Современные технологии автоматизации позволили торгово-производственной компании «Любава» в 2 раза сократить количество ошибок производства, в 5 раз ускорить подготовку отчетов и в 3 раза снизить трудозатраты на ведение учета. О предпосылках, задачах и ходе реализации этого проекта — в нашем материале.
Компания «Любава» создана в 1995 году. Она производит и реализует более 70 видов продукции: сыры плавленые, пастообразные, колбасные, ломтевые, блочные; сливочное масло, маргарин, майонез. Ее товары продаются в 20 регионах России, а также в Белоруссии и Казахстане. Продукция «Любавы» представлена в крупных торговых сетях: «Ашан», «Лента», «Мария-ра», «Аникс», «Ярче!», «Киприно», «Холидей». В компании более 100 сотрудников.
Компания «АлаБайт» (г. Барнаул) занимается автоматизацией молочных и агропромышленных предприятий, имеет статус сертифицированного сервисного партнера «1С».
Быстрый рост и предпосылки проекта
До начала автоматизации бухгалтерский учет в компании «Любава» вели в «1С:Бухгалтерия 7.7», управленческий учет — в Excel.
Компания быстро росла. Ее основатели Любовь и Сергей Зарковы начинали свою работу с производства плавленого сыра и масла под торговой маркой «Любазар». Производство расширялось, компания начала выпускать товары под еще одним брендом — ТМ «Алдес». В 2017 году была запущена новая линия творожных сыров под торговой маркой «Сырный маг». Расширился ассортимент, производство увеличивалось, вводились в действие новые производственные линии и цеха. Работая в две смены и непрерывно вводя новые мощности, компании удалось в 2017 году увеличить выпуск масложировой и сырной продукции в 2 раза, на 20% — производство плавленых сыров.
В 2018 году компания открыла первый в Алтайском крае завод по производству маргарина. В ближайших планах компании — строительство складов готовой продукции с холодильным оборудованием площадью около 3 000 квадратных метров.
Рост объемов потребовал управленческой инфраструктуры более высокого уровня, в том числе и программного обеспечения. Управленческий учет в Excel стал очень трудозатратным и не обеспечивал своевременной информацией для принятия решений. Подготовка отчетов занимала много времени, и информация теряла актуальность. Также она требовала много ручного труда и повторного ввода одной и той же информации.
Например, рецептуры продукции технологи составляли в Excel. Рассчитывали на калькуляторе, что приводило к ошибкам.
Потребовался инструмент для удобного, единого ввода информации и получения оперативных отчетов. Стало очевидно, что нужна автоматизация продаж, закупок, производства.
Также было принято решение о разделении бухгалтерского регламентированного и управленческого учетов.
Цели и задачи автоматизации
Быстро растущей компании нужна была программа для автоматизации как производства, так и работы с заказами клиентов. Программа должна быть легко и быстро настраиваемой, понятной как для технологов, так и менеджеров по продажам.
Для решения этих задач специалисты «АлаБайт» предложили автоматизацию на базе двух программных продуктов:
- бухгалтерский учет — «1С:Бухгалтерия 8»;
- управленческий учет — «1С:Управление нашей фирмой»
с регулярным один раз в месяц обменом между программами.
Такое решение позволило разделить регламентированный и управленческий учет.
Ход проекта
После выбора, приобретения и установки программного обеспечения уточнили требования по каждой области автоматизации. На основании задач создали календарный план работ с детальным описанием каждого этапа.
Наиболее важными этапами стали: «Закупки», «Производство», «Продажи».
1. Установка и первоначальные настройки
Выбрали программу, приобрели, установили, сделали первоначальные настройки.
2. Закупки и работа с поставщиками
- Взаиморасчеты с поставщиками.
- Заказы поставщикам.
- Учет ТМЦ.
3. Производство
- Партионный учет.
- Рецептура. Спецификация. Производство.
- Учет незавершенного производства.
4. Продажи и логистика
- Взаиморасчеты с покупателями.
- Оптовая торговля.
- Оформление заказов покупателей.
- Склад и логистика.
