Как оценить реальную стоимость кассового ПО и обойти маркетинговые ловушки

Источник: garetsworkshop/Shutterstock/Fotodom

Скрытые платежи при покупке кассового ПО

При первом знакомстве с продуктом заказчик видит стоимость лицензии – ту сумму, которую можно оплатить единоразово. Однако в реальности на совокупную стоимость владения (TCO) влияют дополнительные компоненты:

• Функциональная база лицензии. Базовый пакет покрывает стандартные операции: продажа, прием оплат, печать чеков, отправка электронных чеков, поддержка кассовой периферии. Для малого бизнеса этого может быть достаточно, но по мере роста компании потребности расширяются.
• Дополнительные модули и интеграции. Работа с ЕГАИС, маркировкой, складским учетом, системами лояльности, видеоконтроля и аналитики часто вынесена в отдельные модули. Первоначальные промопериоды могут скрывать последующую плату за эти опции.
• Внедрение и адаптация. Настройка рабочих мест, интеграция с товароучетной системой, подготовка инфраструктуры и обучение персонала – статьи затрат, которые иногда сопоставимы со стоимостью самой лицензии.
• Обновления и соответствие законодательству. Регулярные изменения в регулировании требуют своевременного обновления до актуальной версии ПО. Если обновления тарифицируются отдельно, то расходы на поддержание соответствия быстро растут, в том числе из-за частых законодательных изменений (маркировка, правила выбытия чека и т.д.).
• Сопровождение и техподдержка. Быстрая и квалифицированная поддержка – залог стабильной работы, но она также может потребовать отдельной абонентской платы.

В результате начальная цена лицензии формально выглядит привлекательной, но итоговый счет за год (и тем более за несколько лет) часто оказывается существенно выше.

Оцениваем реальную стоимость владения ПО

Чтобы понять, в какую сумму обойдется система в перспективе, рекомендуем руководствоваться следующими шагами:

1. Определите актуальные и потенциальные потребности. Зафиксируйте, какие функции нужны сейчас (печать чеков, фискализация) и какие могут понадобиться в ближайшие 6–24 месяца (например, продажа маркированной и акцизной продукции).
2. Проанализируйте состав лицензии. Уточните, какие функции включены в базовую лицензию, а что считается платным модулем. Если есть несколько тарифов, узнайте разницу между ними, сравните их наполнение и уточните возможность апгрейда.
3. Запросите полное коммерческое предложение. Оцените расходы на внедрение, обучение, поддержку и прогнозируемые апгрейды за 1–3 года.
4. Уточните условия обновления. Выясните частоту релизов и порядок оплаты за соответствие новым требованиям законодательства.
5. Уточните правила расчета стоимости техподдержки. Иногда поддержка тарифицируется по инцидентам, а не в рамках абонемента – это важно учитывать.
6. Просчитайте TCO. Суммируйте все расходы: лицензии, модули, внедрение, поддержка и обновления за выбранный период (рекомендуется – за 3 года).
7. Проверьте опыт внедрения у схожих компаний. Запросите примеры и кейсы: экономия на обновлениях, снижение расходов на обслуживание и т.п.

На первый взгляд предложение получить кассовое ПО бесплатно выглядит крайне заманчиво, особенно для стартапов и малого бизнеса. Однако эта кажущаяся выгода часто оказывается маркетинговой ловушкой. 

Изначально «бесплатная» программа обычно содержит серьезные ограничения по функционалу, а ее реальная стоимость раскрывается позже, по мере расширения бизнеса, товарного ассортимента или штата кассиров. 

Рассмотрим, как рассчитываются дополнительные ежегодные расходы, на примере обезличенной кассовой программы и ПО Frontol:

Как показывают расчеты, даже для одной кассы совокупные расходы на преодоление ограничений «бесплатного» тарифа могут в несколько раз превысить стоимость изначально платного решения. Более того, расходы со второго года использования «бесплатного» ПО могут увеличиться, так как чаще всего предложение на бесплатное использование программы действует только первый год, а далее программа обходится, в среднем, от 5 до 18 тыс. рублей ежегодно.

У кассовых программ с ежегодными тарифами, в отличие от «бесплатных» программ, нет скрытых платежей, дополнительных модулей и комиссий. Кассовое ПО с ежегодной тарификацией включает все необходимые для торговли функции, а затраты на ИТ-инфраструктуру становятся более прогнозируемыми.

Почему тарифная лицензия выгодна для ритейлера

Перейдя от разовой лицензии к тарифной модели, поставщик программного обеспечения частично снимает с заказчика риски неожиданных затрат. На примере программы Frontol от компании АТОЛ выделим ключевые выгоды тарифного подхода:

• Прогнозируемость затрат. Клиент заранее знает регулярную плату и может планировать бюджет без «сюрпризов» в виде внезапных платных релизов.
• Безлимитные обновления в тарифе. Это особенно важно при частых изменениях в законодательстве: решение остается соответствующим требованиям регулятора без дополнительных оплат за релизы.
• Гибкая конфигурация под бизнес‑процессы. Frontol позволяет адаптировать функционал под уникальные потребности ритейла, HoReCa и сервисных сетей.
• Широкая сеть из более чем 2 000 сертифицированных партнеров. АТОЛ обучает и сертифицирует партнеров, которые проводят внедрение и поддержку на местах, что повышает качество сопровождения и снижает риски для бизнеса.

Архитектура Frontol. Источник: АТОЛ

Такая модель особенно выгодна для сетей и компаний с динамичным набором требований: если ранее расходы на набор лицензий, модулей и сопровождение суммарно превышали тарифное предложение, то переход на тариф дает экономию и удобство управления.

Retail.ru