«Остров мечты»: трудно ли автоматизировать парк развлечений?

Сложно автоматизировать объект, который только начинает строиться, поэтому автоматизация масштабного парка развлечений «Остров мечты» началась за полтора года до рытья котлована и велась одновременно со строительством и вводом зданий в эксплуатацию. Пришлось детально расписать 150 бизнес-процессов, автоматизировать 9 функциональных областей и 550 рабочих мест. Парк запущен год назад, но доработка систем продолжается.

Фото из группы «Остров мечты» в Facebook

Культурно-развлекательный кластер «Остров мечты» открылся в феврале 2020 года. Это масштабный городской курорт, расположившийся в Нагатинской пойме Москвы на территории 240 тыс. кв. м, пропускная способность – около 8 млн человек в год. Комплекс объединяет крытую часть площадью 300 тыс. кв. м и ландшафтный парк. На территории парка запущены аттракционы, проводятся шоу-программы и интерактивные развлечения. На променаде работают 50 магазинов с товарами для взрослых и детей и около 20 ресторанов и кафе разнообразных кухонь. В состав комплекса входят многозальный кинотеатр и концертный зал на 3500 мест (готовится к открытию) .

По словам экс-директора по ИТ холдинговой компании «Остров мечты» Алексея Кеня, парк развлечений «Остров мечты» – это первый проект такого крупного масштаба в России. У компании не было опыта управления подобным разноплановым предприятием, поэтому внедрять ИТ-систему начали примерно за 1,5 года до открытия парка на стадии рытья котлована. 

Первые «кирпичи» ИТ-строительства 

До внедрения комплексной автоматизации ХК «Остров мечты» вела бухгалтерский учет инвестиционно-строительной деятельности в программе «1С:Бухгалтерия 8 Проф», кадровый учет – на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 Проф 2.5», основная часть работ, бюджеты строительства и инвестиции фиксировались в таблицах Excel. Этих программ явно не хватало даже для управления строительством, но необходимо было заранее готовиться к началу операционной деятельности парка развлечений. Одним из важнейших инструментов подготовки должна была стать единая комплексная информационная система управления. 

Сложности, с которыми пришлось столкнуться в ходе проекта. Естественно, за полтора года до старта проекта еще не была сформирована целевая организационная структура парка, не были регламентированы бизнес-процессы, не набран персонал для операционной деятельности, отсутствовали средства автоматизации операционной деятельности. Новая команда управленцев парка до конца не понимала всех деталей того, как будут выстроены процессы, логистика, техническое обслуживание, ремонт зданий и оборудования, как продавать билеты и оформлять возвраты и много другое. «Штат был скомплектован не сразу, поэтому в проектную команду было сложно набрать специалистов, которые смогли бы отвечать на все вопросы консультантов и разработчиков, – рассказывает Алексей Кеня. – В итоге привлекли от бизнеса порядка 20 человек, многих специалистов приходилось набирать сразу с рынка. Среди них были такие, которые не работали в нашем бизнесе и не знали систему «1С», но имели опыт и экспертизу по требуемым направлениям и были готовы войти в команду проекта». 

Выбирая платформу для автоматизации, рассматривали решения компаний «1С», Oracle, Microsoft и SAP. «Собрали коммерческие предложения, посмотрели команды внедрения, сделали оценку трудозатрат и эффективности и в итоге остановились на «1С», – рассказывает Алексей Кеня. – Признаюсь, что не все в команде голосовали за «1С», но выбор в пользу решений этой компании обусловлен тем, что все потребности, описанные нами в 150 процессах, покрываются стандартным функционалом «1С». Никаких сверхъестественных доработок не потребовалось». 

Выбраны платформа «1С:Предприятие 8 КОРП» и программные продукты на ее основе: «1С:Корпорация» (в составе «1С:Управление холдингом», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Документооборот КОРП», «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП»; « 1С:Розница 8 Проф», «1С:Аренда и управление недвижимостью, модуль для 1С:ERP», «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» и «1С:Корпоративный инструментальный пакет». В результате проведенного конкурса исполнителем и партнером по внедрению новой КИСУП стала компания CorpSoft24, имеющая высокопрофессиональную экспертизу и огромный опыт внедрения комплексных проектов «1С». По результатам конкурса «Проект года 2019», проводимого фирмой «1С», данный проект стал победителем в номинации «Лучший комплексный проект».

Фото из группы «Остров мечты» в Facebook

Три фазы и три приоритета 

Проект такого масштаба ожидаемо был сложным, дорогим и длительным, поэтому процесс внедрения платформы разделили на три фазы, при этом была использована технология постепенного прототипирования.

«Первый прототип – стандартная система «1С», изучение нами как заказчиком стандартных бизнес-процессов и перерисовка процессов, которые мы нарисовали раньше, под стандартный функционал, – рассказывает Алексей Кеня. – Переписывать саму систему долго и дорого, поэтому была поставлена задача – максимально приблизить наши бизнес-процессы к стандартным процессам системы». 

В первой фазе были сформированы перечень и полное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации по каждой из подсистем. Выполнен перенос исторических данных по строительству, материальному учету, кассовые и банковские документы, прочие обороты по РСБУ в ПП «1С:Управление холдингом 8». Для качественного подбора и приема персонала была введена в промышленную эксплуатацию подсистема кадрового учета и расчета заработной платы на базе «1С:ЗУП 8 КОРП», в которую тоже были перенесены исторические данные по сотрудникам компании, начислениям, удержаниям и выплатам персоналу. 

