Книжное издательство «Мозаика-Синтез» завершило проект комплексной автоматизации на базе «1С:ERP Управление предприятием» и в итоге ускорило обработку заказов клиентов на 30% и повысило качество обслуживания. Новая система интегрирована с «1С:Документооборотом», «1С:WMS Логистика . Управление складом» и другими информационными системами компании, с интернет-магазином издательства, сторонними интернет-магазинами и сайтами маркетплейсов. ИТ-партнером внедрения выступила компания «Портал-Юг». В этой статье расскажем об особенностях и результатах проекта.
«Мозаика-Синтез» – российское издательство литературы для дошкольного воспитания и образования, которое ежегодно выпускает более 700 изданий с общим тиражом, превышающим 10 миллионов экземпляров. У компании есть интернет-магазин, 7 розничных магазинов, собственный автопарк, который занимается доставкой продукции клиентам. Общая производственная и складская площадь составляет 6,5 тысяч кв. м.
Компания «Портал-Юг» – официальный партнер фирмы «1С» с 2001 года. За 18 лет работы на рынке постоянными клиентами компании стали свыше 3000 предприятий Южного федерального округа. В компании работает 130 консультантов-программистов, имеющие более 1500 сертификатов «1С» по системам на платформе «1С:Предприятие 8».
Зачем издательству ERP-система?
В ассортименте издательства «Мозаика-Синтез» более 75 000 наименований продукции. Ежедневное количество входящих заказов варьируется от 200 до 600. При таком объеме работы очень важно оперативное взаимодействие между отделом продаж, который обрабатывает заказы, складом, где резервируются и собираются товары, и отделом логистики, который организует доставку заказов клиентам. В розничных магазинах нужно четко контролировать остатки продукции и своевременно пополнять ассортимент.
Ранее в подразделениях компании для разных направлений деятельности использовались разные, не интегрированные между собой, информационные системы. Нормативно-справочная информация не была унифицирована. Было сложно оперативно обрабатывать заказы клиентов, формировать заказы поставщикам, контролировать остатки на складе, анализировать динамику закупок и продаж.
Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы объединить и синхронизировать работу всех подразделений, унифицировать и централизовать управление нормативно-справочной информацией. Руководство компании ставило цель – увеличить объем продаж без расширения штата сотрудников. Для этого требовалось организовать адресную работу с каждым клиентом, включая клиентов интернет-магазина, повысить качество и скорость обработки заказов, усилить контроль за прохождением заказов по технологической цепочке, расширить каналы сбыта (выйти в маркетплейсы, наладить взаимодействие с другими интернет-магазинами и т.п.).
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:ERP Управление предприятием». Партнером по внедрению стала компания «Портал-Юг», которая была выбрана по результатам внутреннего конкурса. Проект был выполнен за один год, новая система развернута на 100 рабочих местах во всех отделах предприятия.
Андрей Чиннов, директор ИТ-департамента ООО «Мозаика-Синтез», отмечает: «Внедрение 1С:ERP позволило организовать работу всех подразделений предприятия в одной системе. Перед нами открылись новые перспективы для повышения эффективности работы коммерческих и логистических служб, улучшения качества обслуживания клиентов, повышения точности и оперативности получения управленческой информации. Одним из ключевых факторов успеха проекта мы считаем тесное взаимодействие внутри команды наших ключевых сотрудников и специалистов «Портал-Юг»».
Ключевые результаты проекта
1. Теперь в единую систему управления компанией на базе «1С:ERP» интегрированы все информационные системы компании, в том числе: «1С:Документооборот 8», «1С:WMS Логистика . Управление складом», системы электронного документооборота с внешними контрагентами, системы учета посетителей в розничных магазинах. Пользователям больше не приходится дублировать и сверять данные в нескольких программах, полностью исключены расхождения данных.
2. Издательство оптимизировало работу с заказами клиентов. От клиентов могут поступать заказы в любом формате и по любым согласованным с клиентом каналам связи. Задача менеджера – в течение двух часов обеспечить заказ товарами и передать в отгрузку. Помимо существующих клиентов, с которыми у компании уже отлажено взаимодействие, появляются новые клиенты со своими форматами данных, эти данные надо оперативно адаптировать под загрузку заказов в «1С:ERP».
В условиях повсеместного спада продаж компания вынуждена реагировать на такие вызовы и подстраиваться практически под каждого клиента. В ходе проекта было создано рабочее место универсальной загрузки заказов в систему, которое позволяет загружать заказы клиентов в любом формате, управлять датами отгрузки этих заказов и групповым обеспечением заказов (распределять по заказам резервы и свободные остатки).
В результате обработка заказов ускорилась на 30%. Менеджеры получили возможность обрабатывать до 500 заказов в день с перспективой расширения количества заказов до 30% в пиковые нагрузки.
Ранее для обеспечения пиковых нагрузок в помощь менеджерам приходилось привлекать дополнительный персонал, теперь такая необходимость отпала.
