Музыкальный интернет-магазин music-expert.ru, базирующийся в Москве, уже имеет в ассортименте 50 000 позиций и останавливаться на достигнутом не планирует. На текущем этапе перед проектом встал вопрос: как оптимизировать стандартные процессы и повысить эффективность работы сотрудников? Магазин решил пойти по пути автоматизации. Внедренные решения помогли ему сократить издержки и оптимизировать работу по целому ряду направлений: теперь большую часть рутинных операций по направлениям закупки, продажи и маркетинг выполняет программное обеспечение.
В компании music-expert.ru работают:
13 человек, 6 из них в головном офисе. Есть 2 магазина-салона — в Москве и Санкт-Петербурге, они же работают как пункты выдачи заказов, в каждом — по 3 человека. 1 штатный программист.
Такие функции, как общение с поставщиками, осуществление закупок, ценообразование, мониторинг рынка, контроль склада, контроль над оборотными средствами компании в music-expert.ru сегодня выполняет 1 специалист. Для сравнения: у основного конкурента, имеющего в наличии более 70 000 позиций, только в отделе закупок работают около 10 человек.
Интернет-магазин music-expert.ru. Магазин специализируется на продаже и аренде профессионального музыкального оборудования и инструментов и является одним из лидеров рынка в своем сегменте. Доставка товаров осуществляется по всей России, дополнительно есть два магазина-салона в Москве и Санкт-Петербурге.
Компания OLS (Original Live Systems), партнер-франчайзи фирмы «1С», разработчик ПО для автоматизации интернет-магазинов и предприятий торговли.
Поэтому перед специалистами компании OLS были поставлены следующие задачи:
- Разработка системы загрузки прайс-листов поставщиков для «1С:Управление торговлей» из файлов любых форматов.
- Разработка системы системы мониторинга рынка.
- Разработка системы ценообразования.
- Настройка интеграции «1С:Управление торговлей» и сайта интернет-магазина.
- Настройка выгрузки товаров и цен на «Яндекс.Маркет» из «1С:Управление торговлей».
Этапы работы
Разработка системы загрузки прайс-листов
Чтобы минимизировать рутинные операции менеджеров, разработчики создали максимально удобный механизм загрузки прайс-листов. Пользователю необходимо заполнить в профиле загрузки несколько полей, после чего система сама осуществляет процесс загрузки.
Загружая прайс-лист, система сама определяет, есть ли уже данные товары в справочнике «Номенклатура» и, если таких позиций нет, создает их. Так же происходит загрузка остатков товаров и цен поставщиков. Кроме этого, система считывает файлы прайс-листов любых форматов и умеет загружать их из электронной почты, что существенно экономит время менеджера. Так же решение позволяет производить загрузку прайс-листов в фоновом режиме.
Система мониторинга рынка
Разработка и внедрение системы мониторинга позволила в автоматическом режиме получать данные о рыночных ценах по 20000 активных товарных позиций. Скорость обработки информации - менее 1 секунды на позицию.
Общее меню системы:
Настройка работы системы мониторинга:
Результат работы системы мониторинга по конкретной позиции с информацией по конкурентам и ценовым предложениям:
Благодаря внедренной системе мониторинга, информация о ценах собирается автоматически.
Система ценообразования
После того, как были реализованы первые этапы проекта, была разработана система ценообразования. Система подгружает данные, полученные из прайс-листов поставщиков и результатов мониоринга, и на их основании формирует цену товаров. При этом, для ускорения процесса, переоценка проводится только по тем позициям, по которым были произведены изменения. Решение также позволяет рассчитывать акционные и закупочные цены.
Общее меню системы:
Настройка расчета акционных цен номенклатуры для ценообразования:
Список номенклатурных позиций с установленными ценами:
Система позволяет предварительно рассчитать закупочные цены по нужному курсу валют, запускается и работает в фоновом режиме.
Для руководства магазина было важно оперативное обновление информации на сайте и в «Яндекс.Маркете». В результате был настроен и автоматизирован обмен данными между программой «1С:Управление торговлей» и сайтом интернет-магазина компании, а также была реализована возможность автоматического обновления информации на «Яндекс.Маркете».
Результаты проекта
Внедрение автоматизированных решений позволили интернет-магазину существенно оптимизировать сразу несколько бизнес-процессов. Все прайс-листы автоматически загружаются в систему и данные из них сразу доступны для анализа, использования для переоценки товаров и при продажах. Продавец сразу видит не только остатки и резервы по складу, но и остатки и сроки поставки товаров у поставщиков, что позволяет точно ориентировать клиентов по наличию товаров и срокам доставки.
Система мониторинга рынка дала возможность в реальном времени получать данные о рыночных ценах по 20000 активных товарных позиций. Данные подгружаются в систему и также сразу доступны для анализа и проведения переоценки товаров.
Разработанная система ценообразования позволила в автоматическом режиме формировать цены на товар и вносить изменения на сайте интернет-магазина. На сайт по мере обновления выгружаются товары, цены и наличие позиций на складах.
Выгрузка товарных предложений из «1С:Управление торговлей» на «Яндекс.Маркет» осуществляется в автоматическом режиме.
Схема работы сотрудника после внедрения автоматизированных решений:
- Мониторинг рынка запускается на ночь, а к утру свежие данные по конкурентам уже лежат в базе.
- С утра загружаются свежие прайс-листы от поставщиков.
- Проводится процедура ценообразования.
- Автоматически обновляется информация на сайте интернет-магазина и выгружаются изменения на «Яндекс.Маркет».
- Формируются заказы поставщикам на закупку товаров.
«В ходе проекта была проделана огромная работа по автоматизации и нашими специалистами, и специалистами компании Original Live Systems, — отмечает Евгений Милис, руководитель интернет-магазина music-expert.ru, — которая позволила в достаточно сжатые сроки реализации проекта получить эффективный инструмент управления закупками, оптовыми и розничными продажами компании, маркетинговыми процессами и ценообразованием».
Такие операции, как сбор и анализ информации, загрузка прайс-листов, процесс ценообразования и выгрузки данных на сайт занимают достаточно много времени, а допущенные сотрудниками ошибки могут негативно сказаться на всем бизнесе. Поэтому автоматизация процессов стала удобным решением для магазина — она не только экономит время сотрудников, но и обеспечивает высокую точность при проведении операций.
