Главная СтатьиПереход на электронные перевозочные документы: что важно знать и как правильно подготовиться

26 августа 2026, 5:00

Переход на электронные перевозочные документы: что важно знать и как правильно подготовиться

С 1 сентября 2026 года использование электронных перевозочных документов (ЭПД) становится обязательным для всех коммерческих перевозок и отраслей рынка. Придется полностью отказаться от бумажных накладных, изменить привычные процессы, настроить ИТ-системы, а также научить водителей и экспедиторов правильно подписывать документы прямо в рейсе. О том, как бизнесу организовать работу с ЭПД в программах 1С, рассказали эксперты учебного центра ГК «Астрал» в рамках 1С:Лектория.

Фото: FOTOGRIN/Shutterstock/Fotodom

Вместо привычных бумажных: что такое электронные перевозочные документы

Электронные перевозочные документы (ЭПД) – это электронный документооборот (ЭДО), но в сфере перевозок, обеспечивающий автоматический обмен данными с государственной информационной системой (ГИС ЭПД).

Формально и технически ГИС ЭПД заработала 1 сентября 2022 года, и с этого момента бизнес использовал ее добровольно. Теперь же обмен данными о коммерческих перевозках с госсистемой вменяется в обязанность всем участникам рынка.

Согласно Федеральному закону № 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года для всех отраслей экономики станет обязательным использование в электронном виде перевозочных документов:

заказ-заявка;
транспортная накладная;
экспедиторская расписка;
складская расписка;
поручение экспедитору;
железнодорожная накладная, грузовая авианакладная.

Плюс для перевозчиков не только алкогольной, как ранее, но и слабоалкогольной продукции становится обязательным оформление электронного путевого листа. Возможно, в 2027 году электронный путевой лист станет необходимым уже для всех участников коммерческих перевозок.

Все эти документы полностью готовы к использованию и взаимодействию с ГИС ЭПД. Не обязательны, но уже готовы к использованию дополнительные цифровые документы: путевый лист, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, договор фрахтования.

Главные участники цепочки ЭПД

На ЭПД переходят: отправители, экспедиторы, перевозчики, получатели коммерческих грузов. Для каждого участника предусмотрены свои сценарии подписания и обмена данными через своего оператора ЭДО с последующей передачей в ГИС ЭПД.

«Обязательный переход на электронный обмен перевозочными документами касается не только логистики и перевозок, – поясняет Елена Слуцкая, руководитель учебного центра ГК «Астрал». – Цифровизация вводится практически для всех участников рынка нашей страны. Даже если компания просто закупает канцтовары или заказывает у поставщика новую мебель в офис, она становится участником грузоперевозок и должна использовать электронные перевозочные документы».

По статистике ФНС, около 4,5 млн компаний нашей страны занимаются получением, отправкой или доставкой каких-либо товаров.

Электронная транспортная накладная не нужна:

тем, кто перевозит товар собственным транспортом для личных нужд компании, между своими складами;
покупателю, забирающему товар со склада продавца самовывозом на своем автомобиле;
поставщику, осуществляющему доставку на своей машине, если стоимость транспортировки уже включена в цену товара и отдельный договор перевозки не заключается.

Бумажные документы можно использовать до 1 сентября 2026 года. Но в одной цепочке должны быть только либо электронные, либо бумажные документы, совмещать эти разные форматы нельзя.

Фото: Studio Romantic Shutterstock/Fotodom

Итак, для работы с электронной транспортной накладной важны три момента:

Первый – грузоотправителем всегда является собственник или владелец груза. Собственник – это, например, завод-изготовитель, отправляющий свой груз своим клиентам. Владелец груза – экспедиторская компания, которой груз был передан во владение по поручению экспедитору и принят по экспедиторской расписке.

Второй – транспортная накладная формируется только в том случае, если есть договор перевозки.

И третий момент – транспортная накладная не оформляется, если компания перевозит груз собственными машинами. При этом государство не запрещает оформлять в этом случае электронную транспортную накладную.

Что нужно для подключения к ГИС

Для работы требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП), в том числе с применением машиночитаемых доверенностей (МЧД). В установленных законом случаях допускается использование усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), выпущенной через Госуслуги.

Сотрудники, представляющие интересы компании (кроме руководителей), всегда должны иметь КЭП и машиночитаемую доверенность. Оформить КЭП можно через сервис «1С:Подпись».

Чтобы наладить обмен с ГИС ЭПД, нужно выбрать оператора и сервис для работы с ЭПД. Сервис позволяет создавать, заполнять и подписывать электронные документы, в том числе, если необходимо, прямо в своей учетной системе. Оператор, в свою очередь, передает эту информацию в ГИС ЭПД и возвращает данные о результатах проверки.

