Многие компании задумываются об автоматизации только тогда, когда укрупняются и уже не могут эффективно принимать решения: происходит путаница в данных, «проседают» многие процессы, замедляются коммуникации. Сеть магазинов Inspire пошла по другому пути: когда ее основатели поняли, что для масштабирования необходим четкий анализ и учет всех внутренних процессов, то оперативно запустили автоматизацию. О том, как современные технологии сыграли одну из ключевых ролей в быстром росте проекта, рассказал сооснователь Inspire Никита Коваленок.
Никита Коваленок, 28 лет, совладелец бренда одежды и сети магазинов Inspire. Окончил международный факультет Иркутского государственного университета по специальности «Коммерция, торговое дело, переводчик с китайского языка». На третьем курсе вместе с будущей супругой Марией Ким уехал на стажировку в Китай, где пара параллельно с учёбой закупала вещи местных производителей и через соцсети продавала их в России. В 2013 году, после возвращения, Никита и Мария открыли в Иркутске первый магазин Inspire. Сейчас у проекта 21 магазин в 15 городах России и собственное производство.
Вам посылка из Китая
Когда будущие супруги и предприниматели Никита Коваленок и Мария Ким учились на третьем курсе международного факультета, их отправили на стажировку в Китай. Там им понравилась интересная одежда местного производства, которая еще не продавалась в России – с яркими и необычными принтами, непривычного кроя.
Никита и Мария создали группу в соцсети «ВКонтакте», где выкладывали фотографии разных вещей и их стоимость. Подписчики, готовые приобрести заинтересовавшие их вещи, писали администраторам, делали заказ и получали его у иркутских друзей Никиты и Марии.
Бизнес в таком формате просуществовал год – до момента окончания стажировки. Затем Никита и Мария вернулись в Иркутск и сменили формат работы. Они продолжали продажи через интернет, параллельно освоив и Instagram, но время от времени устраивали в своей квартире попап-стор (временно работающий магазин).
Осознав, что накоплена определенная клиентская база, а привезенная из Китая одежда пользуется спросом, предприниматели открыли свой первый магазин в Иркутске под брендом Inspire.
В него они вложили в целом около 400 тысяч рублей, половину из которых заняли у родителей. Супруги планировали рассчитаться с долгом в течение года, но вернули деньги уже через 2 месяца. Поначалу Никита и Мария работали в магазине сами, а через 2 месяца наняли первых продавцов.
«У нас довольно быстро появились запросы на масштабирование. Мы не хотели просто сидеть в магазине. Понимали, что нужно тратить время на другое: развиваться, расти, открывать новые точки», – вспоминает Никита Коваленок.
Активный рост проекта
Летом 2013 года в Иркутске открылся второй магазин Inspire, а в апреле 2014 года – магазин в Улан-Удэ. В то время Никита и Мария продавали одежду, которую привозили из Китая, но примерно 20% ассортимента составляла продукция российских брендов. В 2015 году у проекта появился новый магазин – в Красноярске. Этот город выбрали как ближайший к Иркутску миллионник.
«В тот период у нас появились мысли о продаже франшизы. Чтобы открывать новые магазины, требовались большие инвестиции. Мы понимали, что своими силами не сможем быстро вырасти – придется искать деньги, брать кредиты. Наш магазин в Красноярске стал тестом для запуска франшизы. Он должен был ответить на вопрос, может ли быть успешным магазин Inspire в другом регионе», – рассказывает Никита Коваленок.
Перед открытием собственники проекта активно развивали аккаунт в Instagram. Именно пользователи этой соцсети были в числе тех, кто пришел в первый день работы магазина в Красноярске. Посетителей было столько, что образовалась очередь. После нескольких месяцев работы стало понятно, что проект Inspire интересен аудитории и в других регионах.
В 2016 году была запущена продажа франшизы. В том же году партнерский магазин появился в Томске, а через год – в Воронеже, Новосибирске и Санкт-Петербурге, а также собственный магазин в Москве. Аудитория бренда – это молодежь, которой интересны яркие и удобные в повседневной жизни вещи и обувь.
В том же 2016 году проект Inspire запустил собственное швейное производство. Его объемы увеличивались вместе с ростом числа офлайн-магазинов. Сейчас у проекта 21 магазин в 15 регионах России и собственные швейные цеха в Иркутске и подмосковной Балашихе. В начале 2020 года Inspire планировал открыть 22-й магазин в Улан-Удэ, но из-за коронавируса от этих планов отказались.
Операция «Автоматизация»
После открытия первого магазина и динамики продаж в нем основатели проекта Inspire задумались о масштабировании проекта. Вскоре появилось понимание, что для этого необходимо автоматизировать внутренние процессы.
«Когда у нас было два магазина, мы вели всю статистику и аналитику по продажам в таблицах Excel. Это было не очень эффективно. Мы поняли, что нам нужна единая система, в которой можно отслеживать складские остатки, формировать закупки на следующий месяц, получать все нужные отчеты. Для масштабирования необходим порядок», – объясняет Никита Коваленок.
Во время подготовки к открытию магазина в Улан-Удэ компания приобрела коробочное решение от фирмы «1С», что позволило формировать нужные отчеты и анализировать продажи.
