Начиная с 1 марта 2023 года появилась возможность создавать электронные путевые листы. Это новшество открывает компаниям ряд перспективных возможностей. В данной статье мы расскажем о том, как уже сегодня можно упростить процедуру формирования путевых листов и обеспечить большую прозрачность в ходе этих процессов.
Электронный путевой лист (ЭПЛ) – это документ, который служит для учета и контроля работы транспортных средств и водителей. В настоящее время возможно создание путевых листов как в электронном, так и в бумажном формате, но наблюдаемая тенденция к цифровизации документооборота указывает на то, что в скором времени предпочтение будет отдаваться электронному варианту. Стандартный формат электронного путевого листа устанавливается Федеральной налоговой службой. С 1 марта 2023 года вступил в силу приказ Министерства транспорта от 28.09.2022 № 390, который определяет правила оформления электронного путевого листа.
Как оформить электронные путевые листы
Существует необходимость предоставления путевых листов в бумажной форме, однако у них нет обязательно установленного стандартного бланка, но существует определенный набор информации, который должен быть указан в документе. Бланки путевых листов можно разработать самостоятельно или использовать унифицированные бланки, утвержденные Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 г. № 78. Формат, который использует компания, должен быть закреплен в ее учетной политике.
Предоставление путевого листа является обязательным в следующих случаях для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:
- Осуществление перевозок пассажиров и багажа;
- Грузоперевозки в городе, пригороде или междугородние перевозки;
- Аренда транспортных средств на основании договора.
Кроме того, рекомендуется оформлять путевые листы, если сотрудник использует свой личный автомобиль в рамках работы для организации.
Путевой лист необходим по следующим причинам:
- Предоставление водителем путевого листа по требованию сотрудников Госавтоинспекции (ГИБДД);
- Подтверждение расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства;
- Расчет заработной платы водителям;
- Подтверждение использования сотрудником личного транспорта в рабочих целях;
- Подтверждение расходов при аренде транспорта.
Электронные путевые листы – это электронные документы, используемые для учета автомобилей и поездок. Они содержат информацию о сроке действия путевого листа, лице, оформившем документ, транспортном средстве, водителе (водителях), а также о виде перевозки и маршруте.
Обязателен ли электронный путевой лист?
В настоящий момент нет таких категорий, для кого обязателен электронный путевой лист. Речи о полном переходе на электронные путевые листы и отказ от бумажных пока не идет, у перевозчиков и собственников транспортных средств есть выбор: заполнять обычные бумажные документы или электронные. Главное условие состоит в том, чтобы и те, и другие были оформлены соответствующим образом — в соответствии с приказом Минтранса № 390 от 28.09.2022
Как выглядит электронный путевой лист
В связи с введением электронных путевых листов многих интересует, как они выглядят. Хотя существуют образцы электронных путевых листов, нет единой обязательной формы для них. Однако путевой лист должен содержать определенную информацию, такую как срок его действия, данные о транспортном средстве, информацию о водителе, вид перевозки, вид сообщения и данные об оформителе путевого листа. Кроме того, собственник транспортного средства может добавить другую информацию по своему усмотрению. Таким образом, в компаниях есть возможность утвердить собственные формы электронных путевых листов.
Где создать электронные путевые листы
Контролировать деятельность всего автопарка и создавать электронные путевые листы можно в специализированных сервисах, например сервисе MONTRANS.ONLINE.
Оригинальное решение мониторинга, разработанное IT-специалистами и аналитиками MONTRANS, позволяет не только вести учет ЭПЛ, но и помогает руководителю полностью контролировать работу автотранспортного предприятия в режиме онлайн.
✓ Автоматизация процесса управления всем автотранспортным предприятием;
✓ Контроль финансовых расходов на содержание и эксплуатацию техники;
✓ Отслеживание местонахождения и перемещения транспорта;
✓ Контроль расхода топлива, заправок и сливов;
✓ ТОиР
Таким образом, индивидуальные предприниматели и юридические лица имеют возможность использовать электронные путевые листы для упрощения документооборота. Переход к цифровому обмену документами позволяет сократить административные расходы, сэкономить время на поиске документов, упростить ведение архива и автоматизировать работу внутренней системы учета.
