Автоматизация продаж на маркетплейсах помогла поставщику косметики ускорить сборку заказов в 2 раза

Поставщик косметики из Ижевска использовал «1С:КА» для комплексной автоматизации магазинов на маркетплейсах и построения системы управления предприятием по принципу одного окна. Это позволило централизовать в одном программном комплексе все рабочие процессы на разных торговых площадках, обеспечить полную прозрачность движений товаров и денежных средств и вдвое ускорить обработку заказов.

Источник: Olga Miltsova/Shutterstock/Fotodom

Ритейлер из Ижевска специализируется на продаже косметики иностранных брендов на маркетплейсах. Сначала косметика продавалась только на Ozon, а учет велся в старой программе зарубежного разработчика. Затем компания запустила магазин на новой для себя площадке – Wildberries – и столкнулась с необходимостью внедрения эффективной системы управления для поддержки и администрирования деятельности на разных торговых площадках. Для реализации проекта компания обратилась к специалистам фирмы «Инфософт».

Задачи проекта: быстро, дешево, одно окно

Перед организацией стояли непростые задачи – необходимо было внедрить ПО быстро и с минимальными издержками. Поэтому выбор пал на типовой программный продукт. Ключевым требованием также являлось построение системы по принципу одного окна – чтобы можно было централизованно вести бухгалтерский учет, складской учет и торговлю на разных маркетплейсах.

В качестве базового продукта для интеграции с Wildberries исполнитель решил использовать «1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.5» («1С:КА») – данный программный комплекс позволял подключить в дальнейшем магазин на Ozon и другие торговые площадки. Компания «Инфософт» также разработала собственное решение для торговли на маркетплейсах, оно имеет статус «1С:Совместимо» и интегрируется в типовые продукты «1С» в виде расширения конфигурации.

Ключевые цели проекта:

• автоматизировать складской учет по срокам годности, организовать ячеистое хранение, ордерные склады;

• отражать комиссионную торговлю через маркетплейсы;

• работать с заказами поставщикам и заказами покупателей;

• установить лимиты расходования ДС, использовать в работе согласование заявок на оплату, графики оплат и платежный календарь;

• использовать функционал «интеркампани» (механизм в конфигурации «1С», который обеспечивает доступность для продажи товаров, принадлежащих другой организации).

Три этапа внедрения

Внедрение «1С:КА» проходило в несколько этапов.

Этап 1 – первоначальная настройка программы:

• сбор требований к системе, предварительная настройка функциональных опций;

• настройка пользователей и прав;

• инструктирование по порядку заполнения первичной нормативно-справочной информации;

• настройка обмена «1С:КА» с маркетплейсом Wildberries с помощью модуля «Управление маркетплейсами в 1С», выполнение первичных настроек модуля;

• настройка регламентированного учета, инструктирование по порядку отражения документов в бухгалтерском учете.

Источник: Pixel-Shot/Shutterstock/Fotodom

Этап 2 – настройка функционала и инструктирование по бизнес-процессам заказчика:

• закупки – работа с заказами, ПТиУ, возвратами поставщикам, отражением дополнительных расходов;

• складской учет – приемка и отгрузка товаров на ордерном складе, инструктирование по порядку работы со справочным размещением товаров в ячейках, с инвентаризацией, оформлением ее результатов;

• продажи – инструктирование по работе с документами продаж через комиссионера, формируемых с помощью модуля «Управление маркетплейсами в 1С», настройка номенклатуры и цен;

• казначейство – оформление заявок на расходование ДС, работа с лимитами, «Платежным календарем», сверкой взаиморасчетов, взаимозачетами и корректировкой задолженности;

• «интеркампани» – моделирование процесса работы с документами передачи товаров между организациями.

Этап 3 – настройка функционала и инструктирование по формированию бухгалтерской и регламентированной отчетности.

В модуле «Управление маркетплейсами в 1С» разделы всех маркетплейсов собраны в единой форме, что позволяет быстро переключаться на нужную площадку. Внедрены следующие процессы:

• Выгрузка карточек из «1С» на выбранный маркетплейс, работа с ценами и остатками, выгружаемыми на сайт.

   

  

  Источник: «Инфософт»

   

• Загрузка карточек из маркетплейса в модуль.

   

  

  Источник: «Инфософт»

   

• Работа с заказами FBS.

   

  

  Источник: «Инфософт»

  

  Источник: «Инфософт»

• Формирование поставки FBO.