«К ГИС ЭПД обращаются ключевые контролирующие и регулирующие ведомства, которым нужна информация о перевозке, – это ФНС, МВД, Минтранс, Минцифры, Роснадзор и так далее. Регистрироваться в ГИС ЭПД не нужно. Для того чтобы начать использовать и передавать в госсистему цифровые документы, надо обратиться к одному из операторов системы и установить соответствующий сервис», – отмечает Елена Слуцкая.

В стране работают 14 операторов ГИС ЭПД (на момент публикации статьи. – Прим. ред.), один из операторов – ГК «Астрал». Если участники подключены к разным операторам ЭДО, это не препятствует обмену документами, так как в таком случае используется технология роуминга.

Для обращения к оператору рекомендуется использовать продукт 1С-ЭПД.

Чем интересен 1С-ЭПД

1С-ЭПД – это сервис, встроенный в программы 1С и позволяющий компаниям обмениваться цифровыми транспортными документами.

Сервис не просто пересылает файлы контрагентам, а через аккредитованного оператора обеспечивает автоматическую передачу данных о логических цепочках в ГИС ЭПД Минтранса, полностью соответствуя требованиям № 140-ФЗ.

Сервис 1С-ЭПД позволяет грузоотправителям, перевозчикам и экспедиторам в рамках одной системы обмениваться всеми видами (форматами) перевозочных документов, в т.ч. ЭТрН, заказами (ЭЗЗ) и путевыми листами (ЭПЛ), передавая данные напрямую в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Оптимальным решением является использование встроенных инструментов автоматизации, реализованных в сервисе 1С-ЭПД.

Преимущества автоматизации на базе сервиса 1С-ЭПД:

1. Бесшовная интеграция. Поскольку сервис 1С-ЭПД встроен в типовые конфигурации программ «1С:Предприятие 8», пользователям не нужно переключаться во внешние программы или выгружать/загружать файлы вручную: весь документооборот происходит в окне учетной системы.

2. Исключение дублирования и ошибок. Данные для формирования титулов ЭПД (сведения о грузе, маршруте, контрагентах, водителе и автомобиле) автоматически загружаются из существующих первичных документов («Реализация товаров и услуг», «Счет покупателя», а также на основании ЭЗЗ). Риск технических ошибок из-за ручного ввода сводится к нулю.

3. Использование в сервисе программного обеспечения официальных операторов ЭПД, аккредитованных Минтрансом России (АО «Калуга Астрал» и ООО «Такском»), обеспечивает надежный обмен данными с ГИС ЭПД в круглосуточном режиме.

4. Поддержка всех типов документов. Сервис 1С-ЭПД обеспечивает комплексную работу со всеми видами ЭПД (ЭТрН, ЭПЛ, ЭЗЗ, сопроводительные ведомости и др.) в рамках единого интерфейса, что позволяет закрыть потребности как торговых компаний, так и профессиональных автотранспортных предприятий.

5. Автоматический роуминг. Если контрагенты участника перевозки пользуются услугами других операторов ЭПД, сервис 1С-ЭПД обеспечивает автоматическую настройку роумингового соединения без сложных технических процедур.

Важно: 1С-ЭПД не то же самое, что 1С-ЭДО. «1С-ЭДО обеспечивает обмен документами между контрагентами и оформление бухгалтерских документов. В этой системе работают бухгалтерия, финансовые менеджеры, директор компании, – уточняет Елена Слуцкая. – В отличие от него, 1С-ЭПД обеспечивает обмен документами не только между контрагентами, но и с ГИС ЭПД, оформление логистических и экспедиторских документов. В этой системе работают: логисты, механики, диспетчеры, водители».

Но для работы с 1С-ЭПД необходимо подключение к системе ЭДО. «Без подключенного сервиса электронного документооборота участник не сможет передавать контрагентам электронные перевозочные документы, – поясняет Елена Слуцкая. – Логично выбрать 1С-ЭДО, а если контрагенты участника перевозки пользуются услугами других операторов ЭПД, сервис 1С-ЭПД обеспечивает автоматическую настройку роумингового соединения без сложных технических процедур».

«В 1С-ЭПД уже внедрены все виды перевозочных документов, настроено простое и удобное их заполнение, – рассказывает Антон Бушмелев, эксперт ГК «Астрал» по направлению ЭПД. – Еще один важный фактор для выбора именно этого сервиса – работает интуитивно понятное мобильное приложение для водителей».

Этапы формирования перевозочных документов: кто, в какой момент и какие титулы подписывает

Документ электронная транспортная накладная (ЭТрН) формируется поэтапно в системе электронного документооборота и состоит из титулов (файлов обмена XML), каждый из которых подписывается электронной подписью ответственной стороны.

