Фармпроизводитель «Фармимэкс» перешел на 1С:ERP и на 10% снизил дебиторскую задолженность

Фото: Mai.Chayakorn/Shutterstock/Fotoodom

Почему возникла необходимость перехода на другую систему учета

Компания «Фармимэкс» – крупный фармацевтический производитель России – вела учет в зарубежной ERP-системе (Enterprise Resource Planning – автоматизированная система управления предприятием). Но после издания Указа Президента России от 30.03.2022 № 166 «О мерах по обеспечению технологической независимости и безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации» встал вопрос о переходе на отечественное программное решение. К тому же зарубежное ПО не давало нужной гибкости и не позволяло в полной мере реализовать задачи по унификации и автоматизации процессов предприятия.

При выборе вендоров компания опиралась на следующие критерии:

• полная импортонезависимость – решение должно принадлежать российскому поставщику ПО;

• широкий выбор программных продуктов – в будущем компания планировала автоматизировать и другие свои бизнес-процессы;

• конкурентная стоимость – фармацевтическая отрасль, особенно в сегменте препаратов для редких заболеваний, чувствительна к росту себестоимости продукции.

В качестве новой системы управления «Фармимэкс» выбрала «1С:ERP Управление предприятием». Для внедрения отечественного ПО компания привлекла команду ООО «АСАП Разработка».

До внедрения: ошибки в данных, разрозненность подразделений, низкий уровень автоматизации

Ключевая проблема – разрозненность подразделений компании: если в головной организации и на центральном складе учет велся в зарубежной ERP-системе, то в филиалах учет осуществлялся с помощью продуктов 1С. Причем в каждом из филиалов была своя локальная конфигурация 1С.

Нормативно-справочная информация в компании также велась децентрализованно и не всегда стыковалась в системах головной организации и филиалов. Усложнял ситуацию и тот факт, что ход некоторых процессов в филиалах не соответствовал процессам головной организации. Из-за работы в разрозненных системах организационная структура склада имела логическое деление и не соответствовала физической структуре. При этом в зарубежной системе не было реализовано адресное хранение, однако складская инфраструктура уже была готова и промаркирована. Важно отметить и низкий уровень автоматизации – часть выходных печатных форм готовилась в ручном режиме. В результате работа велась асинхронно, что приводило к ошибкам в данных и рассогласованности в процессах.

Основными целями и задачами проекта стали:

1. Замещение теряющей актуальность зарубежной ERP-системы, оставшейся без поддержки вендора.
2. Развитие функционала нового ПО, интеграция с государственными информационными системами и устройствами – «Честный знак», «Мониторинг движения лекарственных препаратов» (МДЛП), терминалами сбора данных (ТСД), – а также повышение автоматизации выполняемых в ERP процессов.
3. Построение единой ERP-системы и постепенное включение в контур удаленных филиалов. Унификация процессов филиалов как между собой, так и с процессами головной организации. В качестве пилотного был выбран филиал в Санкт-Петербурге.
4. Сокращение числа ошибок и снижение трудозатрат в процессе обработки заказов и подготовки комплектов сопроводительных документов.
5. Автоматизация контроля при отгрузке для соблюдения отраслевых регламентов, автоматизация складов и адресного хранения.

Фото: yenneris/Shutterstock/Fotoodom

При внедрении ПО требовалось учесть специфику фармацевтической отрасли

Для развертывания новой системы управления предприятием необходимо было учесть особенности компании, в том числе ячеистое хранение на складе, а также требования отраслевой специфики фармацевтической отрасли. В частности, важно было обеспечить:

• Прослеживаемость конкретной партии поставки до реализации товара, хранение атрибутов поставки для каждой партии, возможность четкой идентификации запасов и соответствующих ему атрибутов при отзыве серии лекарственного препарата.

• Контроль соблюдения регламентов на всей товаропроводящей цепочке, включая сроки годности, условия хранения, торговую наценку, статус таможенного оформления и фармакологического контроля.
• Контроль соблюдения условий государственных контрактов в части стоимости, сроков и объемов поставки.
• Отслеживание каждого этапа доставки товаров до потребителя, фиксацию параметров транспортных средств и приборов регистрации температуры в процессе транспортировки.
• Функционал кредит-ноты (скидки поставщика) с учетом самостоятельных условий.
• Автоматизацию формирования отраслевых регламентированных форм сопроводительных документов и отчетности, например, журнала учета движения иммунобиологических лекарственных препаратов по унифицированной форме «Приложение № 40 к СП 3.3686-21».