Интересное решение
Чтобы обеспечить прозрачный учет производства с минимизацией ошибок, создали цепочку документов учета производства: «Рецептура» — «Спецификация» — «Производство», с подбором и распределением материалов. Организовали учет по партиям.
Сырье для плавления компания закупает только у алтайских производителей, что позволяет добиться сочетания доступной цены, высокого качества и полезности продукции. В компании постоянно проводится входной контроль основных параметров сырья. На основе результатов входного тестирования сырья рассчитываются объемы закладки компонентов для обеспечения заданных рецептур. Рецептуры рассчитывались на калькуляторе и в Excel, что приводило к ошибкам, например, к выбору уже израсходованного сырья. Конечно, нужно было реализовать решение этой проблемы в программе.
Для этого создали схему работы с документами производства.
| РЕЦЕПТУРА | СПЕЦИФИКАЦИЯ | ПРОИЗВОДСТВО | ||
| В документе «Рецептура» указываются параметры сырья, партии, нормативы готовой продукции для расчета спецификации. |
+ |
«Спецификация» формируется на основании рецептуры. |
+ |
В документ «Производство» добавили табличную часть для более подробного распределения материалов. Заполняется автоматически на основании спецификации. |
Начинается работа с документа «Рецептура».
В документе указываются параметры сырья, партии, нормативы готовой продукции для расчета спецификации.
Есть возможность заполнить рецептуру по готовой спецификации. Учесть наличие материала на складе и подобрать партию.
На основании документа «Рецептура» создается документ «Спецификация». По которому формируется документ «Производство».
В документ «Производство» добавили табличную часть для более подробного распределения материалов. Табличная часть заполняется автоматически на основании спецификации. Реализовали учет по партиям от сырья до готовой продукции с возможностью отследить, какое сырье в какую продукцию попало, какому контрагенту было отгружено.
Таким образом организовали цепочку ввода производственных документов на основании друг друга. Последовательный ввод, проверка наличия запасов и учет по партиям позволили сократить трудозатраты и ошибки в производственном учете.
В программе «1С:Управление нашей фирмой» стандартными возможностями легко настраивается разделение прав доступа по модулям. Каждому пользователю открывается доступ к документам того блока, с которым он работает: CRM, Продажи, Закупки, Работы, Производство, Деньги.
Помимо стандартных возможностей дополнительно сделали распределение прав пользователей вплоть до колонок в одном документе. Чтобы пользователи могли редактировать только свою часть документов.
Последующее развитие проекта автоматизации
Внедрение производственного учета, закупок и продаж сделало учет прозрачным, ускорило получение отчетности. Компания развивалась, и стало понятно, что для кадрового учета уже необходимо использовать программу «1С:Заработная плата и управление персоналом». На следующем этапе установили эту программу и настроили обмен с базой «1С:Бухгалтерия».
Очередным этапом стала реализация задачи по интеграции Федеральной государственной информационной системы для розничной торговли по учету электронных ветеринарных сертификатов «Меркурий» с внедренными программами «1С» с регулярным обновлением и обменом.
Задача
Интеграция ФГИС «Меркурий» с внедренными программами «1C». Регулярное обновление и обмен между всеми программами.
Решение
Настроили интеграцию через модуль «Визард», оперативное обновление и автоматический обмен между программами.
Был выбран и настроен модуль интеграции «Визард». В модуле настроили возможность вводить документы на основании документов «1С:Управление нашей фирмой». Настроили автоматические обновления и обмены данными. Для оптимизации обновления всех программ приняли решение использовать расширения. Именно возможность использования расширений сделал процесс обновления простым и менее трудозатратным.
Результаты проекта
- Прозрачная схема движения документов производства с минимальными трудозатратами: «Рецептура» — «Спецификация» — «Производство».
- В 3 раза снизились трудозатраты на ведение учета.
- Количество ошибок производства сократилось в 2 раза.
- Автоматический обмен данными с ГИС «Меркурий».
- Оперативные, своевременные и достоверные отчеты. Скорость подготовки отчетов увеличилась в 5 раз.
Итоги проекта в цифрах
- Количество одновременно работающих пользователей — 20
- Количество вводимых документов в день — 45
- Виды документов — 179
- Справочники — 95
- Отчеты — 149.
