Командировки в Dodo Brands: как компании удалось сэкономить время и деньги на деловых поездках

Командировки до оцифровки

У Dodo Brands существует такая установка: «Все, что поддается оцифровке, должно быть оцифровано». Однако автоматизация командировок в компании была проведена не сразу. Пока за большинство процессов отвечала технологичная платформа Dodo IS, деловые поездки в компании планировались по старинке.

Сотрудники оставляли заявки на поездку в «Google Формах». Часами ждали от тревел-агентств нужное бронирование на почту и неделями – закрывающие документы. Оперативно забронировать авиабилет, гостиницу или поменять условия брони в таких реалиях было невозможно. Рабочие планы командированных приходилось синхронизировать с нерасторопностью агентов.

Четыре года назад командировки компании вышли на международный формат и превысили 1000 в год. Команда всерьез задумалась об оптимизации деловых поездок на базе готового it-решения. Разработку собственного сервиса в DODO посчитали нецелесообразной. Намного проще найти стороннее решение и интегрировать его с собственными системами, не мешая существующим процессам. 

О Smartway Dodo Brands узнали от партнеров. Сначала протестировали бесплатную демоверсию платформы, а через месяц перешли на регулярное сотрудничество. Для публикации сотрудники трех департаментов рассказали об изменениях в организации командировок с переходом компании на облачный сервис. 

Офис-менеджер Dodo Brands Наталья Полугрудова:

Бывают ситуации, когда сотрудник меняет паспорт, фамилию или даты командировок. В Smartway есть автоматическая функция полного возврата стоимости авиабилета в течение нескольких часов после покупки.

Новые перспективы развития внутри сервиса

С большими темпами роста у компании увеличивается потребность в бизнес-поездках. Мы решили постепенно подключать сотрудников на самостоятельное бронирование своих командировок. В Smartway для этого предусмотрены travel-политики. Система устроена таким образом, что ни один билет не может быть куплен, если он выходит за рамки установленного лимита. Ограничения в рамках travel-политик можно выставить как по стоимости, так и по направлению. Это помогает нам грамотнее выстраивать процесс бронирования».

Главный бухгалтер Dodo Brands Ольга Богатыренко:

Избавились от боли с потерей посадочных

В прошлом нашей проблемой была потеря посадочных талонов. Сотрудники регулярно не доносили их в бухгалтерию после командировки. Приходилось писать заявление в авиакомпанию и заказывать справку о совершенном полете. На это мы тратили не только время, но и значительную сумму. В Smartway такую справку можно оформить в один клик, справка полностью соответствует требованиям ФНС».

Финансовый директор Dodo Pizza Eurasia Дмитрий Соловьев:

Мы используем аналитические отчеты в разных срезах: по центрам затрат или департаментам. Следим как за конкретными проектами, так и отдельно за стоимостью билетов и гостиниц. Данные нам нужны для проведения презентаций и улучшения условий командировок. Например, повышение размера суточных. Также мы регулярно сверяем планы: сколько потратили на командировку в определенный период, сколько было изначально заложено в бюджет и так далее».

Retail.ru