«Так как основные средства объекта исторически формировались в «1С:Бухгалтерия 8», было принято решение поверх этой платформы поставить «1С:Управление холдингом 8», – поясняет Алексей Кеня. – Такой подход позволил нам плавно перейти от «1С:Бухгалтерии 8» и не потерять свои данные, накопленные за годы строительства, хотя учет велся в разных системах. Закрыть «1С:Бухгалтерия 8» и перегрузить все заново в чистую систему было бы очень сложно. В итоге пришли к такой схеме – в «1С:ERP» у нас находится транзакционная часть, в «1С:Управление холдингом» – все финансы». 

Фото из группы «Остров мечты» в Facebook

Во второй фазе были актуализированы бизнес-процессы, загружен основной набор данных и сделан прототип с данными. Подготовлен сценарий тестирования, где описаны сценарии каждого бизнес-процесса. «Это уже была серьезная система, прототип с данными и сквозными процессами, но без доработок, – поясняет Алексей Кеня. – По результатам фазы 2 начали формировать и писать перечень необходимых доработок, разделив их на три крупных блока – интеграционный (блок систем, которые нужно интегрировать, например, билетная система), аналитическая отчетность, доработки стандартных форм. После этого определили приоритетность всех доработок, чтобы успеть сделать основное внедрение в указанные сроки. Первый приоритет – разработки, без которых не сможем стартовать и которые надо было обязательно выполнить к запуску. Второй приоритет – в основном отчеты». 

На третьей фазе была произведена интеграция с сайтом, с билетной системой и другими операционными системами парка. Было настроено торговое оборудование и запущена «1С:Розница 8 Проф» на торговых точках парка. Проведено обучение персонала из всех подразделений работе в «1С». Проведено сквозное тестирование системы с учетом всего ИТ-ландшафта парка «Остров мечты». Настроены права доступа, определены ответственные за НСИ, была подтверждена готовность информационных систем к запуску парка в феврале 2020 года.

Фото из группы «Остров мечты» в Facebook

Результаты первой фазы: начата промышленная эксплуатация подсистемы учета по РСБУ и налоговому учету, подсистемы ЗУП; описаны бизнес-процессы по каждой из подсистем; проведено тестирование прототипа системы на тестовых данных.

Результаты второй фазы: начата промышленная эксплуатация «1С:Документооборот 8 КОРП»; выполнена интеграция между входящими в «1С:Корпорация» программными продуктами и отраслевыми решениями; выполнены доработки согласно части технического задания по каждой из подсистем. Разработаны руководства для пользователей и проведено обучение персонала. 

Результаты третьей фазы: внесена первичная информация по подсистемам бюджетирования и казначейства, выполнена опытно-промышленная эксплуатация всех подсистем, выполнена и протестирована интеграция со сторонними системами, выполнено консультирование пользователей, подготовлен приказ о переводе системы в промышленную эксплуатацию.

«Разделение на фазы было правильным подходом, в результате которого систему удалось вовремя запустить и перевести в промышленную эксплуатацию, – говорит Алексей Кеня. – И хотя первые недели эксплуатации системы не обошлись без небольших сбоев, потом процесс наладился и сейчас все стабильно работает». 

Всеобъемлющий эффект

Внедрение длилось 17 месяцев, с конца сентября 2018 по март 2020 года. Отклонений по срокам запуска и бюджету не было.

Основной сложностью проекта стали использование и увязка большого набора конфигураций «1С», потребовалась интеграция не только между программными продуктами «1С», но и с другими информационными системами – билетной, сайтом, с торговым оборудованием и пр. Внедрено 9 типовых, специализированных и отраслевых решений и 44 подсистемы отдельных решений, автоматизировано 550 рабочих мест и более 150 бизнес-процессов, сделаны двусторонние интеграции с 5 внешними системами.

Предметные области автоматизации: комплексное управление ресурсами предприятия (ERP), управление эффективностью холдинга (CPM), управленческий и финансовый учет (FRP), бухгалтерский и налоговый учет, зарплата, управление персоналом и кадровый учет (HRM), документооборот (ECM), управление торговлей, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками, управление складской логистикой (WMS), управление проектами и портфелями проектов (EPM, PMO), управление нормативно-справочной информацией (MDM), управление ремонтами (EAM). 

По словам Алексея Кеня, рисков в таком масштабном проекте было достаточно. Помогло то, что консультанты CorpSoft24 переработали все бизнес-процессы, расписанные командой холдинга, и показали, как их можно реализовать в стандартной функциональности «1С», чтобы не тратить время на программирование. Когда писали сценарии и делали прототипы, фиксировали все замечания и требования конечных пользователей.

Выводы команды ХК «Остров мечты»: при реализации такого всеохватывающего проекта требуется поддержка топ-менеджмента и глубокое вовлечение компании-интегратора. В процессе внедрения проводились регулярные собрания обеих команд, на которых фиксировались замечания и пожелания, управляющим комитетом фиксировались ключевые вехи и фазы. По мнению Алексея Кеня, команда сделала достойный продукт, который работает уже больше года и является базой для дальнейшего развития бизнеса.

Валерия Миронова, Retail.ru