Реклама на retail.ru
на новости ритейла
Получайте новости
индустрии ритейла первым!
Внедрение «1С» позволило продавцу сантехники сократить издержки на 40−50% и увеличить выручку более чем на 85%
Узбекский магазин Onur специализируется на продажах сантехники и работает как с оптовыми покупателями, так и с розницей и дилерской сетью. С ростом количества клиентов и партнеров стало невозможно корректно учитывать все платежи и вести управленческий учет без масштабной модернизации IT-инфраструктуры. Внедрение программного комплекса «1С:Управление нашей фирмой», позволяющего сделать индивидуальные доработки, позволило компании построить прозрачную учетную систему, сократить издержки на 40−50% и увеличить выручку более чем на 85%.
Фото: shisu_ka/Shutterstock/Fotodom
Компания Onur работает на рынке Узбекистана с 2000 года и специализируется на оптовых продажах сантехники эконом-сегмента. Со временем в ней сформировались четыре независимых направления реализации продукции: оптовые продажи, дилерская сеть, дистрибуция и собственный розничный магазин. Оптовыми клиентами компании выступают как крупные, так и небольшие фирмы и предприниматели – их количество постоянно увеличивается.
Для управления взаимоотношениями с клиентами, ведения складского учета, контроля финансов и выполнения других операционных функций в компании использовались различные программные продукты. Но создать единую управленческую систему, которая отражала бы все бизнес-процессы, не получалось.
Со временем компании стало трудно управлять финансами и договоренностями с партнерами. Информация хранилась в нескольких источниках, менеджеры предлагали своим клиентам продукцию по различным ценам, копилась дебиторская задолженность. И все это росло как снежный ком и мешало развивать бизнес. В сложившейся ситуации руководство компании решило провести масштабное обновление IT-инфраструктуры, чтобы собрать в единую управленческую систему всю информацию и автоматизировать бизнес-процессы.
Фото: RossHelen/Shutterstock/Fotodom
«После тщательного анализа нескольких программ для автоматизации учета мы остановились на «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»). Наш выбор обусловлен несколькими факторами. Во-первых, мы уже имели положительный опыт работы с продуктами «1С», что упростило процессы внедрения и обучения сотрудников. Во-вторых, «1С:УНФ» обладает более понятным интерфейсом и широкими возможностями настройки, чем аналоги. Это позволяет адаптировать программу под наши специфические бизнес-процессы. Наличие мобильного приложения также стало важным аргументом в пользу решения, так как позволяет нам контролировать бизнес-процессы в любое время и в любом месте. Также «1С:УНФ» предлагает гибкую систему отчетности и интеграции с другими системами», – прокомментировал Алишер Мирносиров, бизнес-аналитик Onur.
Для реализации проекта модернизации IT-инфраструктуры компания привлекла фирму «Айтон».
Дебиторская задолженность – самая большая боль
Как отмечалось ранее, у Onur четыре направления продаж, и, за исключением розничного магазина, везде применяется практика отсрочки платежей. Когда клиентов было немного, менеджеры легко справлялись. Но когда их число превысило 20, а потом и 100, проблема приобрела большие масштабы.
Сложнее всего было в направлении дистрибуции, где компания в основном имеет дело с микробизнесом – среди клиентов присутствует огромное количество маленьких магазинчиков и торговых точек. Часто такие точки располагаются на одном рынке, и их владельцы дружат между собой. Для компании эта дружба выливалась в неконтролируемые оплаты, так как владелец одного магазина мог перевести деньги за заказы других партнеров.
Взаимодействие с клиентами в рамках направления дистрибуции возложено на торговых агентов. За каждым из них закреплены свои торговые точки, а контролирует весь процесс супервизор. В этой схеме наладить прозрачный учет было сложнее всего, так как огромную роль играл человеческий фактор.
Для того чтобы навести порядок в этом направлении, интегратор смоделировал процесс в «1С:УНФ» и обучил сотрудников Onur работе по новой схеме. В программе стали использовать инструмент «Корректировка долга» со специальной операцией, которая переносит задолженности на соответствующих контрагентов.
Источник: Onur
В оптовых продажах и взаимодействии с дилерами наладить прозрачный процесс оплаты было намного проще. В каждом из этих направлений действуют менеджеры по продажам, которые работают с собственной базой клиентов. В основном это компании, которые делают большие заказы, работают в рамках договора и соблюдают сроки оплаты. Дебиторская задолженность таких клиентов отобразилась сразу, как только в систему внесли данные по договорам. Благодаря этому менеджеры могут отслеживать задолженность по каждому клиенту и своевременно напоминать об оплатах.
