Производитель аксессуаров из кожи повысил управляемость бизнеса и сократил издержки благодаря внедрению «1С:УНФ»

Фото: Hryshchyshen Serhii/Shutterstock/Fotodom

Работа с данными в Excel отнимала время и приводила к ошибкам

Весь учет компания вела в электронных таблицах. И если поначалу это давалось легко, то с открытием новых цехов работы прибавлялось: таблицы становились массивнее, времени на их создание уходило много, а на развитие бизнеса – мало. Сколько и каких изделий произвели, какие материалы списали, можно было понять лишь после разговора с мастерами. Затем цифры нужно было тщательно проверить, поскольку мастера получали оплату за каждый произведенный товар.

Когда в отчетах все чаще начали появляться ошибки и их количество стало критичным, руководство компании приняло решение автоматизировать процесс сборки товара и списания материала. С таким запросом бренд «ПодKожей» обратился к компании «Сургут Бизнес Системы».

Ключевыми причинами для автоматизации стали:

1. Низкая скорость работы с данными. Управленческая отчетность по остаткам на складе, выпуску продукции и списаниям формировалась раз в несколько дней вручную и постоянно запаздывала. Собственник принимал решения на основе вчерашних данных.
2. Высокие операционные и административные расходы. Товаровед тратил 2−3 часа ежедневно на подсчет продукции, сверку списаний материалов и составление отчетов в Excel. Бухгалтер затрачивал от двух рабочих дней в месяц на расчет сложной сдельной заработной платы.
3. Неконтролируемые производственные издержки. Материалы списывались «по нормативам», а не по факту. Это не позволяло отслеживать перерасход и вело к потерям материальных ресурсов.
4. Низкая оборачиваемость складских запасов. Из-за отсутствия точного учета в реальном времени возникали ситуации, когда для выполнения заказа клиента не хватало материалов. При этом они были размещены на другом конце склада.

Рабочие места мастеров. Фото: «Сургут Бизнес Системы»

Схема бизнес-процесса производителя

Документ производства должен был фиксировать, какой товар изготовили, какой материал списали. Поэтому работа строилась по следующей схеме:

1. Поступление заказа.

2. Передача заказа мастерам.

3. Заполнение мастерами документа производства.

4. Печать штрихкодов на выпущенный товар.

После проведенного интервью с заказчиком команда «Сургут Бизнес Системы» выяснила дополнительные вводные:

• Документ «Производство» должен не только учитывать товар и материал, но и помогать рассчитывать зарплату.

• Важно было печатать два штрихкода на товар, если он шел на реализацию на маркетплейсы. Если заказ производили для розницы, то печатали один штрихкод.

• Фиксация всех процессов должна быть максимально простой, чтобы мастера не отвлекались на сложные документы и программы. К тому же рабочие места мастеров небольшие и разместить на каждом из них компьютер с принтером этикеток невозможно.

Внедрили «1С:УНФ» без затрат на серверное оборудование

Было принято решение о быстром старте с программой «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») в облаке «1С:Фреш». Это позволило избежать затрат на серверное оборудование и обеспечить доступность системы с любого устройства.

Срок внедрения – написание технического задания, разработка расширения для конфигурации, установка и полный ввод в эксплуатацию – занял три месяца. Высокая скорость была достигнута за счет использования типовых механизмов «1С:УНФ» и точечных, но эффективных доработок.

Последовательность операций стала прозрачной и структурированной

1. Запуск системы. В начале дня мастер на рабочем месте открывает «1С:УНФ». Система запускает обработку, которая создает документ «Производство», и сразу готова фиксировать операции.

2. Сканирование бейджа и штрихкода изделия. В течение дня мастер с помощью сканера считывает свой бейдж и штрихкод изделия, которое изготавливает. А после выпуска изделия снова считывает свой личный штрихкод и штрихкод окончания производства в зависимости от заказа: для маркетплейса или для оптовых продаж. Для ввода товаров у специалистов есть только сканер этикеток рядом с обычным телевизором, на котором отображается процесс сборки товаров.

3. Печать этикетки. В рабочем месте создается строчка с именем мастера, временем начала работы, товаром, который он делает. Когда мастер считывает штрихкод окончания изготовления товара, печатается этикетка, которая клеится на товар. На этикетке выводится подробная информация, которая необходима для определения товара и последующей продажи. К рабочему месту подключен принтер этикеток, у каждого мастера есть радиосканеры.

4. Заполнение документа «Производство». Параллельно с печатью этикеток заполняется документ «Производство», который дублирует все, что отображается в рабочем месте. Ранее заказчик для каждого изделия занес в систему спецификацию. Это помогло реализовать автоматическое списание материалов, используя стандартный механизм программы.

5. Формирование сводки по каждому мастеру. В конце рабочего дня товаровед проводит документ «Производство» и создает сдельные наряды по каждому мастеру, который работал в эту смену. Для упрощения процесса была разработана специальная кнопка. При клике по ней производится анализ табличной части производства, затем создается документ по каждому мастеру и по товарам, которые он произвел. Каждый документ содержит информацию, какой товар мастер сделал и в каком количестве. Команда доработала только колонку «Расценка», в нее попадает сумма, которую получает мастер за производство товара. А суммы по каждому изделию заказчик внес в карточки номенклатуры в виде дополнительной цены.

6. Создание документа «Платежная ведомость» бухгалтером. В документ автоматически добавляются суммы, которые ранее были введены документом «Сдельный наряд».

В документ «Производство» внесли две колонки: сотрудник и время начала производства. Фото: «Сургут Бизнес Системы»

Материалы заполняются, исходя из спецификаций на каждое изделие. Фото: «Сургут Бизнес Системы»

Система сэкономила ресурсы и снизила число ошибок в данных

• Сокращение трудозатрат: смены начали закрываться быстрее, ускорился расчет зарплаты, высвобождено рабочее время административного персонала благодаря отказу от расчетов в Excel.

• Ускорение формирования управленческой отчетности: отчеты по производству и остаткам теперь доступны онлайн в режиме реального времени.

• Снижение объемов материальных запасов: точный учет и предотвращение излишних закупок «на глаз». Оборачиваемость складских запасов выросла благодаря ликвидации замороженных неучтенных остатков. Минимизированы также потери материалов из-за перерасхода и ошибок списания.

• Уменьшение производственных издержек: снизились косвенные издержки за счет оптимизации времени сотрудников.

• Сокращение сроков исполнения заказов: отсутствие простоев в ожидании данных для отгрузки.

• Увеличение объема выпускаемой продукции: повысилась прозрачность и управляемость процесса производства.

v8.1c.ru