Как «Снежная Королева» сократила цикл закупок на 29 дней и сэкономила 22% бюджета, переведя свои закупки на платформу Bidzaar

Фото: Deman/Shutterstock/Fotodom

Почему классические закупки больше не работают

До 2022 года цикл закупок в компании в среднем составлял 45 дней. Каждый шаг включал звонки с поставщиками, сбор коммерческих предложений (КП) по e-mail и длительные обсуждения для получения лучших условий.

Выбирая для сотрудничества постоянных партнеров, компания сталкивалась с вызовами:

• В условиях низкой конкуренции поставщики, как правило, не имели стимулов снижать цены, и для достижения выгодных условий компании приходилось вручную сравнивать предложения.

• Поставщики могли не выполнять свои обязательства по срокам или качеству товара, что приводило к дополнительным расходам.

В таких условиях процесс закупок сопровождался долгими переговорами, недостаточной гибкостью в ценах, приводил к задержкам и повышенным затратам на логистику и хранение товаров, а также не всегда давал желаемый экономический эффект.

Фото: Traveler0205/Shutterstock/Fotodom

Как компания перешла на ЭТП

Для решения этих проблем «Снежная Королева» решила перейти на работу с электронными торговыми площадками. ЭТП Bidzaar была выбрана благодаря своей удобной и интуитивно понятной платформе, которая не требует временных затрат на освоение. «Bidzaar – как iPhone в мире закупок: берешь и пользуешься, не нужно много времени, чтобы разобраться», – поделился впечатлениями один из сотрудников компании после начала работы в системе.

Ключевые задачи, которые компания рассчитывала закрыть переходом на ЭТП:

• увеличить конкуренцию среди поставщиков;

• сократить цикл закупок;

• избавиться от долгих звонков и переписки по каждой закупке;

• сохранить и расширить пул надежных поставщиков;

• упростить процесс сравнения цен и условий;

• вести несколько закупочных процедур параллельно;

• получать лучшие цены при сохранении качества продукции.

Для более быстрого перехода на новый формат работы и адаптации команды компания опиралась на обучающие материалы и практические рекомендации, доступные на образовательном портале Bidzaar.

Сокращение закупок с 45 до 16 дней

До внедрения ЭТП закупки занимали в среднем 45 дней. Поиск контрактов, переписки, ручной сбор и анализ коммерческих предложений затягивали процесс.

Переход на ЭТП Bidzaar ускорил работу: система позволила быстро найти более 170 тыс. активных поставщиков на платформе и собрать предложения. Это значительно повысило конкуренцию и помогло быстро подбирать лучшие решения.

В итоге цикл закупок сократился с 45 до 16 дней, а по некоторым категориям – до 5 дней. Прозрачность предложений и высокая конкуренция позволили добиться средней экономии в 22% на закупках.

Автоматизация обработки и анализа предложений

Ручной сбор предложений по каждому запросу на закупку создавал значительные трудозатраты. Bidzaar упростил этот процесс, автоматически собирая все КП в одной таблице, где закупщики могут быстро сравнивать цены и условия. При этом неценовые критерии – такие как сроки поставки и качество товара – можно настроить для сравнения, что позволяет отсеивать ненадежных участников сразу.

Сравнительная таблица КП. Источник: Bidzaar

Время на обработку и анализ предложений сократилось, а процесс закупки стал прозрачным и быстрым. Теперь он выглядит так: составить заявку на тендер → получить все предложения в одной таблице → сравнить их по цене и неценовым критериям → выбрать оптимальное предложение.

Найдено 60% новых поставщиков

Раньше работа с поставщиками во многом строилась вокруг уже знакомого пула партнеров.

После перехода на платформу подход к поиску поставщиков стал более системным и прозрачным. Bidzaar позволил расширить воронку участников и привлечь новых контрагентов, которых раньше компания не рассматривала. В результате 60% новых поставщиков были найдены через платформу, а конкуренция среди них способствовала снижению цен и улучшению условий для компании.

Результаты перевода закупок на ЭТП Bidzaar

После перехода на ЭТП Bidzaar «Снежная Королева» значительно улучшила результаты:

• экономия на закупках составила 22%;

• цикл закупки сократился с 45 до 16 дней;

• более 95% тендеров собирали 5 и более участников;

• 60% действующих поставщиков были найдены через платформу.

В результате компания не только снизила свои затраты, но и смогла наладить более эффективную работу с поставщиками, улучшив качество закупок и повысив конкурентоспособность на рынке.

Сейчас площадкой в компании занимаются два сотрудника, и этого достаточно, чтобы быстро запускать и плановые, и срочные закупки. А когда в тендер приходят новые участники, это сразу усиливает конкуренцию: действующие поставщики начинают снижать цены, чтобы сохранить контракт.

Переход на электронные торговые площадки, такие как Bidzaar, помогает ритейлерам существенно повысить эффективность закупок. Это не только ускоряет процессы и снижает затраты, но и позволяет работать с более конкурентными и надежными поставщиками. Внедрение таких решений открывает новые возможности для роста и развития компании. Смотрите больше кейсов Bidzaar из разных отраслей о цифровизации и повышении эффективности закупок.

Retail.ru