Для того чтобы контролировать дебиторскую задолженность на уровне руководства, интегратор настроил статистику в различных срезах:
-
по клиенту;
-
по менеджеру, супервизору, торговому представителю;
-
по количеству дней просрочки по каждому клиенту, так как компания на этот счет имеет собственные регламентные сроки.
Источник: Onur
В результате проделанной работы в системе отображаются задолженности по клиентам и формируются отчеты. Это дает возможность заранее принимать меры для своевременного получения оплат.
Внутренние взаиморасчеты: выручка одного – себестоимость второго
Все бизнес-направления компании – оптовые продажи, дилерская сеть, дистрибуция и розничный магазин – разделены между собой. Это обусловлено тем, что все они делают закупки у различных поставщиков. Например, оптовое подразделение закупает товары на зарубежных рынках, а дилерское направление приобретает оборудование напрямую у заводов. За счет этого компания разнообразит ассортиментную матрицу и предлагает своим клиентам выгодные цены и условия.
При этом направления продают товары не только внешним заказчикам, но и внутренним подразделениям. Например, дистрибуторское закупает у оптового и дилерского практически 70% товаров для дальнейшей перепродажи. При такой схеме актуальным вопросом стала внутренняя экономика. С помощью «1С:УНФ» начали учитывать, сколько продаж было между подразделениями и на какие суммы. Ведь продукцию в смежные структурные единицы продают с наценкой. Появляется внутренняя выручка, которую нужно учитывать.
С этой целью интегратор выполнил специальную доработку. Ее основная задача – автоматическое создание документов перепродажи между подразделениями и перемещение товаров между складами. Благодаря этому любая структурная единица компании может сформировать заказ покупателя и включить в него товары, которые относятся к другим подразделениям. Когда в систему попадают такие заказы, она автоматически распознает их, формирует пакет документов и производит отгрузку. При возвратах происходит обратный процесс, который также автоматизирован.
Источник: Onur
На скриншоте показаны два подразделения: дилерское продает внутри компании, дистрибуция – конечному покупателю. Выручка первого является себестоимостью второго.
Автоматизация возвратов: все товары в одном документе
В рамках автоматизации процесса возвратов также были сделаны индивидуальные доработки к типовому функционалу «1С:УНФ». При большом объеме продаж Onur регулярно сталкивается с возвратами. При этом от одного клиента может поступить возврат товаров из разных заказов, которые в системе, естественно, оформлялись разными документами. В такой ситуации менеджерам приходилось тратить много времени, чтобы найти и сопоставить возвращенные товары с соответствующими заказами покупателей.
Но еще большие сложности вызывало формирование в ручном режиме приходных накладных и соотнесение их с расходными накладными. Здесь менеджеры сталкивались с ограничением: в типовой версии программы одной приходной накладной соответствует одна расходная накладная. Необходимо учитывать то, что в Onur расходных накладных может быть несколько. В результате на выполнение работы тратили часы, а к желаемому результату не приходили в силу ограничений самой системы. Данные заполнялись некорректно, и это влияло на себестоимость продукции и просроченные задолженности.
Интегратору необходимо было добиться того, чтобы система распознавала состав возврата и автоматически формировала нужные документы. Для этого была выполнена соответствующая доработка. Теперь «1С:УНФ» при возврате товаров находит соответствующие им заказы и формирует пакет документов в автоматическом режиме. Менеджерам уже не нужно делать на каждый товар отдельный документ – все оформляется в одной приходной накладной с операцией «Возврат от покупателя». При проведении данного документа автоматически заполняются расходные накладные, к которым относятся возвраты.
Источник: Onur
Благодаря доработке были значительно сокращены трудозатраты, стал корректно производиться учет себестоимости и просроченной заложенности.
Мультивалютность платежей в «1С»: без проблем
Расчеты в компании Onur проводятся в различных валютах. Даже в рамках одного заказа клиент может оплатить часть товаров долларами, а другую часть – рублями или узбекскими сумами. С внедрением «1С:УНФ» это перестало быть проблемой. Интегратор настроил систему так, чтобы весь управленческий учет конвертировался в доллары, но при этом можно было посмотреть и те валюты, в которых находятся деньги.
Источник: Onur
На скриншоте – отчет «Деньги», который показывает суммы в долларах. При этом в документе «Расход из кассы» указывается другая валюта, что видно на следующем скриншоте.
