Для реализации эффективного сотрудничества сетевых операторов с субарендаторами, арендующими площади на вокзальных комплексах «РЖД», потребовалось автоматизировать работу при помощи «1С: Документооборот 8 ПРОФ».
Задача
Наличие у группы компаний около 500 субарендаторов с индивидуальными условиями сотрудничества предполагает ощутимый объем «бумажной» работы. Ведь помимо ведения регулярной деловой переписки с каждым субарендатором, необходимо заключить гарантийное обязательство или предварительный договор субаренды, а затем – основной договор.
Всю эту документацию требуется согласовывать не только внутри компаний, но и с дирекцией железнодорожных вокзалов – филиалом ОАО «РЖД», контролируя финансовые условия и сроки действия каждого договора. Очевидно, что при столь солидном документообороте, никак не обойтись без использования проверенных временем программных продуктов.
Поэтому группе компаний, для того чтобы наладить оперативную переписку с субарендаторами, требовалась информационная система, позволяющая обеспечить надежное хранение документов и сократить время согласования договоров.
Решение
Для того, чтобы оптимизировать работу с более чем 3,5 тыс. документами, ГК обратилась к интегратору «1С-Рарус», имеющему большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8».
«Выбирая систему, в расчет принималась возможность быстрого согласования внутренних документов, удобство их хранения и быстрого поиска, а также возможность самостоятельной поддержки системы и дружественный интерфейс, — отметила на бизнес-форуме «1С:ERP 2017» Маргарита Ерофеева, экономист, ОАО «Организация питания на вокзалах».
Компания-интегратор предложила реализовать проект автоматизации на базе «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Внедрение программного продукта позволило решить задачи по делопроизводству, учету и хранению документов, а также контролю исполнения поручений.
«Благодаря технологии Agile процесс был выстроен таким образом, чтобы проводить внедрение небольшими блоками – спринтами – для получения быстрого результата, — отметил Рамиль Аглямов, технический руководитель проектов компании «1С-Рарус». В итоге почти за два месяца, с 1 марта по 27 апреля 2017 года, было создано 30 автоматизированных рабочих мест.
Процедура реализации проекта автоматизации происходила в три этапа.
Сначала был автоматизирован учет входящих и исходящих документов, сформирована номенклатура дел, настроены нумераторы и авто-заполняемые шаблоны файлов.
Во вторую очередь интегратор произвел автоматизацию договорной деятельности, создав категории по 23 видам внутренних документов.
А в завершении процесса удалось автоматизировать процессы движения документов с формированием шаблонов по процессам согласования, исполнения и ознакомления.
Для повышения общего уровня компетенции владения программой были записаны видео-курсы по работе с «1С:Документооборот 8 ПРОФ» и сделаны памятки по заполнению реквизитного состава документов.
Результат
Итогами автоматизации стали:
- единая система для организации формализованных процессов структурированной информации;
- введение шаблонов действий сотрудников, ускорившее обработку документов;
- упрощение и прозрачность процесса электронного согласования;
- возможность работы с документами территориально удаленным пользователям;
- ежедневное формирование электронного реестра исходящих поручений, включающего сроки исполнения;
- прозрачность во внутренних процессах компании, указывающая на наличие «узких мест». Были выявлены сотрудники, являющиеся ключевыми во многих процессах. Превышение почти в два раза количества задач, по сравнению со средним на сотрудника, дало повод для оптимизации процесса и делегированию задач на подчиненных;
- автоматизация документооборота позволила развивать проект в сторону внедрения учетной системы «1С:Аренда и управление недвижимостью 8» и ее интеграции с «1С:Документооборот».
Читайте также кейсы:
Производитель обуви «Брис-Босфор»: автоматизация по-крупному
«Ремит»: автоматизация как драйвер для внедрения инноваций
ТД «Гулливер и Ко» оптимизировал бизнес-процессы с помощью ERP-системы
Роман Хохлов, специально для Retail.ru
