HR-системами и наладить их бесшовную работу: опыт «Победы»
«Оптика Go-Go» внедрила отраслевое решение и увеличила выручку на 27%
Интервью
Алла Подгорная, «Яндекс Лавка»: «Продажи готовой еды в регионах выросли на 72%»
Как создать линейку хитов, угодить покупателю в регионах и помогать поставщикам налаживать производство готовой еды.