Telegram-бот на 99% заменяет сотрудников

Источник: Onur
Для того чтобы снизить нагрузку на менеджеров и дать больше свободы клиентам, в компании Onur разработали специальный Telegram-бот. Его основная задача – предоставлять клиентам информацию и помогать с оформлением заказов. Но этим функциональность не ограничивается. Бот умеет:
-
считать, начислять и списывать баллы;
-
сообщать об отгрузках и статусах заказов;
-
присылать документы (счета, договоры, акты и т.д.);
-
оформлять заказы.
Любой клиент может обратиться к боту с запросом и оперативно получить информацию. При этом клиенту не нужно дозваниваться до своего менеджера, а менеджеру – тратить время на телефонные разговоры. Естественно, бот интегрирован с «1С:УНФ» и между ними происходит обмен данными.
По оценкам специалистов «Айтона», в ближайшем будущем можно будет создать единую систему интеграции «1С» компании Onur с системами «1С» клиентов и ботом. В результате этой интеграции бот будет получать сведения о наличии товаров на складах клиентов и, если товара недостаточно, рекомендовать сделать заказ. Таким образом компания получит инструмент, который будет помогать управлять ассортиментом и анализировать продажи.
Ценообразование: от хаоса к порядку
Ценообразование также было одной из главных проблем компании. В Onur работают 20 сотрудников, которые ежедневно заключают сделки, и каждый из них предлагает клиентам выгодные условия на личное усмотрение. В итоге одна и та же продукция продавалась со скидками от 5% до 50%. Эту практику было решено прекратить, соответствующие настройки были сделаны в «1С:УНФ». В результате удалось навести порядок с ценами и разработать единый стандарт предоставления скидок.
Помимо положительного финансового результата, в процессе доработки между менеджерами пропали разногласия – все сотрудники стали работать по единым стандартам. Решение также помогло избавиться от недовольства клиентов, когда кто-то узнавал о том, что другой партнер купил дешевле.
Источник: Onur
На скриншоте представлен механизм, который автоматически устанавливает цены от себестоимости. У каждого вида цен свои условия формирования, которые тоже задаются в программе.
Имея прозрачные схемы ценообразования и скидок, интегратор настроил планы продаж. Теперь каждый менеджер знает, сколько ему нужно заключить контрактов и на какую сумму, чтобы получить премию. Это повысило мотивацию и здоровую конкуренцию. И продажи, как следствие, выросли.
Заказы поставщикам: от Excel к автоматизации
До внедрения «1С:УНФ» компания Onur, как и многие другие, пользовалась электронными таблицами. В основном с их помощью формировались заявки поставщикам. С внедрением «1С:УНФ» данный процесс был полностью оцифрован. В результате каждая структурная единица компании ведет расчет потребностей в разрезе своего склада, которые поделили между подразделениями. На основании этих расчетов оформляются заказы поставщикам. Система сама подсказывает, какие товары нужно закупить, и подставляет актуальные цены. А если система находит взаимные задолженности, она их учитывает при взаиморасчетах.
Источник: Onur
На скриншоте представлен расчет потребностей в запасах. Система формирует список товаров и материалов, предлагаемых к закупкам. На вкладке отображаются:
-
номенклатура;
-
заказ (если товар или материал требуются для конкретного заказа);
-
дефицит (количество товара или материала, которое нужно закупить);
-
потребность в разрезе дат.
При расчете потребностей учитываются заданные в карточке номенклатуры минимальный и максимальный уровни запаса.
Чек-лист закрытия месяца: дебет vs кредит
Чтобы убедиться в том, что внедрение системы и настройка управленческого учета прошли успешно, а сотрудники компании научились использовать новые инструменты в работе, интегратор создал процесс под названием «Чек-лист закрытия месяца». Он подразумевает выполнение определенной последовательности операций в системе для формирования управленческой отчетности. Процедура помогает подвести итоги деятельности компании за прошлый месяц и подготовиться к новому отчетному периоду.
Закрытие месяца в «1С:УНФ» можно условно разделить на две части – техническую и финансовую. Обе процедуры взаимосвязаны между собой, но есть принципиальные различия.
Техническое закрытие месяца заключается в том, что система проходит по основным пунктам, анализирует все движения за месяц и в силу своих возможностей приводит в порядок себестоимость. Во время данной процедуры «1С:УНФ» начисляет амортизацию, делает взаимозачеты, рассчитывает себестоимость, учитывает прямые затраты, определяет финансовый результат. Если пользователи где-то допустили ошибку, например, создали документы задним числом, то система найдет их и исправит. Все это позволяет привести в порядок данные в учетной системе и вовремя исправить недочеты.
