Главная КейсыЦифровые решения «Комус»: как оптимизировать процесс закупок, избавиться от рутины и улучшить клиентский сервис с помощью ИИ

25 февраля 2026, 5:00

122

Цифровые решения «Комус»: как оптимизировать процесс закупок, избавиться от рутины и улучшить клиентский сервис с помощью ИИ

Комплексный поставщик товаров для офиса и бизнеса «Комус» разработал целый ряд технологичных решений, в том числе на основе искусственного интеллекта, чтобы упростить закупочные процессы для своих партнеров, повысить качество своих услуг и эффективность внутренних процессов. Все они позволили компании снизить затраты и предложить рынку более конкурентные цены. В этой статье мы расскажем про платформу корпоративной закупки «Комуса» и о том, как ее использует «ВкусВилл», а также про ИИ-лабораторию, ИИ-системы рекомендаций, классификации обращений, протоколирования встреч и о сортировщике конкурсов.

Фото: «Комус»

Хаос офисной закупки: переплаты, дублирование, потеря времени

Процесс оформления корпоративного заказа необходимых для бизнеса и офиса товаров – от мелкой канцелярии до компьютерной техники – требует системного подхода, больших трудозатрат на рутинные операции и постоянного контроля. Так как офис постоянно нуждается в различных вещах, закупки должны быть организованы очень четко и прозрачно. Но пока это направление организационной деятельности остается слабым звеном. Обычно отдел или сотрудник закупает товары самостоятельно, что приводит к переплатам из-за мелких партий, дублированию усилий, разному качеству и отсутствию контроля.

Как показывают исследования компании «Комус», значительная часть партнеров до сих пор оформляет заказы в Excel, письмом в электронной почте, в одном из мессенджеров или в виде бумажного документа. Внутри компании, как правило, несколько специалистов должны проверять эти заказы, заносить во внутреннюю систему, контролировать соблюдение бюджетов.

«На практике процесс закупок нередко происходит хаотично, – рассказывает Станислав Меньшиков, руководитель премиального канала сбыта компании «Комус». – Типичная картина – закупщику или руководителю административно-хозяйственного отдела каждый день поступают разные заявки на приобретение необходимых товаров, из разных отделов, по разным каналам – по телефону, почте, в корпоративном чате, в виде бумажного документа и так далее, и ему надо все эти заявки систематизировать, оформить, рассчитать и проконтролировать».

Особенно сложно крупным и территориально разветвленным компаниям, где приходится управлять закупками множества подразделений и действуют длительные процессы согласования заказов. Нередко в таких компаниях отсутствует прозрачность процесса офисных закупок, поэтому бывает сложно контролировать бюджет и прогнозировать расходы.

Средний бизнес имеет схожие проблемы плюс ограничен в средствах, а значит, должен особенно тщательно выбирать поставщика и максимально оптимизировать процессы закупки.

HAKINMHAN/Shutterstock/Fotodom

Онлайн-платформа централизованной закупки: сохранить 40% рабочего времени

Отвечая на эти вызовы и стремясь помочь своим партнерам, «Комус» развивает платформу корпоративной онлайн-закупки.

Платформа делает процесс закупки прозрачным и централизованным: позволяет проводить все этапы закупок в одном месте, настраивать структуру согласований между подразделениями и руководителями, контролировать расходы средств филиалов и офисов.

Платформа была запущена в 2017 году, к началу 2026 года объединяла более 5 тыс. клиентов. Как рассказал Станислав Меньшиков, запускали платформу по запросу клиента «Комуса» – международного производителя спортивной одежды, – который в тендерном задании объявил о необходимости структурировать закупки на внешней площадке. Компания имела более 1 тыс. магазинов в разных регионах, поэтому контроль закупки канцелярских и офисных товаров занимал большое количество времени. В частности, необходимо было смотреть, какую продукцию и по какой цене закупает каждый магазин, удается ли укладываться в выделенный бюджет и так далее. Все эти задачи удалось решить с помощью онлайн-платформы «Комуса».

Дальше началось масштабирование.

«Создали решение для одной компании, но оно оказалось настолько эффективным, что продолжили его развивать, дополняя функциями под запросы разных клиентов, – говорит Айдар Шарифуллин, руководитель группы развития веб-продуктов компании «Комус». – В течение девяти лет платформа совершенствовалась: делались доработки, запускались новые функции, потому что потребности корпоративных заказчиков постоянно растут и усложняются. Теперь система может настраиваться под любые запросы компании».