Переход на российскую систему занял меньше года: архитектура решения и масштаб проекта

Реализация проекта проходила с февраля 2024 по январь 2025 года. При этом запуск в промышленную эксплуатацию всех подсистем осуществлялся единовременно, с одновременной работой всех пользователей, как по складским операциям, так и по операциям маркировки лекарственных препаратов. Важно учесть, что параллельная работа в исторической системе не велась.

Процесс внедрения проходил в несколько этапов:

1. Анализ и проектирование: сбор и анализ требований, моделирование и составление протоколов обследования, описание бизнес-процессов, подготовка проектных решений и формирование приоритизированного бэклога для последующих релизов.

2. Техническая реализация: реализация и доработка системы 1С:ERP согласно бэклогу, разбитому на релизы, включая интеграции с системами «Честный знак», МДЛП и «1С:ЗУП».

3. Запуск и стабилизация: успешная миграция данных и нормативно-справочной информации (НСИ) совместно с АО «Фармимэкс», обучение сотрудников, регистрация всех хозяйственных операций без параллельного ввода в старые системы.

Источник: «АСАП Разработка»

Архитектура проекта реализована в виде единой конфигурации, включающей в себя все функциональные подсистемы и организационные подразделения предприятия – центральный офис и удаленные подразделения. Это позволило вести оперативную работу в едином информационном пространстве предприятия.

Ключевыми особенностями реализации стали:

• Применение библиотеки интеграции МДЛП для выполнения операций по мониторингу движений лекарственных препаратов и взаимосвязи уведомлений с документами оперативного учета.
• Использование учета товаров по сериям в целях прослеживаемости запасов по партиям поставки с сохранением связи с документами поставки и их дополнительными атрибутами.
• Выполнение автоматического оперативного расчета себестоимости с целью фиксации стоимости запасов в разрезе серий до момента реализации.
• Запрет использования запасов, не прошедших всех разрешительных стадий (например, сертификации).
• Продажи по государственным контрактам и аукционам, подразумевающие особые требования к именованию товарных позиций, а также автоматический расчет количества к отгрузке за счет собственных средств при некратных количествах спецификации. Формирование комплектов специфических выходных печатных форм.
• Цепочка безвозмездной поставки лекарственных препаратов на благотворительность.
• Активный контроль предельных отпускных цен на лекарственные препараты по государственному реестру, сохранение и прослеживаемость атрибутов протокола согласования цен от поставщика до покупателя.
• Автоматизация расчета и отражение в учете кредит-нот покупателю.
• Печать заказов поставщику на иностранном языке из системы.
• Интерфейс терминалов сбора данных, учитывающий особенности адресного хранения и необходимость интеграции с системами маркировки.

Схема общей функциональной архитектуры решения. Источник: «АСАП Разработка»

Помимо внедрения «1С:ERP Управление предприятием», на основном предприятии была реализована также «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». В ней сотрудникам стали доступны различные системы расчета заработной платы для структурных подразделений предприятия, а также формирование единой регламентированной и налоговой отчетности с учетом данных филиалов из внешних систем. Так в рамках проекта было внедрено не одно, а два решения 1С.

Результаты: на 30% повысилась скорость обработки заказов и на 5% сократились сроки исполнения заказов и оказания услуг

Через девять месяцев после старта проекта «Фармимэкс» полностью перешла в единую информационную систему на базе «1C:ERP Управление предприятием» и отказалась от зарубежной учетной системы. Новая платформа позволила производителю препаратов унифицировать данные и процессы в рамках всего предприятия, а также реализовать полный цикл учета товара, начиная от закупки, приемки на склад и заканчивая реализацией заказчику.

В ходе проекта была проведена ревизия всех процессов, подлежащих автоматизации. И на основе анализа практик головной организации и филиалов были определены наиболее оптимальные сценарии автоматизации. Кроме этого, для корректной работы была нормализована НСИ и актуализированы данные, что позволило значительно сократить количество информации в справочниках.

Еще один результат внедрения – снижение нагрузки на сотрудников во время перехода на новое ПО. Это стало возможным благодаря использованию классификаторов системы, похожих на прежние, например, плана счетов, справочника статей затрат, видов номенклатуры. Объем ручных операций также сократился: удалось увеличить прозрачность учета, снизить объем рутинной работы, существенно сократить время на обработку первичной документации.

eawards.1c.ru