Простая схема перевозки предполагает участие трех сторон: перевозчик, грузоотправитель и грузополучатель. Для работы по этой схеме нужно оформить как минимум два электронных документа: заказ-заявку и транспортную накладную (по сути, это договор перевозки).

Транспортная накладная (ЭТрН) – это не один общий файл, а комплект из нескольких файлов обмена (титулов). Каждый участник перевозки – грузоотправитель, водитель, грузополучатель – подписывает свою часть этого документа или титул.

Титул первый (Т1) создает и заполняет грузоотправитель. В компании это может быть сотрудник, отвечающий за погрузку товара, – например, логист или кладовщик. Титул содержит данные о грузе, водителе, машине и условиях доставки.

Титул второй (Т2) – перевозчика, заполняет водитель или транспортная компания. Эта часть подтверждает прием груза. Перевозчик грузит товар в свой автомобиль и подтверждает этот факт. Подтверждение может происходить в двух форматах.

Первый вариант – водитель звонит логисту или отправляет ему сообщение через мобильное приложение 1С-ЭПД, а логист подписывает Т2 своей КЭП.

Второй вариант – водитель в мобильном приложении 1С-ЭПД подписывает Т2 своей квалифицированной электронной подписью. Далее информация отправляется в ГИС ЭПД, где проверяется на корректность. После этого в приложение возвращается QR-код для ГИБДД – зашифрованная ссылка на документ в государственной системе ГИС ЭПД, которая заменяет водителю бумажную накладную или путевой лист на дороге.

«Сформированный в госсистеме QR-код, по сути, является заменой бумажной накладной, которую обычно везет с собой водитель, – поясняет Елена Слуцкая. – Он нужен для того, чтобы сотрудник ГИБДД мог проверить его на дороге. Значит, участникам перевозки необходимо обеспечить водителя QR-кодом до выезда на линию. Сделать это можно разными способами: получить его в мобильном приложении водителя, отправить ему в мессенджер или по электронной почте. Важно знать, что QR-код нельзя распечатать, потому что он динамический и может храниться только в электронном виде на устройстве».

Титул третий (Т3) – грузополучателя. Сотрудник, принимающий груз, отмечает прием товара в пункте назначения. После того как водитель приезжает на место назначения, производятся выгрузка и осмотр товара. Грузополучатель фиксирует результаты в Т3 и подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью. После этого перевозчик формирует финальный четвертый титул.

Титул четвертый (Т4) – перевозчика, подтверждает передачу груза водителем, фиксирует завершение рейса и закрывает документооборот. Титул формируется на стороне перевозчика после фактической сдачи груза грузополучателю.

«Водитель, еще находясь на складе выгрузки, проверяет данные и нажимает кнопку «сдать груз» в мобильном приложении, – рассказывает Антон Бушмелев. – Заверяет операцию простой электронной подписью. Эта информация мгновенно поступает в корпоративную учетную систему. Ответственный сотрудник проверяет корректность, формирует Т4 и подписывает его своей УКЭП физического лица с приложением машиночитаемой доверенности от юридического лица перевозчика. Эта подпись и уходит в ГИС ЭПД, юридически завершая рейс».

Другой возможный сценарий в этом случае: водитель подписывает Т4 в мобильном приложении 1С-ЭПД прямо в своем смартфоне. И Т4 отправляется в ГИС ЭПД без участия логиста.

Т1 (грузоотправитель) содержит данные о грузе, водителе, машине и условиях доставки;

Т2 (перевозчик) подтверждает прием груза к перевозке;

Т3 (грузополучатель) отмечает прием товара в пункте назначения;

Т4 (перевозчик) фиксирует завершение рейса и сдачу груза водителем.

Также существуют дополнительные, опциональные, титулы, используемые при усложнении схемы работы, например, при замене водителя или транспортного средства, корректировки стоимости перевозки и тому подобное.

Фото: e-crow/Shutterstock/Fotodom

Разные сценарии перевозки

Простая схема перевозки не может решать все логистические задачи. На практике возможны разные схемы и варианты транспортировки. Минтранс описал самые распространенные сценарии:

1. Простая перевозка груза;

2. Перевозка с участием одного экспедитора;

3. Перевозка сборного груза со склада временного хранения;

4. Перевозка с перегрузкой груза без размещения в зоне длительного хранения;

5. Перевозка груза с заменой водителя или транспортного средства;

6. Перевозка скоропортящегося груза;

7. Частичная приемка и переадресация на нового грузополучателя;

8. Отказ грузополучателя в приеме груза, переадресация новому грузополучателю;

9. Самовывоз товара со склада продавца:

с перевозчиком;
своим транспортом;

10. Перевозка груза, подлежащего учету в иных информационных системах;

11. Внутренние перевозки между складами с привлечением стороннего перевозчика.