Платформа обладает гибкой системой настроек в личном кабинете, что позволяет легко и быстро формировать заказы. Специалисты «Комуса» выясняют у партнера, как выстроен внутренний порядок закупки, какие сотрудники задействованы, какие существуют проблемы, и помогают упростить процесс, создавая оптимальный путь закупки в личном кабинете.

Реализована возможность настраивать структуру согласований между подразделениями и руководителями, а также осуществлять контроль над расходами средств филиалов и офисов.

Возможность контролировать соблюдение бюджета. Процесс выглядит так: сотрудники, занимающиеся закупкой, заходят в личный кабинет, выбирают товары из каталога, складывают в корзину и заказывают. Если выбранный товар находится вне согласованного каталога, он подсвечивается в системе, согласующий это видит и принимает решение о разрешении на покупку.

«Например, у закупщика отдела есть бюджет в 5 тыс. рублей и утвержденный каталог из тысячи артикулов, с зафиксированной ценой, – поясняет Айдар Шарифуллин. – Если он набирает корзину из этих товаров и в рамках бюджета, то заказ либо сразу может оформиться, либо поступит на согласование к лицу, принимающему решение, и все позиции будут подсвечены как соответствующие требованиям. Если заказчик положит в корзину товар не из утвержденного каталога или превысит бюджет, позиции в строке будут подсвечены красным с указанием причины выделения».

Реализована функция пролонгации бюджетов – автоматическая возможность продления и создания бюджетов на следующий период. Расширена функция согласования: изначально на платформе можно было согласовывать заказы по подразделениям компании, теперь же появилась возможность согласования по фактическому адресу доставки.

Платформа интегрируется с процессами компании. Разработан интеграционный модуль, позволяющий все заказы, оформленные в личном кабинете, отправить во внутреннюю ИТ-систему предприятия.

Подключение к платформе и использование ее функционала осуществляется бесплатно. «Это очень важно, тем более что на рынке IT-решения и технологии продолжают дорожать, – подчеркивает Айдар Шарифуллин. – Имеет значение не только фактор цены, но и оптимизация процесса закупки, высвобождение штатного персонала для выполнения других задач».

Основной бенефит использования платформы – экономия на трудозатратах. Объем экономии зависит от масштаба компании, количества заказов и других факторов, но в среднем составляет около 40% рабочего времени.

Плюс практически исключаются ошибки, дублирование, превышение бюджета. Процесс становится понятным и легко управляемым.

Рассмотрим опыт успешного применения платформы корпоративной онлайн-закупки на примере кейса сети «ВкусВилл», одного из ключевых партнеров «Комуса».

Источник: «Комус»

Как «ВкусВилл» управляет закупками всей сети

«ВкусВилл» – бренд полезных продуктов для здорового питания, сеть магазинов и сервис бесплатной доставки. Сеть активно развивается с 2012 года и сегодня охватывает сотни городов России: от Москвы и Санкт Петербурга до региональных центров. У компании более 1500 торговых точек – розничных магазинов и дарксторов, это требует слаженной работы логистических и закупочных процессов. Чтобы эффективно управлять масштабной закупочной деятельностью, компания обратилась к экспертам «Комуса».

Задача: выстроить прозрачную и контролируемую систему закупок. В 2021 году «ВкусВилл» подключился к площадке корпоративной онлайн-закупки «Комуса». Перед командой стояла комплексная задача: организовать согласование заказов с участием нескольких ответственных лиц; создать персонализированные каталоги, соответствующие структуре компании; установить бюджетные лимиты для каждой торговой точки и даркстора; настроить маршрутизацию счетов для пяти бухгалтеров, обслуживающих конкретные магазины.

Решение: гибкая автоматизация под нужды крупного ритейлера. Специалисты «Комуса» реализовали масштабируемое решение, учитывающее разветвленную структуру «ВкусВилла».

Персональные кабинеты с соответствующими правами доступа. Создано более 3,3 тыс. личных кабинетов: 3 тыс. – для заказчиков; 310 – для согласующих лиц.