Автоматизация 2.0
В 2016 году перед запуском собственной франшизы Никита и Мария Коваленок задумались о том, как автоматизировать внутренние процессы у будущих партнеров. Хотелось, чтобы управляющая компания и партнеры с самого начала контролировали продажи, ассортимент, товарные остатки и благодаря отчетам понимали, насколько эффективен конкретный проект. Коробочное решение, которое использовал Inspire, для этих целей не очень подходило.
«Мы хотели иметь возможность в любое время и с любого устройства зайти в систему «1С», чтобы видеть быстрые отчеты о деятельности франчайзи. И при этом мы не были готовы покупать или арендовать серверы, чтобы развернуть на них коробочную версию. Для нас это было дорого», – рассказывает Никита.
Тогда Inspire познакомились с группой компаний «Форус» – одним из ведущих игроков в сфере автоматизации в Иркутской области. Ее специалисты предложили использовать программный продукт «1С:Управление нашей фирмой» в облачном сервисе 1cfresh.com.
«В 2016 году все еще побаивались работы в «облаке». Мы же предложили компании Inspire облачное размещение, потому что с появлением новых торговых точек в разных регионах проект мог бы вести учет в рамках одной централизованной информационной базы. Облачное размещение позволяло снизить издержки на поддержание инфраструктуры. К тому же учет в «облаке» – ключевая составляющая франчайзингового пакета. Благодаря этому можно быстро подключать к системе магазины франчайзи», – рассказывает Николай Горчинский, руководитель направления « Торговое оборудование » в ГК «Форус».
Как проходило внедрение?
На первоначальное внедрение облачного решения «1С:УНФ» потребовался примерно месяц. В это время представители ГК «Форус» перенесли нормативно-справочную информацию и список товарных позиций из коробочного решения в клиентскую базу в «облаке». Никаких проблем при этом не возникло. Первый месяц ушел на то, чтобы с помощью «1С:УНФ» проанализировать склад Inspire по различным параметрам – размерная сетка, цветовая схема и т. д.
Позже, когда у бренда появился первый франчайзи, он сразу получил доступ к облачному решению, в котором мог работать с первого дня. Для него уже были сделаны все настройки, торговое оборудование его магазина было синхронизировано с платформой 1cfresh.com. Подключение следующих партнеров происходило аналогичным образом.
«Сейчас у нас две разные базы в «1С». В одной работает наша собственная розница, в другой – весь франчайзинг», – говорит Никита Коваленок.
Какие задачи удалось решить с помощью автоматизации?
Задача №1: контроль и учет деятельности франчайзи
Каждый франчайзи проекта Inspire получает доступ к облачному решению проекта. Специалисты ГК «Форус» удаленно производят подключение, заводят учетные записи для партнера, настраивают разные уровни доступа для его сотрудников (например, продавцы могут заниматься только продажами в базе «1С», категорийные менеджеры могут заниматься только закупками и т. д.), подключают торговое оборудование магазина. Они же занимались удаленным обучением и оказывали поддержку в первую рабочую неделю.
Франчайзи не надо задумываться о том, как вести учет продаж, закупок и товарных остатков, какое решение для этого выбрать. Они получают доступ к облачному продукту «1С:УНФ» и инструкцию о том, как в нем работать. А управляющая компания видит всю информацию о продажах, отчеты и т. д.
Задача №2: определение ассортимента на основе аналитики продаж
В продукте «1С:УНФ» есть возможность настроить АВС-отчеты. Они демонстрируют, какие вещи из ассортимента продаются лучше всего и пользуются наибольшим спросом. На основании ABC-анализов принимаются решения о формировании новых коллекций.
Задача №3: экономия средств
Благодаря облачному решению компании Inspire не пришлось тратиться на покупку серверов и поддержание их в рабочем состоянии. «Нашему клиенту не приходится думать, что делать, если что-то произошло с жестким диском сервера, процессором или другой аппаратной частью, вышедшей из строя. Сервис 1cfresh.com предлагает поддержание всей инфраструктуры и обновление конфигурации», – объясняет Николай Горчинский из ГК «Форус».
Компания Inspire платит каждый месяц абонентскую плату в 25 тысяч рублей за доступ к облачному ресурсу «1С» (размер оплаты зависит от количества пользователей). С марта этого года, когда из-за борьбы с коронавирусом все офлайновые магазины проекта оказались закрытыми, компания смогла существенно сократить число подключенных к ресурсу пользователей. И, соответственно, снизить свои затраты на доступ к облачному сервису на период кризиса.
Что дальше?
В начале 2020 года компания Inspire вместе с ГК «Форус» приступила к следующему этапу автоматизации, который касается собственного производства. В планах – сделать возможным формирование заказов для швейных цехов в единой базе «1С», учитывая себестоимость пошива вещей, расход ткани на них, складские остатки материалов и фурнитуры.
«Нам необходимо, чтобы стыковались каким-то образом наша розница, производство и онлайн-магазин. Нужно провести совместные интеграции. Это сложная задача», – подчеркивает Никита Коваленок.
Проект с марта этого года начал продажи на маркетплейсе Wildberries, увеличил продажи через собственный интернет-магазин. Одна из задач следующего этапа автоматизации – свести к минимуму количество «ручной» работы, которая требуется для загрузки актуальных данных о наличии товара.
Возможно, что придется сделать выбор в пользу коробочного решения «1С», которое потребует аренды или покупки серверов. Компания готова на такой шаг, понимая, что это необходимо для ее развития. В настоящее время следующий этап автоматизации приостановлен – до снятия карантинных мер и восстановления экономики проекта к докризисному уровню.