Каждая ситуация рассмотрена в рекомендательных документах ГК «Астрал».

Возможные проблемы на разных этапах

При проверке на дорогах водитель предъявляет инспектору ГИБДД QR-код. В сервисе 1С-ЭПД QR-код доступен в мобильном приложении, а также при отправке в мессенджеры или на e-mail. У инспектора должно быть при себе ведомственное мобильное устройство, с помощью которого он может получить информацию по этому коду.

В случае неисправности планшета или мобильного телефона сотрудника ГИБДД он должен связаться с постом ГИБДД и запросить данные из ГИС ЭПД по номеру автомобиля. Инспектор не имеет права требовать бумажные копии документов или выписывать штрафы.

Возможные проблемы водителя:

отсутствие интернета (перед рейсом необходимо проверить отображение QR-кода в мобильном приложении, в этом случае он будет доступен даже без интернета).

Возможные проблемы перевозчика:

перевозчик – индивидуальный предприниматель без автоматизации не сможет перевозить грузы;
перевозчик – самозанятый не сможет перевозить грузы, так как участие самозанятых в ЭПД не предусмотрено, необходимо оформить ИП и использовать ЭПД.

Особенности статуса грузополучателя:

грузополучатель-юрлицо после 1 сентября 2026 года не сможет получать грузы без использования ЭПД;
получателю-физлицу использовать ЭПД пока не нужно.

Если у грузополучателя или перевозчика другой оператор ГИС ЭПД, используется технология роуминга, позволяющая обмениваться электронными документами, даже если участники подключены к разным операторам.

Особенности работы с ЭПД в мобильном приложении «1С»

Для оперативной работы водителей, экспедиторов, механиков и медработников с электронными перевозочными документами в рамках сервиса 1С-ЭПД предлагается мобильное приложение. Приложение позволяет водителям просматривать рейсы, согласовывать погрузку и разгрузку, подписывать документы прямо на месте.

«Мобильное приложение для водителей предназначено для компаний-перевозчиков и рассчитано на работу водителя в паре с логистом компании-перевозчика, который работает в типовой конфигурации 1С, – поясняет Антон Бушмелев. – Логист оформляет поездку в программе 1С, вносит данные о грузе и отправляет задание на телефон водителю. Водитель видит это задание в своем мобильном приложении на смартфоне, контролирует весь процесс загрузки и может самостоятельно, прямо у борта машины, зафиксировать приемку и сдачу груза, подписав титулы 2 и 4 с помощью токена, просто приложив специальную флешку-подпись к своему мобильному телефону».

Напомним также про опцию использования мобильного приложения без участия логиста: если у водителя есть собственная УКЭП, записанная на токене, то он может подписывать Т2 и Т4 самостоятельно.

Как подключить мобильное приложение в программе 1С?

Возможность работы добавлена во все современные конфигурации (например, «1С:Бухгалтерия 8», начиная с версии 3.0.201). Администратор или логист включает опцию в меню «Главное – Мобильные приложения – 1С-ЭПД» (или через журнал электронных перевозочных документов). Водитель получает push-уведомление или ссылку для скачивания приложения на Android или iOS.

Подписать документы на мобильном устройстве можно двумя легальными способами:

УНЭП через «Госключ»: бесплатный и наиболее популярный способ подписания для водителей-физлиц.
УКЭП на физическом носителе: подпись водителя как физического лица, сохраненная на специальном токене (например, Рутокен ЭЦП 3.0 с поддержкой NFC). Применяется совместно с машиночитаемой доверенностью (МЧД) от компании.

После подписания второго титула на мобильное приложение водителю приходит QR-код, с которым он следует по маршруту и который показывает сотрудникам ГАИ.

«Рекомендуем настроить открытую Wi-Fi-точку для водителей, чтобы они могли подключаться к интернету, получать QR-код, передавать данные в мобильном приложении и подписывать титулы, – говорит Антон Бушмелев. – Это позволит гораздо быстрее отправлять машины в рейс и оформлять необходимые документы».

Что делать, если нет интернета в месте загрузки? Согласно приказу Минтранса № 262 от 01.06.2026, если на всей территории грузоотправителя отсутствует доступ к сети, допускается оформление бумажных перевозочных документов.

Посмотреть семинар и узнать детали работы с ЭПД можно в 1С:Лекторий.

Группа компаний «Астрал» – российский разработчик программного обеспечения для бизнеса, ИТ-интегратор и федеральный оператор электронного документооборота. Является совместным предприятием с фирмой «1С».