Проект внедрения системы проходил в российском представительстве одной из ведущих европейских торгово-производственных компаний, общая численность персонала в которой более 18 тыс. человек, работающих в 146 странах мира. Число торговых представителей в московском офисе – около 1000 сотрудников.
Целями проекта были автоматизация процессов формирования типовых и индивидуальных бонусных схем, оценка выполнения сотрудниками KPI, расчет и утверждения бонусов и выплата премиальных. На участие в бонусной программе заказчика имели право все сотрудники компании, но в первую очередь акцент ставился на управлении процессом премирования полевых сотрудников (торговых представителей) бизнес-юнитов и выплате им квартальных и полугодовых премий.
Задача ставилась так, чтобы найти на рынке информационную систему, которая не будет ломать привычную схему начислений, а сможет гибко подстраиваться под любые ее вариации. В рамках тендера был изучен ряд решений крупных компаний. Выбор был сделан в пользу HRM-системы БОСС-Кадровик. Её разработчик – компания «БОСС. Кадровые системы» – имеет большой опыт внедрения, как типовых, так и сугубо специализированных HR-решений на базе своего программного обеспечения. Система БОСС-Кадровик эксплуатируется в крупнейших компаниях страны, на многих объектах уже более 20-ти лет.
Особенностью проекта было создание системы управления вознаграждениями в русле современной концепции Digital HR. В первую очередь ставилась задача по обслуживанию именно удаленных сотрудников. Торговые представители чаще всего не сидят в офисах за компьютерами, они работают в «поле», используя разрешенные для работы с корпоративными данными гаджеты. В процессе формирования типовых бонусных схем, индивидуальных бонусных планов задействованы как HR-менеджеры, ответственные за реализацию мотивационной политики, так и руководители, непосредственно отвечающие за работу торговых представителей. В результате процесса согласования планов на всех уровнях, включая ознакомление с ними непосредственных исполнителей, рождаются окончательные бонусные соглашения на предстоящий период. Процессы отслеживания результатов выполнения планов, подведения итогов в конце периода и согласования фактических достигнутых показателей для дальнейшего начисления бонуса требуют вовлечения в работу с системой тех же участников.
Для автоматизации процессов в системе первым делом были определены роли с соответствующим функциональным наполнением и правами доступа. Были сформированы группы пользователей, относящиеся к этим ролям. Был разработан и алгоритмизирован порядок делегирования прав. Например, когда руководитель в отпуске, а в организации подводятся итоги работы за квартал, кто-то должен брать эту функцию на себя. БОСС-Кадровик, будучи мастер-системой по учетным персональным данным, способен автоматически передать полномочия замещающему лицу.
Далее были определены периоды планирования, за которые подводятся итоги, выставляются баллы и выплачиваются премии. В системе ими могут быть как квартал – полугодие – год, так и, вообще говоря, любые другие периоды, которые может пожелать настроить заказчик. Важный момент в любой BMS – шкалы для расчета бонусов. В системе БОСС-Кадровик есть возможность использования двух типов шкал: количественных и качественных. Количественные шкалы по сути являются функциями, которые определяют полагающуюся величину бонуса в зависимости от реально достигнутого результата в процентах от цели. Качественные шкалы обычно сводятся к альтернативе платить по ним бонус в размере номинала или не платить вовсе в зависимости от простой диаметрально противоположной оценки результата руководителем: да/нет (достигнуто/не достигнуто).
В BMS БОСС-Кадровик в индивидуальном бонусном плане сотрудника может собираться любое количество целей, как общекорпоративных (например, общий план продаж компании в целом), коллективных, групповых (например, план продаж регионального офиса), так и сугубо индивидуальных (например, личный план продаж). Все они могут оцениваться по различным заранее настроенным шкалам и иметь при этом разный вес. Причем, говоря о продажах, цели могут ставиться в разрезе любой номенклатуры продаваемой продукции, категории покупателей и прочее - в разрезе любой аналитики, которая может загружаться в программу из других целевых систем.
В обсуждаемом проекте KPI группировались в блоки. Первый блок – это основные задачи: цели продаж, развития клиентской базы и т. д. Второй – это спецзадачи, которые выражаются в определенных мероприятиях, их проведении и участии в них сотрудников. И третий – это дополнительные индивидуальные задачи, которые ставятся сотруднику на конкретный период.
Особым требованием заказчика было составление отчетности по бонусным вознаграждениям на двух языках – русском и английском. Это означало, что цели должны были сразу формулироваться на двух языках. БОСС-Кадровик успешно справился с задачей – кроме возможности получения двуязычной отчетности, предоставил функции поиска и возможности сортировки по целям сразу на двух языках.
Удаленные сотрудники являются полноценными участниками бизнес-процессов компании. Торговые представители находятся вне офиса и поэтому их рабочим инструментом становится планшет с предустановленным «личным кабинетом» системы БОСС-Кадровик, в который помимо прочего интегрирована функциональность BMS, доступная каждому пользователю в соответствии с его ролевыми полномочиями.
В рамках проекта была выполнена настройка импорта в БОСС-Кадровик фактических данных из системы учета продаж Заказчика по всей компании, филиалам, конкретным торговым представителям в разрезе номенклатурных групп продукции. Эти данные были достаточны для определения фактически достигнутых значений KPI по основному блоку продаж. Работник контролирует учет своих достижений по другим блокам целей, руководитель подтверждает эти показатели. Есть возможности депремирования или, наоборот, применения повышающего коэффициента для премирования сотрудников, или уточнения индивидуальных целей. Завершение процесса – это не только расчет премий в соответствии со шкалами и весами, но и составление сводных отчетов по типовым и индивидуальным бонусным схемам.
В системе автоматизирован расчет бонусов с учетом особых случаев: например, сотрудница ушла в декрет, не доработав период. Система БОСС-Кадровик знает об этом и может произвести перерасчет, исходя из фактически отработанного периода и достигнутых целей.
Итак, благодаря наличию в системе БОСС-Кадровик встроенных механизмов процессного уровня (BPM-inside), процесс формирования бонусных схем и фактических начислений стал «умным». Теперь корректность формируемых схем и прохождение самого процесса контролируется встроенными в систему автоматическими проверочными процедурами. Стало возможным проводить многоаспектный анализ информации, принимать на его основе управленческие решения по изменению схем, ликвидации диспропорций, а главное – сократить сроки планирования и выплачивать премии без ошибок.
