Как «ИДС Боржоми» усилила финальный этап тендеров, не перестраивая весь процесс закупок

Фото: Adhaadhaeni/Shutterstock/Fotodom

В «ИДС Боржоми» закупки давно работают как единый процесс: от появления потребности до приемки результата. Команда сама формирует техническое задание, проводит тендер, заключает договор и принимает работу. Поэтому задача была не в том, чтобы автоматизировать все с нуля. Нужно было найти участок, где даже в отлаженном процессе остается резерв эффективности.

Таким участком стал финальный этап тендера. Именно здесь к внутренним правилам добавляются внешние факторы: поведение поставщиков, уточнения условий, переговоры и изменение предложений. «ИДС Боржоми» подключила Bidzaar к этому этапу, чтобы сделать конкуренцию более управляемой и фиксировать результат процедуры в единой системе. После подключения площадки компания получила дополнительные 5% к общей экономии по затратам.

Как устроен процесс закупок в «ИДС Боржоми»

«ИДС Боржоми» – крупная торгово-производственная компания с четырьмя производственными площадками полного цикла. Закупки встроены в бизнес по модели source-to-pay: команда участвует в формировании условий, взаимодействует с внутренними заказчиками, следит за соблюдением процедур и отвечает за качество конкурентных закупок.

Для такой функции автоматизация – не просто замена ручных операций системой. Если основные этапы уже работают, важнее понять, где процесс остается менее управляемым и какой инструмент усилит именно этот участок.

Максим Журавлев, руководитель службы закупок «ИДС Боржоми», описывает роль функции шире проведения отдельных процедур. По его мнению, закупки должны помогать бизнесу получать рыночные условия и учитывать итоговый бизнес-результат. Поэтому изменения оценивают не по удобству интерфейса, а по тому, как они влияют на конкуренцию, прозрачность и экономику закупки.

Почему финальный этап тендера стал точкой роста

До выхода закупки на рынок большую часть параметров контролирует сама компания. Можно проработать потребность, подготовить техническое задание, согласовать договорные и юридические условия. Во время тендера появляются переменные, которыми сложнее управлять: поставщики уточняют требования, меняют предложения, вступают в дополнительные переговоры.

В нестандартных и проектных закупках это особенно заметно, но похожая проблема возникает и в более типовых процедурах. Финальные переговоры могут затягиваться, а конкуренция становится менее прозрачной.

Поэтому команда не стала пересобирать весь source-to-pay ради одного участка. Задачу сформулировали точнее: нужно было усилить тендерный этап и сделать финальную конкуренцию более прозрачной и воспроизводимой, сохранив остальные части процесса без лишних изменений.

Как «ИДС Боржоми» использует Bidzaar в закупках

Bidzaar встроили в уже работающий процесс. При этом сценарий зависит от сложности закупки. В стандартных процедурах тендер может проходить на площадке целиком. В более сложных закупках часть работы, например, уточнение технического задания и отдельные переговоры, остается за пределами платформы.

В таких случаях на Bidzaar переносят сам тендер или его финальную часть, включая фиксацию итоговых предложений. Так площадка не подменяет source-to-pay, а усиливает этап, где компании особенно важна конкурентная процедура.

На выбор повлияла и работа команды Bidzaar. По словам Максима Журавлева, важной оказалась готовность разбираться в специфике закупок «ИДС Боржоми» и сопровождать внедрение в существующий контур, а не предлагать отдельный процесс поверх уже работающего.

По мере использования компания начала отдельно отслеживать объем закупок, проходящих через площадку, и в деньгах, и в количестве процедур. Этот показатель растет, поэтому сценарий постепенно становится регулярной частью работы.

Фото: Miljan Zivkovic/Shutterstock/Fotodom

Как электронные торги повысили прозрачность и конкуренцию поставщиков

Главное изменение команда связывает с управляемостью конкуренции. В электронной процедуре поставщики работают в более равных условиях, а ход торгов и итоговые предложения фиксируются внутри одного контура.

Прозрачность важна и внутри компании. Закупочная команда может показать внутреннему заказчику, как проходила процедура, какой была конкуренция и на основании чего сформировалось итоговое предложение. Решение проще объяснить и восстановить по данным тендера.

Это меняет и сам подход к управлению закупками. Помимо итоговой цены команда получает возможность смотреть на качество процедуры, активность поставщиков и воспроизводимость результата.

Как «ИДС Боржоми» оценивает экономию и эффективность закупок

«ИДС Боржоми» и раньше отслеживала достигнутую экономию, долю конкурентных процедур и уровень конкуренции. Работа с тендерным контуром подтолкнула команду к более системному измерению качества самого процесса.

Часть дополнительных показателей еще формализуется, поэтому сейчас некорректно сводить все изменения к одной сравнительной таблице. Но один результат команда уже фиксирует уверенно: после подключения Bidzaar компания получила дополнительные 5% к общей экономии по затратам.

Кейс показывает практичный подход к развитию закупочной функции. Если базовый процесс уже работает, следующая точка роста может находиться внутри отдельного этапа. В «ИДС Боржоми» таким этапом стал финал тендера, где электронные торги помогли сделать конкуренцию и результат процедуры более управляемыми.

Подробнее об электронной площадке можно узнать на сайте Bidzaar.

Вебинары, практические материалы и программы для закупочных команд собраны в Учебном центре Bidzaar.

Retail.ru