Зачем бизнесу нужна автоматизация?

Мы продолжаем публикацию* серии материалов о системах автоматизации торговли, подготовленной маркетинговой компанией Mix Research совместно с информационным порталом Retail.ru.

В прошлом материале мы познакомились с идеей систем автоматизации торговли, но один важный вопрос не был освещён – зачем она нужна? На первый взгляд, кажется, что удобнее вести дела по привычке, в тетради или Excel’e, и не тратить деньги на компьютеры и специальное оборудование. Но так ли это на самом деле?

Поставленный вопрос вполне закономерен. На сегодняшний день в России проникновение автоматизации в ритейл не слишком глубокое. Крупные и средние сети уже достаточно хорошо автоматизированы и хорошо понимают свои выгоды от систем автоматизации. Но еще недавно малый бизнес практически не был заинтересован в автоматизации, да и сейчас не очень хорошо понимает, что это может дать.

«Предприниматель, открывающий магазин, до недавнего времени стоял перед выбором – или потратить 100 тыс. рублей на автоматизацию, или вести учёт в тетрадке или в Excel’е. В России, на текущий момент, 80% бизнесов ведут учёт именно так, только 20% розницы автоматизировано. А все остальные не могут себе этого позволить, так как традиционный вариант автоматизации – это дорого и сложно» (В. Филипьев, Subtotal). «Клиент, к сожалению, у нас грамотностью не блещет. Это не говорит, что он плохой – клиент у нас всегда хороший, это говорит о том, что, к сожалению, нет просветительских вещей в рамках автоматизации для малого бизнеса» (А. Безпалый, «Галион-ИТ»).

Автоматизация становится действительно востребованной, когда у предпринимателя становится больше одной торговой точки. Такая ситуация сразу требует большего внимания ко всевозможному контролю – над сотрудниками, над складскими остатками, над бизнес-процессами. Введение системы автоматизации экономит время и деньги, позволяя оптимизировать расходы, и, в перспективе, увеличить прибыль.

«Основные требования к системе автоматизации – к программному обеспечению в первую очередь – чтобы решение давало инструментарий для сокращения издержек» (Ю. Носова, «АТОЛ»).

Но стоит помнить о вопросе масштабируемости системы автоматизации, иными словами, то, что работает на двух магазинах, может не сработать на региональном уровне, и скорее всего не будет удовлетворять требованиям федеральной сети.

«Чем больше бизнес – тем более он многогранен, сложен, более сложно построить эффективную систему управления бизнесом, больше инструментов требуется более сложных, дорогих, масштабируемых. Всё должно быть адекватно масштабам и задачам бизнеса, цели построения эффективного бизнеса» (В. Новиков, FIT).

Другая, не менее важная задача систем автоматизации – «быстро обеспечить лиц, принимающих решения, необходимой информацией» (Е. Кудрина, FIT), тем самым облегчить процесс принятия решений для руководства.

Каким образом это достигается?

«Основной вектор любой автоматизации – сокращение ручной работы. То, что клиент делает чаще всего, надо делать быстрее. Это достигается путём ускоренного ввода, более удобными форматами, где за меньшее количество шагов достигается больший результат» (И. Крылов, Mr. Doc).

В конечном счёте, выгода для предпринимателя заключается в экономии средств и увеличении прибыли за счёт разнообразных инструментов, позволяющих оптимизировать тот или иной процесс. Конечно, достигается она при условии, что система автоматизации интегрирована и настроена должным образом.

Зачем бизнесу нужна автоматизация?

Нельзя не отметить, что помимо обозначенных рыночных причин автоматизации бизнеса, в России есть и другие, внерыночные факторы. Главный из них в 2015-2016 гг. – это необходимость подключения к системе ЕГАИС всех точек, осуществляющих отпуск алкогольной продукции.

«Проект года – это ЕГАИС. Глобальный всероссийский проект» (Ю. Носова, «АТОЛ»). «Государство загоняет бизнес в такие рамки, что об автоматизации люди думают в последнюю очередь, когда это уже необходимость – наглядный пример ЕГАИС. И бизнес вынужден ставить эту систему, не по принципу «если необходимо», а по принципу “ты обязан”» (А. Безпалый, «Галион»).

Многие компании-интеграторы (непосредственно внедряющие системы автоматизации) и облачные сервисы сейчас делают упор на совместимость их продуктов с ЕГАИС, а также предлагают организацию внедрения и техническую поддержку для предприятий. Кроме того, ожидается введение в строй автоматизированной системы налоговой службы. Всё это вынуждает предпринимателей отказываться от ведения учёта и организации бизнеса «в тетради», в пользу более дорогих, но и более соответствующих законодательству и требованиям конкуренции решений.

В качестве резюме, повторим, что системы автоматизации торговли в современном мире всё более востребованы. Они позволяют легче анализировать происходящее в компании, оптимизировать различные бизнес-процессы, осуществлять контроль над сотрудниками. В любой момент знать количество остатков на складе, быть уверенным в том, что на кассе не совершают махинаций – переоценить полезность систем автоматизации для любого предприятия торговли непросто. Кроме того, сталкиваясь с государственной машиной, как в случае с ЕГАИС, приходится выбирать. Первый вариант – уходить в тень, усложняя себе жизнь и опасаясь потери бизнеса. Второй – пойти по пути автоматизации, который не только позволит избежать лишних контактов с представителями власти, но и облегчить управление предприятием.

В следующем материале цикла мы рассмотрим вопрос о выборе системы автоматизации торговли в зависимости от некоторых особенностей бизнеса.

*Всего было собрано и проанализировано девять интервью с представителями компаний: Mr. Doc, Subtotal, МойСклад (облачные сервисы), FIT – France Informatique & Technologie, Галион, АТОЛ, ГК «Пилот», ГК «Системные технологии», Columbus (серверные системы автоматизации).

Mix Research, отдел b2b исследований