Для того чтобы техническое закрытие месяца прошло без ошибок, нужно проверить следующее:
-
документы перепроведены;
-
отсутствуют отрицательные остатки;
-
отсутствуют не проведенные документы в базе (кроме документов, созданных на основании ввода начальных остатков);
-
отсутствуют документы, помеченные на удаление;
-
отсутствуют дубли;
-
отсутствует товар с нулевой или отрицательной себестоимостью;
-
отсутствует товар без количества.
Процесс финансового закрытия месяца намного шире и включает гораздо больше моментов, которые необходимо учесть. Финансовое закрытие позволяет владельцу удостовериться, что его отчеты отражают верную информацию. И если его провести по чек-листу, система подскажет, какой информации не хватает для корректного учета. Даже расхождения по первым трем пунктам могут говорить о том, что управленческий учет ведется неправильно и его данные ничтожны.
Например, если не проведена инвентаризация, то система может выдавать информацию о том, что на складе находится определенное количество товара, а фактически этот товар может отсутствовать. Или если не сходятся данные по остаткам денежных средств –вообще не стоит смотреть на прибыль. В этом случае собственнику нужно зайти в клиент-банк и сверить остаток с тем, что числится на расчетном счете и в «1С:УНФ». Если есть расхождения, это может быть следствием того, что поступления денег были отражены неправильно или забыли отразить расходы. А если так, то и финансовая отчетность будет неверной и, пока не решится вопрос, нет смысла смотреть прибыль. Также важно правильно учитывать статьи отчета о движении денежных средств (ДДС) и статьи затрат – это помогает получить полную картину по доходам и расходам и управлять ими.
Для корректного финансового закрытия месяца нужно обратить внимание на следующее:
-
проведена инвентаризация запасов;
-
остатки безналичных ДС в «1С» соответствуют факту;
-
остатки наличных ДС в «1С:УНФ» соответствуют факту;
-
в документах по банку и кассе верно указаны статьи ДДС;
-
в документах отгрузки верно указаны статьи затрат;
-
в «Анализе бизнеса» (Доходы и расходы) отражены все документы отгрузки;
-
в «Анализе бизнеса» (Денежный поток) отражены все документы и операции ДДС;
-
остатки ДС у подотчетных лиц совпадают с фактом, отсутствует развернутое сальдо;
-
остатки сумм расчетов с контрагентами совпадают с фактом;
-
остатки в отчетах «Расчеты с поставщиками» и «Расчеты с покупателями» совпадают с оборотно-сальдовой ведомостью;
-
отсутствует развернутое сальдо по расчетам с контрагентами;
-
остаток сумм расчетов с персоналом совпадает с фактом, и отсутствует развернутое сальдо;
-
начислены налоги (примерное значение исходя из показателей месяца, которое по итогам сдачи отчетности корректируется);
-
расчеты по кредитам в «1С:УНФ» соответствуют факту;
-
прочие оборотные активы в балансе = ноль;
-
в балансе актив = пассив;
-
в балансе нераспределенная прибыль = чистая прибыль – дивиденды.
По словам интегратора, если выполнены все пункты чек-листа, то с вероятностью 99% финансовая отчетность сформирована верно, и на ее основе можно делать управленческие выводы.
Результаты: корректный управленческий учет и рост выручки
Главным результатом проекта стал корректный управленческий учет. Появилась возможность развивать бизнес на основании реальных фактов и принимать правильные управленческие решения.
Благодаря внедрению «1С:УНФ» были не только автоматизированы основные бизнес-процессы компании, но и продумана и реализована бизнес-логика, которая связала все процессы в единую систему.
За счет автоматизации удалось значительно сократить время на выполнение рутинных операций. В среднем получилось высвободить 30% времени для каждого сотрудника, который задействован в операционной деятельности компании.
«Издержки сократились примерно на 40−50%, а выручка увеличилась более чем на 85%. Нам предстоит еще много работы по оптимизации процессов, но уже сейчас мы получаем конкретные и точные данные из «1С:УНФ» – в частности, такой показатель, как финансовый результат по подразделениям. В компании выполняется более строгий контроль данных», – отметил Алишер Мирносиров.
v8.1c.ru

Про тренды в категории и предпочтения потребителей.