   

  

  Источник: «Инфософт»

   

• Формирование отчета комиссионера.

   

  

  Источник: «Инфософт»

  

  Источник: «Инфософт»

• Создание документов иностранных продаж.

   

  

  Источник: «Инфософт»

   

• Работа с аналитическими отчетами модуля.

   

  

  Источник: «Инфософт»

  

  Источник: «Инфософт»

  

  Источник: «Инфософт»

  

  Источник: «Инфософт»

  

  Источник: «Инфософт»

  

  Источник: «Инфософт»

Модуль позволил максимально автоматизировать формирование документов по продажам на маркетплейсах. При этом он адаптирован под все популярные площадки, что позволит компании в дальнейшем без проблем расширяться на других маркетплейсах.

В рамках внедрения специалисты интегратора провели обучение сотрудников компании основам работ в модуле. Они получили базовые навыки, необходимые для того, чтобы самостоятельно настраивать модуль, подключать необходимые маркетплейсы или несколько кабинетов одного маркетплейса и изменять настройки при необходимости. Также сотрудники поставщика косметики получили доступы к руководству по работе с модулем, видеокурсу и другим информационным материалам.

Полезные доработки – бесплатно

Стоит отметить, что модуль «Управление маркетплейсами в 1С» открыт для доработок, и, если дополнительно требующийся в рамках внедрения функционал может быть полезен многим пользователям, разработчики могут реализовать его бесплатно. Так и было сделано в рамках проекта в ИП Серегина. Руководитель склада компании увидел возможности для улучшения процессов сборки заказов с помощью модуля, а также возможности для повышения контроля над ошибками при сборке. При этом компания не планировала индивидуальные доработки, понимая, что это повлечет за собой удорожание обслуживания. Специалисты «Инфософта» изучили предложения и пришли к выводу, что данный функционал будет востребован широким кругом пользователей. Поэтому они реализовали дополнительные разработки бесплатно.

По индивидуальным пожеланиям была доработана «Форма упаковки товаров»:

• на форму рабочего места выведены важные реквизиты, такие как QR-код сборочного задания Wildberries, цифровой штрихкод номенклатуры;

• добавлены статусы сборочных заданий, которые меняются при сканировании штрихкодов;

• реализовано окрашивание строк при сканировании штрихкода и выведение информации о процессе сборки и о полноте сборки заказов;

• реализована кнопка печати задания на отбор товаров, где содержится информация о ячейках хранения товаров, и другие доработки, которые облегчают и ускоряют работу складских сотрудников.

Результаты: централизация, прозрачность, четкость

По итогам внедрения «1С:КА» с модулем «Управление маркетплейсами в 1С» компания автоматизировала работу всех своих подразделений в режиме единого окна. Работа с карточками товаров, ценами и остатками на разных маркетплейсах теперь производится из единого рабочего места через удобный интерфейс «1С».

Удалось автоматизировать сборку и контроль собранных заказов, загрузку первичных документов. Отчеты модуля обеспечивают инструменты для анализа любых показателей. Внедрение модуля облегчило запуск магазинов на новых площадках.

«Когда мы начали работать с маркетплейсами, столкнулись с проблемой разрозненности систем. В каждой из них выполнялись свои задачи: где-то заводили номенклатуру и цены, где-то происходила интеграция с личными кабинетами, где-то собирали заказы… Все это было неудобным и неэффективным. После того как мы перешли на «1С:КА» с модулем работы с маркетплейсами, ситуация кардинально изменилась. Теперь у нас есть единая система, которая охватывает весь цикл – логистику, финансы, интеграцию – с маркетплейсами, управление номенклатурой и ценами. Это значительно повысило надежность всех наших процессов – сбои стали редкостью, а простои практически исчезли. Наши сотрудники теперь работают в одном программном комплексе, следуя четко выстроенным бизнес-процессам. Бухгалтерия особенно оценила автоматизацию формирования проводок на основе загружаемых отчетов комиссионеров. Работа в единой системе дает полную прозрачность всех движений товаров и денежных средств от маркетплейсов. Особо хочу отметить разработку единого окна для кладовщиков по сборке заказов с маркетплейсов. Производительность сборки увеличилась минимум вдвое, а логистические процессы стали гораздо надежнее. Раньше некоторые заказы могли теряться из-за сложных интеграционных цепочек, сейчас таких проблем нет», – прокомментировал Михаил Чазов, руководитель проекта со стороны ритейлера.

v8.1c.ru