Внедрение комплексной системы управления розничной торговлей: опыт «Магнолии»

Фото: «Магнолия»

Российский ритейл сегодня сталкивается с серьезными вызовами: растущей конкуренцией с крупными федеральными сетями, необходимостью оперативной адаптации к изменениям в работе государственных систем и сопутствующим увеличением объемов рутинных операций. Поэтому для крупных ритейлеров, управляющих сотнями и тысячами магазинов, критичен вопрос построения эффективной системы управления предприятием, учитывающей все нюансы бизнеса.

Торговая сеть «Магнолия», включающая более 200 супермаркетов формата «у дома» и кафе-зоны с собственной продукцией, столкнулась с необходимостью комплексной автоматизации бизнес-процессов и выбрала систему управления розничной торговлей RS.ERP на платформе «1С:Предприятие 8.3», разработанную компанией «Астор». Решение было выбрано благодаря его ключевым преимуществам:

• возможности комплексной автоматизации всех бизнес-процессов, включая управление ассортиментом, производством, ценообразованием и логистикой;
• гибкости и масштабируемости, позволяющим адаптировать систему под специфику растущего бизнеса;
• полной интеграции с государственными сервисами ЕГАИС, ГИС «Меркурий» и ГИС «Честный знак».

Цифровая трансформация: новые возможности

Проект внедрения RS.ERP был реализован в несколько этапов: сначала на новое решение были переведены все магазины и фабрика-кухня, а затем центральный офис, что позволило минимизировать риски и обеспечить плавный переход на новую систему. Возможности системы RS.ERP открыли перед ритейлером широкие перспективы по улучшению и оптимизации бизнес-процессов.

Контур управления ассортиментом позволяет формировать оптимальный ассортимент по всей сети, учитывая коммерческие стратегии компании, специфику каждого магазина и локальные предпочтений покупателей. Все этапы процесса категорийного управления были консолидированы в единую систему, что позволило ритейлеру уйти от промежуточной подготовки данных и ускорить процесс принятия решений.

Оптимизация управления запасами. Система самостоятельно генерирует заказы поставщикам, рассчитывая оптимальное количество товара с учетом текущих остатков и прогноза на основе исторических данных. Менеджерам остается лишь вносить корректировки, если возникает такая необходимость. В результате ритейлеру удалось повысить качество заказов за счет более точного расчета и минимизации человеческого фактора, а также значительно снизить нагрузку на персонал.

Фото: «Магнолия»

Автоматизация собственного производства стала важным шагом в оптимизации бизнес-процессов. Модуль управления производством фабрики-кухни автоматически обрабатывает заказы из магазинов, рассчитывает необходимое количество ингредиентов и строго контролирует сроки годности продукции. Это позволяет избежать перепроизводства, минимизировать потери и поддерживать высокий уровень свежести товаров. В результате ритейлер не только повысил операционную эффективность, но и обеспечил стабильное качество и свежесть продукции, что положительно сказывается на укреплении доверия покупателей.

Оптимизация работы с поставщиками стала одним из ключевых результатов проекта. Процесс взаимодействия с поставщиками был полностью автоматизирован: от отслеживания поставок до формирования документов и контроля своевременности оплат. Это позволило минимизировать ошибки и задержки и избегать излишнего замораживания оборотных средств в товарном запасе.

Особое внимание интегратор уделил автоматизации расчета ретробонусов. Ранее этот процесс требовал значительных трудозатрат: менеджеры вручную рассчитывали бонусы по каждому договору, учитывая множество условий, что было крайне трудоемко. С внедрением RS.ERP процесс стал полностью автоматизированным. Теперь расчет ретробонусов выполняется нажатием кнопки, а система формирует детализированные отчеты с разбивкой до конкретной номенклатуры и документа. Это упрощает проверку для поставщиков и ускоряет согласование ретробонусов. Время, которое раньше тратилось на расчеты и согласования, менеджеры теперь могут посвятить переговорам с поставщиками и получению более выгодных условий.

Работа с маркированными товарами также была оптимизирована. Внедрение решения Mobile Data Terminal в магазинах и на складах упростило процессы инвентаризации, приемки и отгрузки, в том числе в части работы с алкогольной продукцией, маркированными и ветсертифицированными товарами. Данные из государственных систем загружаются в ERP автоматически, а система помогает сотрудникам находить несоответствия и принимать решения о приемке. После проверки автоматически отправляются подтверждения о приемке в ГИС, что значительно упрощает взаимодействие с государственными сервисами.

Фото: «Магнолия»

Результаты: повышение эффективности и прозрачности

Внедрение RS.ERP стало для «Магнолии» стратегическим шагом к повышению операционной эффективности и конкурентоспособности. Среди ключевых результатов:

• Снижение операционных издержек: рутинные процессы, такие как обработка тысяч документов (приходные накладные, Z-отчеты, документы перемещения товаров), теперь занимают минимум времени.
• Улучшение клиентского опыта: более точное управление ассортиментом, запасами и производством привело к снижению издержек, минимизации потерь и повышению качества продукции.
• Повышение прозрачности: менеджмент сети получает точные и актуальные данные, что позволяет принимать взвешенные и своевременные решения.
• Соблюдение законодательных требований: интеграция с государственными сервисами («Честный знак», «Меркурий», ЕГАИС) упростила сдачу отчетности и взаимодействие с контролирующими органами, а также обеспечила устойчивость к изменениям в нормативной базе.

Внедрение RS.ERP стало важным этапом глобального проекта цифровой трансформации торговой сети «Магнолия». В ходе проекта было автоматизировано более 700 стационарных рабочих мест. «Внедрение RS.ERP стало для нас стратегическим шагом. Система не только автоматизировала ключевые процессы, но и обеспечила прозрачность и контроль на всех уровнях. Теперь мы можем оперативно реагировать на изменения, минимизировать издержки и сосредоточиться на развитии бизнеса. Это инвестиция, которая уже приносит ощутимые результаты», — отметил ИТ-директор торговой сети «Магнолия» Владимир Кляпка.

В рамках следующих этапов для повышения эффективности использования торгового пространства и контроля за выкладкой товаров была внедрена система управления визуальным мерчендайзингом RS.Shelfspace, а для повышения лояльности покупателей — система RS.Global Loyalty&CRM. Вместе эти решения создали единое цифровое пространство, которое охватывает все ключевые аспекты работы ритейлера: от оперативного управления магазинами и оптимизации запасов до эффективной выкладки товаров и персонализированного взаимодействия с клиентами.

Retail.ru