С первых дней основания Dodo Brands (включает «Додо Пицца», «Дринкит» и «Донер 42») выстраивала свои процессы на полной автоматизации. Но в компании оставались «серые» зоны, которые требовали доработки и ручного труда. Например, такой проблемной зоной являлись командировки. С каждым годом число поездок росло, а вместе с ними — отчетность.
Четыре года назад компания вывела деловые поездки на «светлую сторону», обратившись за помощью к стороннему IT-решению. Рассказываем, как облачный сервис помог оцифровать командировки и сократить объемы работы на их организацию.
Командировки до оцифровки
У Dodo Brands существует такая установка: «Все, что поддается оцифровке, должно быть оцифровано». Однако автоматизация командировок в компании была проведена не сразу. Пока за большинство процессов отвечала технологичная платформа Dodo IS, деловые поездки в компании планировались по старинке.
Сотрудники оставляли заявки на поездку в «Google Формах». Часами ждали от тревел-агентств нужное бронирование на почту и неделями – закрывающие документы. Оперативно забронировать авиабилет, гостиницу или поменять условия брони в таких реалиях было невозможно. Рабочие планы командированных приходилось синхронизировать с нерасторопностью агентов.
Четыре года назад командировки компании вышли на международный формат и превысили 1000 в год. Команда всерьез задумалась об оптимизации деловых поездок на базе готового it-решения. Разработку собственного сервиса в DODO посчитали нецелесообразной. Намного проще найти стороннее решение и интегрировать его с собственными системами, не мешая существующим процессам.
О Smartway Dodo Brands узнали от партнеров. Сначала протестировали бесплатную демоверсию платформы, а через месяц перешли на регулярное сотрудничество. Для публикации сотрудники трех департаментов рассказали об изменениях в организации командировок с переходом компании на облачный сервис.
Офис-менеджер Dodo Brands Наталья Полугрудова:
Изменилась система бронирования
«С переходом на онлайн-сервис заявки на командировку стали подаваться через систему внутреннего документооборота. У сотрудников появилась возможность сразу указывать условия и пожелания. На основе этих данных я подбираю, бронирую и оплачиваю отели и билеты через Smartway. Комфортно, что все процессы происходят внутри одного личного кабинета. Больше не нужно искать информацию в почте, если какая-то деталь потерялась при пересылке.
Система предлагает не только удобные варианты по ценам поставщиков, но и бесплатную отмену брони. Когда командировок много, высока вероятность опечатки при покупке билетов.
Бывают ситуации, когда сотрудник меняет паспорт, фамилию или даты командировок. В Smartway есть автоматическая функция полного возврата стоимости авиабилета в течение нескольких часов после покупки.
Новые перспективы развития внутри сервиса
С большими темпами роста у компании увеличивается потребность в бизнес-поездках. Мы решили постепенно подключать сотрудников на самостоятельное бронирование своих командировок. В Smartway для этого предусмотрены travel-политики. Система устроена таким образом, что ни один билет не может быть куплен, если он выходит за рамки установленного лимита. Ограничения в рамках travel-политик можно выставить как по стоимости, так и по направлению. Это помогает нам грамотнее выстраивать процесс бронирования».
Главный бухгалтер Dodo Brands Ольга Богатыренко:
Сила – в интеграции
«Важным плюсом в работе со Smartway для меня стало создание интеграции с «1С:Бухгалтерия». До нее нам приходилось вносить данные о билетах, включая операции по обмену и возврату, вручную. Когда в компании более 1000 командировок в год, обойтись без ошибок при ручном вводе практически невозможно. Удобно, что за счет интеграции вся информация о поездке автоматически загружается в авансовый отчет. На сам отчет у меня уходит 3–5 минут, формируется он по всем требованиям бухучета. Инвойсы, отчеты и закрывающие к нам приходят по ЭДО через Диадок.
Избавились от боли с потерей посадочных
В прошлом нашей проблемой была потеря посадочных талонов. Сотрудники регулярно не доносили их в бухгалтерию после командировки. Приходилось писать заявление в авиакомпанию и заказывать справку о совершенном полете. На это мы тратили не только время, но и значительную сумму. В Smartway такую справку можно оформить в один клик, справка полностью соответствует требованиям ФНС».
Финансовый директор Dodo Pizza Eurasia Дмитрий Соловьев:
Полноценная аналитика
«Мы создаем инновационные ресторанные концепции, поэтому нам важно сотрудничать с современными и технологичными решениями.
Smartway, как и Dodo IS, – облачная платформа, не требующая дополнительной разработки или скачивания. Основным требованием было умение стороннего онлайн-решения не только разгружать бухгалтерию, контролировать затраты, но и помогать развитию наших собственных процессов. Отличный пример такой помощи – полноценная аналитика сервиса.
В Smartway можно самим создавать и менять метрики для анализа компании.
Мы используем аналитические отчеты в разных срезах: по центрам затрат или департаментам. Следим как за конкретными проектами, так и отдельно за стоимостью билетов и гостиниц. Данные нам нужны для проведения презентаций и улучшения условий командировок. Например, повышение размера суточных. Также мы регулярно сверяем планы: сколько потратили на командировку в определенный период, сколько было изначально заложено в бюджет и так далее».