Персонализированные каталоги. Настроено семь рекомендованных каталогов на основе коммерческих предложений поставщиков и индивидуальных запросов партнера, при этом сохранен доступ к полному ассортименту площадки – для заказа позиций, не входящих в каталоги.

Бюджетный контроль. Для каждой торговой точки и даркстора установлены ежемесячные лимиты расходов, что позволяет предотвращать перерасходы.

Система согласования. Заказы автоматически направляются на утверждение согласно иерархической структуре, заданной в системе. Это исключает «зависание» заявок и ускоряет принятие решений.

Маршрутизация платежей. Счета на оплату распределяются между бухгалтерами, каждый из которых отвечает за закрепленные магазины. Такой подход повышает прозрачность финансовых операций и снижает нагрузку на бухгалтерию.

Результаты: контроль, прозрачность, эффективность. Внедрение платформы корпоративной онлайн-закупки дало компании ряд ключевых преимуществ.

Контроль бюджета. Автоматические лимиты и отчетность исключают несанкционированные траты.
Соблюдение графиков поставок. Прозрачная система согласования сокращает сроки обработки заказов.
Обоснованное планирование. Истории закупок и аналитика помогают прогнозировать потребности сети.
Удобство для пользователей. Сотрудники оформляют заказы в интернет-магазине «Комус», а лидеры команд получают доступ к актуальной информации о номенклатуре и расходах.

Для масштабирования процесса команда «Комуса» провела обучающие сессии для сотрудников «ВкусВилла», разъяснив нюансы работы с платформой.

Вывод: гибкость как ключ к успеху. Кейс «ВкусВилла» демонстрирует, что платформа корпоративной онлайн-закупки – не просто инструмент для закупок, а масштабируемое решение, способное адаптироваться под сложные бизнес-процессы. Благодаря гибкой настройке функционала площадка помогает крупным сетям унифицировать закупочные процедуры, снижать операционные издержки и повышать прозрачность взаимодействия между подразделениями.

«ВкусВилл» продолжает использовать платформу как надежный фундамент для управления закупками, подтверждая эффективность цифрового подхода в ритейле.

TippaPatt/Shutterstock/Fotodom

ИИ-стратегия: как технологии освобождают от рутины

Повышать уровень обслуживания партнеров и совершенствовать внутренние процессы компании «Комус», в которой сейчас работают более 16 тыс. сотрудников, помогают ИИ-технологии. Для масштабирования сложных технических решений был создан единый центр экспертизы – Лаборатория ИИ.

Лаборатория ИИ «Комуса» систематизирует процесс внедрений, проверки гипотез, получения работающего прототипа и позволяет накапливать внутреннюю экспертизу.

Команда лаборатории уже реализовала несколько сквозных проектов. Рассмотрим некоторые из них.

Система рекомендаций создает персонализированные товарные предложения для партнеров «Комуса». Система анализирует историю закупок и признаки партнеров (частоту закупок, средний чек и т.д.) и использует эти данные для составления рекомендаций по ассортименту. Тестирование показало, что 80% рекомендаций ИИ оказались релевантными и помогли партнерам найти нужные товары. Система регулярно дообучается, что позволяет поддерживать актуальные предложения.

«В результате использования этого сервиса партнеры повысили средний чек и расширили ассортимент закупаемого товара, – рассказывает Роман Кривошеин, руководитель Лаборатории ИИ. – Менеджеры по продажам стали использовать систему как инструмент подготовки к встречам и звонкам: на основании рекомендаций они теперь могут предлагать партнерам конкретные решения, а не общий перечень товаров».

Система классификации обращений для первого уровня клиентской поддержки.

Каждый день в компанию приходит несколько тысяч запросов от партнеров. Раньше их разбирали вручную, теперь – с помощью системы машинного обучения (ML). Система считывает обращение, определяет объект и тему обращения, что позволяет ей выбрать дальнейший этап обработки. В одних случаях система обрабатывает запрос без привлечения специалистов – например, тему «акт сверки» направляет в роботизированный бизнес-процесс (RPA), в других – адресует обращение в профильную группу.

Внедрение этого решения позволило обеспечить высокую скорость реакции, а также снизить нагрузку на операторов первой линии более чем на 80%. За год система самостоятельно обрабатывает более 600 тыс. запросов. Сервис не только оптимизирует операционные издержки, но и повышает общее качество управленческой аналитики за счет стабильной классификации и ускорения выявления проблем в клиентском опыте.

