Владелец компании ООО «Дэливер» (поставщик продукции WELSS) решил полностью заменить руководство компании. Передача дел прошла быстро: как оказалось, кроме нескольких excel-таблиц передавать было нечего. Всю информацию менеджеры держали в голове, в электронной почте, передавали друг другу на бумажках. Стало очевидно, что для управления бизнесом нужна автоматизация. Так как компания уже имела опыт работы с программами «1С», то обратилась к партнеру фирмы «1С» — компании «Сол АйТи».
Торговая компания, с 2012 года поставляющая товары для красоты и здоровья под маркой WELSS. WELSS — известный бренд на рынке техники для красоты и здоровья. Косметические приборы марки и товары по уходу за собой продаются через ведущие интернет-гипермаркеты и сети, в том числе Wildberries, Ozon.ru, DNS, Mamsy, Leomax, «Онлайн трейд.ру», Familia.
Оборот за первое полугодие 2019 года составил 41 млн рублей, это приблизительно 40 000 единиц продукции. На данный момент в компании работают 4 сотрудника: коммерческий директор, исполнительный директор, директор по развитию и операционный менеджер, все остальные процессы (склад, бухгалтерия, ИТ) отданы на аутсорсинг, что помогает минимизировать издержки на непрофильную деятельность.
ООО «Дэливер» ведет деятельность в двух направлениях: во-первых, размещает заказы на производство продукции, оплачивает заказы согласно производственному графику, доставляет товары до склада ответственного хранения; во-вторых, продает готовую продукцию оптовым клиентам (принимает заказы и выписывает первичные документы).Компания «Сол АйТи» (Москва) работает на рынке IT-услуг более 10 лет. Имеет статус «Франчайзи «1С» и «Центр реальной автоматизации». Применяет свою отработанную методику внедрения проектов. В компании 15 сертифицированных специалистов, имеющих опыт внедрения и регулярно проходящих дополнительное обучение. Квалификация и опыт специалистов компании позволяют предлагать комплексную ИТ-поддержку бизнеса.
Что же автоматизировать?
Руководителям ООО «Дэливер» было сложно самостоятельно сформулировать задачи и требования к программе. Что автоматизировать? С чего начать автоматизацию? Какой результат должен получиться? Поэтому специалисты «Сол АйТи» начали работу с выявления и формирования бизнес-требований. Подробно обсудили задачи. В качестве варианта решения показали возможности настроенной программы «1С:Управление нашей фирмой» со схожими бизнес-процессами. После демонстрации программы руководители ООО «Дэливер» смогли увидеть, как эффективно можно автоматизировать процессы.
В результате сформулировали следующие задачи автоматизации:
- Создать единую информационную систему, позволяющую вести учет как заказов покупателей, так и заказов поставщиков.
- Интегрировать информационную систему с системой бухгалтерского учета.
- Вести учет и оформлять возврат товаров.
- Рассчитывать себестоимость товара.
- Формировать индивидуальные прайс-листы.
- Оперативно формировать управленческие и финансовые отчеты.
Внедрение «1С:Управление нашей фирмой»
Реализация проекта состояла из четырех этапов.
Специалисты компании «Сол АйТи» произвели настройку программы. Доработали механизмы комиссионной торговли, учет грузовых таможенных деклараций, валютный учет под специфику компании. Автоматизировали формирование печатных форм и индивидуальных прайс-листов под специфичные требования торговых сетей. Настроили выборочную синхронизацию с «1С:Бухгалтерия» в соответствии с требованиями главного бухгалтера.
Сотрудникам были показаны обучающие ролики, предложены подробные инструкции по этапам работы в программе. Для ключевых сотрудников провели очное обучение.
Проверка в работе
Программу «1С:Управление нашей фирмой» сразу стали использовать в текущей работе.
Специалистами компании активно применяются стандартные документы программы: «Заказ покупателя» и «Заказ поставщику».
Удобными оказались преднастроенные управленческие отчеты: Отгрузка и оплата по заказам, Валовая прибыль в разных разрезах, План-фактный анализ движения денежных средств, Прибыли и убытки.
Стандартный отчет Продажи показывает объем продаж за выбранный период по покупателям и номенклатуре товаров как в количественном, так и суммовом выражении. Руководитель оценивает продажи каждого покупателя и групп товаров.
Отчет Доходы и расходы по статьям (по отгрузке) оперативно показывает доходы, расходы и прибыль.
Отчет Запасы оперативно показывает остатки товаров как в количестве, так и в сумме.
Для планирования денежных средств с целью сокращения кассовых разрывов используется стандартный функционал программы – Платежный календарь.
Типовые отчеты ABC/XYZ-анализ продаж по категориям, по номенклатуре, по покупателям (торговые сети) позволили оперативно контролировать продажи и эффективность как отдельных номенклатурных позиций, так и групп товаров, оценивать результаты продаж и эффективность покупателей.
Востребованной оказалась возможность настройки отчетов для себя: детализация по статьям, документам, периодам; добавление строк и колонок, возможность отбора. Специалисты компании настраивают отчеты в программе для себя самостоятельно.
Результаты проекта и ответ на главный вопрос
Внедрение «1С:Управление нашей фирмой» позволило владельцу компании получить ответ на свой главный вопрос: «Почему прибыль есть, а денег нет?».
- В 3 раза сократился срок формирования заказа и отгрузочных документов.
- Существенно сократилось время на формирование индивидуальных прайс-листов.
- Компания снизила расходы на бухгалтерское обслуживание за счет изменения процесса выписки отгрузочных документов. Решение этой задачи перенесли с бухгалтерии на менеджеров.
- Своевременная аналитика по кредитным договорам позволила оперативно управлять процентной ставкой по кредиту и произвести рефинансирование кредитных договоров с понижением процентной ставки.
- Руководство получило оперативные управленческие отчеты: движение денежных средств, валовая прибыль, расчет себестоимости, план/фактный анализ по продажам.
- Использование платежного календаря исключило такую проблему, как кассовый разрыв.
- Отчеты ABC/XYZ-анализ продаж обеспечили информацию о наиболее продаваемых и рентабельных товарах и покупателях. Теперь номенклатура продукции и покупатели отбираются обоснованно.
В планах ООО «Дэливер» интегрировать «1С:Управление нашей фирмой» с почтой для автоматической рассылки документов, а также с контрагентами для обмена заказами; подключить СМС-оповещение об изменении статусов заказов, внедрить блок CRM (связь заказов и истории переписки с карточкой клиента, интеграция с телефонией для регистрации лидов и формирования воронки продаж).
По материалам 1C.ru
Вас также могут заинтересовать статьи:
Магазин «Пряжа»: зачем малому бизнесу автоматизация?
