Выгоды применения электронной подписи (далее – ЭП) для ритейла, впрочем, как и для любого другого бизнеса, очевидны.
1. Это средство, которое помогает свести на нет использование бумаги внутри компании и перейти на электронный документооборот, в том числе и на юридически значимый с поставщиками.
2. Электронная подпись экономит не только расходы на бумагу, но и на содержание архива.
3. Сотрудники тратят гораздо меньше времени на подписание и согласование документов.
4. Оплата от поставщиков и клиентов (исходя из предыдущего пункта) не заставляет себя ждать.
Вот что бывает в компаниях, где не используется ЭПВо многих организациях сегодня есть сетевые принтеры и к ним подключены рабочие компьютеры сотрудников. С учётом того, что на этаже, как правило, размещается один принтер, персонал ежедневно совершает к нему «паломничество», то и дело бегая за распечатками. И так несколько раз за день.
В день на хождения туда-сюда уходит около 10-15 минут, в неделю – от 1 часа и более. А ведь это время можно было бы потратить более продуктивно.
Согласование договоров в ритейле: и здесь плюсы ЭП
Допустим, менеджер Иванов распечатал бумажный проект документа и отправил руководителю на согласование. Согласующий внёс правки, Иванов их обработал и снова распечатал договор. Таких кругов «распечатать – отправить на согласование – внести изменения» может быть несколько. В случае с электронной подписью, во-первых, не требуется распечатка, а во-вторых, согласование занимает гораздо меньше времени.
Захват новых рынковЕще одна выгода для ритейла – это возможность благодаря ЭП «захватить» новые регионы и территории. Физически вы можете находиться в России, а ваши поставщики – в США или Китае.
Для того чтобы заключить договор с иностранными партнёрами, не нужны ни почта, ни курьерская служба, которые на месяцы будут растягивать документооборот между вами. Электронная подпись (при условии, что её легитимность признаётся государством) поможет быстро подписать договорные документы, накладные, УПД, акты.
***
Среди остальных преимуществ использования ЭП, которые наверняка оценит любой ритейлер, это возможность подписания и сдачи налоговой отчётности, представления документов в суд. При этом исключаются ошибки человеческого фактора, появляется возможность участия в электронных торгах и получения перспективных контрактов и т.д.
И еще один важный момент. В крупных организациях со штатом сотрудников 100+ применение электронной подписи постепенно становится обязательным, так как электронную отчётность здесь сдают исключительно в электронном виде.
Авторы: Татьяна Жигалова, Евгения Герасимова, Synerdocs