Система анализа голосовых звонков преобразует аудиозапись звонка в текст с разделением реплик на спикеров, оценивает качество коммуникации по 33 индикаторам (установление контакта, презентация ценности, продвижение интернет-магазина, работа с возражениями, закрытие звонка и т.д.). Решение работает полностью во внутреннем контуре компании и не передает данные партнеров вовне. «Система позволяет проводить комплексный анализ коммуникаций с партнером на регулярной основе, повысив охват в разы, – говорит Роман Кривошеин. – Сейчас обрабатываем более 60 тыс. звонков ежемесячно, а также постепенно продолжаем масштабировать систему в других подразделениях компании».

Источник: «Комус»

«Интеллектуальный сортировщик»: как выбрать 10% конкурсов, дающих 80% оборота.

Участие в тендерах составляет значительную часть деятельности «Комуса». «Компания торгует, в том числе, через конкурсную процедуру, – рассказывает Павел Чернышев, руководитель цифровизации конкурсного канала продаж. – По нашему ассортименту на рынке проводятся десятки тысяч конкурсов в месяц, но не все они нам коммерчески интересны. В одних конкурсах у нас более сильные позиции, в других – более слабые, в одних мы можем заработать больше, в других – меньше. И общий заработок компании будет зависеть от того, насколько релевантные конкурсы мы выберем».

Раньше конкурсы отбирались вручную – опытные сотрудники экспертно определяли, какие товарные рынки и регионы наиболее интересны компании. Но экспертный выбор не всегда себя оправдывал, поэтому в «Комусе» создали систему приоритизации конкурсов. Решение позволяет прогнозировать вероятность победы и выстроить последовательность от наиболее выгодных к менее выгодным конкурсам.

«Машина освобождена от когнитивных заблуждений и может оперировать данными, цифрами и статистикой, поэтому дает существенно более интересный результат, – поясняет Павел Чернышев. – В итоге система позволяет из всего входящего потока выбрать топ-10% конкурсов, которые дают нам 80% оборота».

При этом осталась возможность вручную приоритизировать конкурсы, что важно при сотрудничестве со стратегическими партнерами. Но основной поток тендеров проходит через «интеллектуальный сортировщик».

Система распознавания документов ускоряет подбор товаров для конкурсов на 50%

Еще одно решение – система автоматического подбора товаров. Это сервис, позволяющий быстро, качественно и эффективно подбирать товары к конкурсной документации.

Как пояснил Сергей Барашкин, руководитель сервиса, конкурсная документация представляет собой пакет документов, содержащий в том числе договора, техническое задание, спецификации, описание товара и так далее. На каждый конкурс оформляется около 15 документов в различных форматах: Excel-таблицы, изображения, текстовые описания, архивы, письма и так далее. Для участия в конкурсе специалистам необходимо проанализировать и структурировать все эти документы и сформировать список требуемых товаров: описание, техническое задание, адреса отгрузки и пр. Раньше это делалось вручную, теперь с помощью технологий искусственного интеллекта система разбирает описание, определяет нужную ассортиментную группу в каталоге «Комус» и согласно требуемым характеристикам подбирает товары, оптимально соответствующие техническому заданию.

«Можно подбирать по брендам, характеристикам, составу, объему и другим свойствам, – рассказывает Сергей Барашкин. – Также можно задавать диапазоны назначений и отклонений, управлять предложением аналогов. Все правила гибко настраиваются».

Система улучшает качество подбора товаров для конкурса, так как способна учитывать множество параметров, которые человеку просто сложно держать в голове.

В настоящее время ИИ-система обрабатывает 98% пакетов документов, точность анализа составляет 96%. Процесс подбора товаров для конкурсов ускорился на 50%, и теперь клиенты могут быстрее получить коммерческое предложение.

Источник: «Комус»

Все эти цифровые решения и сервисы с применением ИИ позволили компании «Комус» освободить время сотрудников для решения более сложных задач, чтобы уделить больше внимания общению с клиентами и ускорить обслуживание. Оптимизация внутренних процессов дает возможность предлагать своим партнерам более выгодные конкурентные цены.

Retail.ru

Реклама. ООО «Комус», erid: 2W5zFGWDgBs