3. Внедрение системы позволило усилить контроль за прохождением заказов клиентов по технологической цепочке. В «1С:ERP» реализована специальная система статусов заказов, которая интегрирована и плотно взаимодействует со складской системой «1С:WMS». При каждом изменении статуса заказа (сборка, передача в доставку, установка даты доставки и пр.) информация оперативно передается в «1С:ERP». Менеджер теперь может в любое время проверить статус каждого конкретного заказа и дать клиенту исчерпывающую информацию о его выполнении: на какой стадии заказ находится в данный момент времени, когда планируется отгрузка и поставка.
4. Обеспечено получение детализированных данных для анализа продаж по каждой отдельной книге. Ранее для реализации сетевым магазинам группы книг одной тематики использовались собирательные наименования продукции (миксы). Для анализа продаж это было очень неудобно, так как не давало представления о продажах отдельных книг, входящих в состав микса. Из-за этого нельзя было оценить, какие именно книги и где лучше продаются, спрогнозировать спрос, спланировать производство составляющих миксов и сборку миксов. В ходе проекта этот подход был пересмотрен.
Типовые инструменты «1С:ERP» позволили организовать детализированный анализ продаж с реальными данными по отдельным, реализованным в составе миксов, книгам.
Это дало возможность более четко планировать работу с торговыми сетями и прогнозировать спрос на конкретные позиции книг и миксы, а также более точно планировать производство в соответствии с реальными потребностями бизнеса.
5. Теперь специалисты отдела закупок тратят на 20% меньше времени на внесение в систему данных о закупаемой продукции. В ходе проекта был разработан многофункциональный механизм загрузки и создания в системе новых позиций товаров и прайс-листов для них. Загрузка возможна из файлов разных форматов и разных объемов, позволяет создать позиции номенклатуры со всеми необходимыми реквизитами и дополнительными свойствами, а также сразу внести в «1С:ERP» закупочные и продажные цены (прайс-листы на продукцию). Менеджеры по закупкам теперь могут сосредоточиться на расширении контактов с потенциальными поставщиками, улучшении закупочных условий и качества планирования закупок, а не на операторской работе, как это было ранее.
6. В системе реализован оперативный обмен данными о заказах между 1С:ERP и интернет-магазинами. Это позволяет менеджерам адресно работать с каждым клиентом – анализировать активность, оценивать потребности и интересы, разрабатывать индивидуальные предложения для повышения продаж.
7. Система позволила оптимизировать взаимодействие с торговыми площадками (маркетплейсами). Каждый из маркетплейсов, как и большинство клиентов, реализует свои стандарты обменов с поставщиками, под которые компании необходимо оперативно подстраиваться. В ходе проекта маркетплейсы были включены в обмен заказами между интернет-сайтами и «1С:ERP» наравне с остальными клиентами.
Было разработано специальное рабочее место, которое позволило в автоматизированном режиме контролировать платежи по заказам и расходы на комиссию маркетплейса, выполнять взаимозачеты встречных обязательств.
Ранее только на отражение операций в старой системе по одной торговой площадке уходило 3 дня в месяц. Теперь эта задача с бухгалтерии полностью снята, все делает «1С:ERP». Это решение является универсальным и позволяет оперативно подключать к процессам новые марктеплейсы, тем самым увеличивая каналы сбыта без подключения дополнительных человеческих ресурсов.
8. Издательство автоматизировало согласование заявок на расходование денежных средств. Все заявки консолидируются в «1С:ERP» в специальном рабочем месте «Согласование заявок на расходование денежных средств», в едином формате. Руководство видит все документы в режиме «одного окна». Это ускоряет согласование и выполнение платежей, значительно экономит время генерального директора. В целом, согласование заявок на расходование денежных средств ускорилось на 20%.
9. В системе доступны детализированные отчеты о движении денежных средств, доходах и расходах предприятия, рентабельности продаж, в том числе, по направлениям деятельности и др. Это помогает руководству лучше контролировать работу предприятия и своевременно принимать решения для повышения эффективности бизнеса в сложных экономических условиях.
Руководитель отдела системного анализа и проектного управления ООО «Мозаика-Синтез» Роман Лесовой комментирует: «Это было тяжело, но очень интересно. В результате внедрения «1С:ERP» мы получили единую информационную систему для всех подразделений. Достигли всех технологических целей, которые ставили в начале проекта: масштабируемость системы, ускорение и централизация информационных потоков. В единую систему управления компанией интегрированы все внешние информационные системы компании, в том числе: «1С:Документооборот 8», «1С:WMS», сайты интернет-магазинов. Пользователям больше не приходится дублировать и сверять данные в нескольких информационных системах, исключены расхождения данных.
Успешно сдаем регламентированную отчетность. В перспективе планируем совершенствовать управленческую отчетность, автоматизировать производственный процесс в издательстве, а также расширить подсистему CRM на все отделы предприятия».
