Как ритейлеру снизить риск срыва поставок на 50% и превратить закупки в источник устойчивого роста

ARMMY PICCA/Shutterstock/Fotodom

Почему риск срыва поставок стал системной проблемой

Процесс срыва поставки редко начинается в тот день, когда подрядчик не выходит на объект или не привозит товар. Чаще проблема появляется раньше – в момент, когда компания выбирает поставщика по слишком формальным, слишком узким или просто неподходящим критериям.

В таких условиях закупка становится точкой, где либо собирается устойчивая модель работы, либо закладываются будущие проблемы. На практике компании чаще всего сталкиваются с тремя типичными рисками:

1. В финале тендера остается один поставщик, потому что остальные не проходят проверку или не выдерживают требований.

2. Подрядчик формально подходит по цене, но не справляется с исполнением. 
3. У бизнеса появляются дополнительные финансовые и юридические риски, если поставщик работает нестабильно или не исполняет базовые обязательства.

Поэтому задача специалистов по закупкам – не только подобрать подходящие по цене товары, но и заранее снизить вероятность срыва.

Почему цена – не всегда главный критерий выбора подрядчика при закупке услуг

В товарной закупке заказчик чаще опирается на понятную спецификацию: размер, материал, упаковку, срок годности, стандарт. При закупке услуг такой четкости обычно нет: если компания выбирает подрядчика на IT-разработку, маркетинг, эксплуатацию, обучение, интеграцию или инженерные работы, слишком низкая цена часто означает скрытый риск.

В закупках услуг правильнее ориентироваться не на минимальную, а на оптимальную цену – ту, которая позволяет получить нужный результат без дополнительного риска для компании. Слишком низкая стоимость может означать, что поставщик экономит на налогах, экспертизе команды, не закладывает реальные ресурсы в проект или не до конца понимает объем работ.

Что на практике помогает снизить риски срыва поставок

Риск снижается не за счет одного действия, а за счет набора проверочных и организационных мер.

Первый шаг – предварительный скрининг поставщиков. Чем раньше компания понимает, кто из участников находится в зоне риска, тем меньше времени тратится на отбор потенциальных исполнителей.

Второй шаг – проверка референсов. Причем не формальная, а по реальным заказчикам, площадкам и проектам, где можно увидеть, как поставщик работал в похожих условиях.

Третий шаг – выездные аудиты, пилоты, тестовые задания или демонстрация команды. Для сложных категорий такие меры часто более показательны, чем еще один раунд переговоров.

Четвертый шаг – финансовая защита сделки: ограничение предоплаты, поэтапная оплата, гарантийный платеж, банковские инструменты.

Как уйти от субъективности при закупке услуг

Одна из самых частых проблем в закупках услуг – зависимость от привычных поставщиков и внутренних предпочтений бизнеса. Инициатор приходит с формулировкой «нам нужен вот такой подрядчик», и закупка превращается в процедуру под заранее понятный результат.

Чтобы этого избежать, поставщикам услуг важно входить в проект как бизнес-партнер: вместе с инициатором разбирать реальную потребность, отделять обязательные требования от желательных, заранее фиксировать критерии оценки и не менять логику выбора после получения предложений.

Особенно важно определить блок-факторы – критерии, при которых поставщик не может быть выбран независимо от цены. Например, отсутствие нужных ресурсов, неподтвержденный опыт или непрохождение базовой проверки безопасности.

Что должно быть в тендерной документации, чтобы поставщики не «отваливались» в процессе переговоров

Часть срывов начинается не после подписания договора, а еще на этапе закупочной процедуры. Поставщики заходят в тендер, а затем выходят из него, потому что слишком поздно узнают о штрафах, условиях оплаты, банковских гарантиях, гарантийных удержаниях или KPI.

Поэтому основные условия договора лучше показывать рынку сразу. Если заказчик понимает, что в договоре будут гарантийные механизмы, жесткие SLA (Service Level Agreement – соглашение об уровне обслуживания между поставщиком услуг и заказчиком) или специальные условия оплаты, то поставщики должны видеть это до старта переговоров. Тогда в процедуру приходят участники, которые реально готовы работать по такой модели.

Для услуг также полезно запрашивать не только фиксированную стоимость проекта, но и разбивку по этапам или стоимости единичных расценок. Это помогает сохранить управляемость, если объем работ меняется уже по ходу исполнения.

Источник: Bidzaar

Как технологии помогают снизить риски до финального выбора поставщика услуг

Часть рутинной проверки можно перенести в цифровой контур. Это особенно важно, когда процедур много, а времени на ручной сбор информации мало.

Например, на Bidzaar закупочная команда может работать с профилем поставщика, где собраны базовые данные по компании, документам и признакам риска. Это не заменяет полноценную проверку, но позволяет быстрее отсеивать слабых участников еще до финального выбора.

Кроме того, площадка помогает структурировать сам процесс отбора: работать с анкетами, документами и данными по участникам внутри одной системы. Для закупочной команды это означает сокращение ручного труда и более прозрачный подбор поставщиков в конкретной категории.

Что делать, если техническое задание меняется в процессе подбора поставщика

В реальной жизни закупка редко идет по идеально стабильному сценарию. Бизнес может уточнять задачу, менять объем, пересматривать подход к решению.

Если изменения несущественные и не меняют круг потенциальных участников, процедуру можно продлить и дать поставщикам время адаптировать предложения. Если же меняется сама логика проекта и нужен выход на другой рынок поставщиков, правильнее закрыть старую закупку и запустить новую.

Это важно для прозрачности процесса: когда компания пытается провести радикально изменившуюся потребность в рамках старой процедуры, рынок быстро теряет доверие, а закупка становится слабой с точки зрения конкуренции и защиты результата.

Закупки как источник устойчивого роста

Сегодня закупки все чаще рассматриваются не только как функция экономии, но и как механизм защиты бизнеса от срывов, потерь и слабых подрядчиков. В этом смысле устойчивый рост начинается не с контроля последствий, а с того, как компания выстраивает отбор поставщиков.

Поэтапная рабочая модель здесь выглядит так:

• Постановка четкой бизнес-задачи и определение понятных критериев подбора.
• Структурированный сбор информации о потенциальных поставщиках.
• Проверка опыта, команды, ресурсов и условий договора.
• Сравнение финальных предложений и выбор конкретного исполнителя.

Для таких задач Bidzaar работает не только как площадка для проведения процедур, но и как инструмент, который помогает структурировать отбор поставщиков.

Источник: Bidzaar

Помимо профилей компаний и аналитики, команда может использовать готовые анкеты от экспертов Bidzaar для оценки и квалификации поставщиков. Это особенно полезно в ситуациях, когда закупка проводится в новой категории или у команды нет накопленной экспертизы: возникает вопрос, какие именно данные запросить, как проверить поставщика и на что обратить внимание при отборе. В таких случаях готовые анкеты можно использовать как основу, полностью или частично дополняя ими собственные критерии и требования к участникам.

Такой подход позволяет не собирать процесс оценки с нуля, а сразу выстраивать его на базе проверенной логики.

Retail.ru