BIA Technologies разработала централизованный архив для ГК «Деловые Линии»

Изначально хранение электронной и бумажной документации осуществлялось децентрализовано, в различных подразделениях и информационных системах компании. Такой подход усложнял поиск документов и формирование отчетности.

В новой системе предусмотрено автоматическое создание задач на поиск и добавление в электронный архив скан-копий при их отсутствии в момент запроса документов, а также возможность определения физического местонахождения документов на любом этапе их жизненного цикла. Кроме того, разработчики добавили инструмент для предоставления скан-копий по запросу сотрудника без непосредственного участия работников архива.

«Для логистической отрасли критически важно сохранять непрерывности бизнес-процессов, поэтому внедрение системы осуществлялось с сохранением функционирования подразделений.  В ней настроено поточное сканирование и реализована форма поиска, которая учитывает множество параметров», – отмечает коммерческий директор BIA Technologies Александр Воловик.

«Ускорение и упрощение документооборота способствует улучшению бизнес-процессов, в том числе, связанных со своевременным предоставлением отчетности. В результате модернизации процесса управления документацией мы получили систему для удобного хранения и использования информации. Сегодня наш Централизованный архив занимает более 75 терабайт и насчитывает порядка 400 млн документов», – делится заместитель генерального директора по развитию ГК «Деловые Линии» Дмитрий Хрущалев.

Добавим, в рамках проекта эксперты BIA Technologies сформировали для хранения основных видов документов обязательный процесс подготовки электронной копии, чтобы в Централизованный архив попадали только нужные сведения.