Сеть магазинов «Оптика Go-Go» автоматизировала бизнес-процессы и интегрировалась с маркетплейсами с помощью отраслевого решения «1С:Розница.Салон оптики». Внедрение позволило снизить нагрузку на персонал, увеличить выручку на 27% и повысить оперативность поддержки. Время решения инцидента сократилось в 10 раз.
Сеть «Оптика Go-Go» объединяет пять офлайн-магазинов – два в Москве, три в Красноярске – и онлайн-магазин, а также сотрудничает с маркетплейсами. Изначально компания работала на специализированной платформе по автоматизации розничных оптик. Но эту платформу невозможно было оперативно дорабатывать под собственные запросы, поэтому постепенно накопился ряд разногласий, которые привели к поиску нового ИТ-решения. Тем более что распределенная структура и развитие новых форматов торговли требовали от компании внедрения более современных систем учета. Тогда сеть обратилась к своему ИТ-партнеру – компании «ИТКО».
Как искали подходящее решение
При подборе оптимального решения необходимо было учитывать несколько основных факторов: отраслевая специфика торговли – салоны оптики; необходимость работы в облаке, так как у компании распределенная структура и нет своего серверного оборудования; возможность оперативно дорабатывать систему; возможность интеграции с внешними системами – сайт, маркетплейсы.
В качестве решения была выбрана «1С:Розница.Салон оптики» в сервисе «1С:Готовое рабочее место». Во-первых, в этой программе проработана отраслевая специфика, есть подходящий интерфейс подбора товара, дополнительные характеристики номенклатуры – в целом решение хорошо зарекомендовало себя на рынке. Во-вторых, решение присутствует в сервисе «1С:Готовое рабочее место», а значит, есть все преимущества облачного сервиса совместно с классическими учетными решениями «1С». В-третьих, специфика работы сервиса «1С:Готовое рабочее место» позволяет дорабатывать решение индивидуально под нужды компании.
До внедрения специалисты компании-интегратора организовали тестовый период эксплуатации, познакомили сотрудников сети с функционалом решения, ответили на интересующие вопросы. Важным аргументом за выбор «1С:Розница.Салон оптики» стало наличие скидки по программе государственной поддержки для малых и средних предприятий. На старте эта скидка помогла сэкономить существенную сумму на аренде лицензий.
Адаптация привычного к новому
Существенным условием реализации проекта стало то, что действующий розничный бизнес нельзя было останавливать, так как каждый день простоя – это упущенная выручка и оставленные без обслуживания клиенты. Осложняющим фактором процесса миграции исходных данных был их нестандартный формат. Из старой учетной системы сеть могла забрать не все данные, а только выборочные выгрузки отдельных таблиц – номенклатура, база покупателей, история продаж. Эти таблицы по логике организации не совпадали со структурой данных в «1С».
С внедрением новой системы у пользователей существенно менялся привычный интерфейс, не хватало некоторых возможностей подбора, оформления заказа, резервирования товаров. Поэтому вся работа была разделена на несколько этапов: подготовка данных, подготовка интерфейса, доработка функционала в узких местах, пробный запуск на одной точке, плановый переход всей сети.
В процессе подготовки данных команда специалистов «ИТКО» и Go-Go переработала более 48 тыс. карточек номенклатуры, в результате чего очистила нормативно-справочную информацию от накопившегося «мусора», актуализировала базу номенклатуры и штрихкодов, выявила и обработала номенклатуру без штрихкодов, упорядочила свойства и характеристики номенклатуры. Благодаря гибкому функционалу «1С:Розница.Салон оптики» удалось свернуть большое количество карточек номенклатуры до небольшого набора с характеристиками.
Была приведена в порядок база сети – убраны лишние данные, объединены дубли. Перенесены в новую систему база дисконтных карт и накопленные бонусы и скидки. Перенесена также история продаж, ведь компании важно видеть, что и когда покупал клиент, чтобы при повторных обращениях учитывать историю работы.
Параллельно работе с данными проводилась и работа по интерфейсу. Под требования сети был переработан механизм поиска – добавлены фильтры по классу и характеристикам линз. Изменен стандартный механизм работы с заказами на механизм, привычный для сотрудников сети.
Важной частью проекта стало обучение персонала. Сотрудники «ИТКО» подготовили письменные и видеоинструкции по разделам: работа с ценами, работа со складом, функции кассира, маркетинговые акции, учет рабочего времени, инвентаризация.
На этом этапе проявилось удобство сервиса «1С:Готовое рабочее место» – развертывание демонстрационной базы, загрузка очередных обновлений и данных, а также обучение персонала – все это удалось организовать легко и быстро. Возможность начать работу, затратив минимум усилий на разворачивание инфраструктуры, и сразу же пользоваться возможностями программного обеспечения очень помогла на старте проекта.
Трудности закаляют
Итак, интерфейс доработан, НСИ заполнены, сотрудники обучены – можно запускать тестовый переход на одной точке. В нерабочие часы магазина забрали данные из старой базы, загрузили в новую, настроили торговое оборудование, но запуск не удался.
Причины неудачи – слишком разные системы «до» и «после», разный подход к учету, привычки пользователей. Тестовый запуск выявил ряд неучтенных нюансов: не хватало настроек номенклатуры, выявились недочеты в правах у ролей пользователей, пользователи путались в полях непривычных документов и ошибались. Но тестовый запуск потому и тестовый, что позволяет выявить недоработки, улучшить процессы, поправить ошибки.
Через две недели доработок первый магазин начал работать в «1С:Розница.Салон оптики». Еще предстояло внедрение инвентаризации, дорабатывались права и были замечания по интерфейсу, но уже стало понятно, что система заработала.
Постепенно, за два месяца, на новое решение были переведены остальные магазины: сначала в Красноярске, а затем, с учетом наработанного опыта, – в Москве. Параллельно осуществлялись доработка системы и обучение персонала.
На полную реализацию проекта ушло девять месяцев. В общей сложности было автоматизировано 20 рабочих мест. Команде удалось обеспечить непрерывность работы и целостность учета. Помимо «1С:Розница. Салон оптики» и «1С:Готовое рабочее место» были использованы сервисы «1С:Номенклатура» и «1С:Электронный документооборот».
Новые возможности получения прибыли
Переход на «1С:Розница.Салон оптики» оказал благотворное влияние на процессы и открыл новые возможности для развития. Выявлены слабые места в кассовой дисциплине. Более строгий, формализованный подход к учету в «1С» заставил пользователей более ответственно подходить к вопросу учета денежных средств.
Более гибкая система маркетинговых акций в «1С» позволила реализовать новые идеи маркетологов, а перенесенная база дисконтных карт обеспечила непрерывность и прозрачность процесса для клиентов. Очистка базы номенклатуры и проведенные инвентаризации обеспечили порядок на складе и в ценовой политике. В магазинах начали использовать учет рабочего времени, что помогло избавиться от лишних и неудобных электронных таблиц. Существенно упростилась работа бухгалтерии, теперь можно выгружать данные с помощью типового обмена.
Проведена интеграция с маркетплейсами, была организована выгрузка номенклатуры для «Яндекс.Маркета». Технически процесс оказался простым и быстрым, несмотря на большую базу номенклатуры. Приведение этой базы к стандартам «Яндекс.Маркета» – большой объем работы, но удобство автоматической выгрузки остатков и цен существенно упростило работу.
Реализован полноценный учет по салонам – расходы на закупки, поставщиков, персонал. Теперь все это учитывается и дает важную для бизнеса информацию. Проведена интеграция с торговым оборудованием – терминалом сбора данных, сканерами штрихкода, кассами.
За счет более детальной автоматизации процессов существенно снизилась административная нагрузка на персонал. Интеграция с маркетплейсами позволила увеличить выручку на 27%. Снизились затраты на лицензии – решение «1С» оказалось выгоднее решения конкурентов. Существенно повысилась оперативность поддержки – время решения инцидента сократилось в 10 раз, а это невероятно важно для розничной торговли.
