«Дикси» перевела управление персоналом и кадровый учет в систему «1С» за 8 месяцев

В 2023 году сеть «Дикси» решила перевести управление персоналом, кадровый учет, процессы начисления заработной платы на отечественную платформу, так как использование иностранной системы требовало значительных ресурсов и повышало риски несоответствия законодательству РФ. Ритейлер также стремился повысить эффективность управления кадрами, оптимизировать бизнес-процессы и встроить HR-решение в ИТ-экосистему. Все эти задачи помогло решить внедрение «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП», которое осуществили за 8 месяцев. Всего было автоматизировано 2200 рабочих мест. О подробностях проекта рассказываем в этом кейсе.

Фото: «Дикси»

Предпосылки внедрения

Сейчас все розничные компании работают в условиях существенного дефицита на рынке труда розничного персонала, который требует оптимизации и повышения эффективности процессов кадровой службы. До начала проекта в компании «Дикси» использовалась кастомизированная информационная система иностранного производства. Чтобы поддерживать ее своими силами и приводить получаемую из нее отчетность в соответствие меняющимся требованиям законодательства РФ в сфере кадрового учета и расчета заработной платы, требовались большие трудозатраты. При этом 80% ресурсов команды развития системы тратилось на актуализацию системы с учетом ежегодного роста числа значимых для бизнеса законодательных изменений. Еще одной причиной перехода на новую систему стала необходимость исполнения законодательных требований по биометрии (табелированию).

ИТ-служба ГК «Дикси» провела мониторинг рынка специализированных систем для управления кадрами и расчета зарплаты. В результате было выбрано проверенное временем и многими внедрениями решение «1С:Зарплата и управление персоналом» версии КОРП. Партнером проекта стала компания «1С-Рарус» в Челябинске.

«2023 год был годом начала HR-трансформации в «Дикси», – рассказал Владимир Заболотный, руководитель программы HR-проектов «Дикси». – Перед нами стояла амбициозная задача – не только повысить качество HR-процессов, например, учета рабочего времени линейного персонала или ускорения расчетов с персоналом, но и запустить абсолютно новые процессы, например, прямую интеграцию с ФСС. Постоянное изменение законодательства требовало быстрого реагирования и постоянного привлечения дополнительных ресурсов для поддержания Legacy HRM системы. В этой связи было принято решение о глобальной смене системы управления персоналом. Проведя детальный анализ рынка, мы пришли к мнению, что «1С:ЗУП» максимально подходит под наши требования и позволит нам оперативно реагировать на новые вызовы рынка».

Для успешной реализации проекта было необходимо:

• перевести текущий функционал, реализованный в иностранном HR-решении, на «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», редакция 3.1;

• унифицировать нормативно-справочную информацию в части ведения кадрового учета и расчета заработной платы;

• унифицировать виды начислений и удержаний;

• перенести остатки на дату перехода;

• обеспечить надежность хранения информации;

• реализовать высокую оперативность доступа к данным и формирования отчетности;

• интегрировать систему с другим софтом ГК «Дикси».

Уникальность проекта

В ходе реализации проекта были разработаны уникальные механизмы учета рабочего времени сотрудников магазинов (80% персонала группы компаний), которые позволяют:

• на основании событий по QR-коду телефона «вход» и «выход», с учетом графиков, рабочих смен и отклонений получить табель для расчета заработной платы и дополнительных начислений за расширенный объем работы;
• формировать аналитическую отчетность:
• для планирования загрузки персонала розницы, учитывая потребность в аутсорсинге;
• для расчета показателей премирования персонала;
• масштабировать механизмы учета рабочего времени для всех подразделений ГК «Дикси».

Были созданы программные инструменты для специалистов в области управления персоналом, которые значительно ускоряют процесс массового оформления (от 100 человек в день): приемов, переводов и увольнения сотрудников.

Для управляющих магазинов были разработаны АРМ, которые обеспечивают возможность:

• составлять наборы печатных форм кадровых документов для каждого магазина;
• создавать и согласовывать заявки на временные краткосрочные переводы персонала с целью оптимизации процесса управления переработками.

Новые специальные инструменты для автоматизации расчета и выплаты заработной платы обеспечивают возможность:

• массовой загрузки данных для расчета заработной платы;
• проведения массовых расчетов межрасчетных выплат и заработной платы;
• одновременного формирования по подразделениям ведомостей на выплату реестров для банковских переводов.

Специально разработанные механизмы формирования и выгрузки с учетом большой территориально распределенной сети подразделений ГК «Дикси» позволяют одновременно формировать:

• статистическую отчетность в разрезе 700 территориальных органов Росстата;

• регламентированную отчетность в разрезе КПП по 2500 подразделениям.

Результаты проекта

Проект стартовал 13 марта 2023 года, и уже через 8 месяцев новая система была введена в опытно-промышленную эксплуатацию без сдвигов по срокам к началу года (к 1 января 2024 года), чтобы не сдавать отчетность из двух систем. Уже 10 января 2024 года компания провела первую массовую выплату премии через новую систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Первый аванс был рассчитан и выплачен 20 января 2024 года.

В рамках кастомизации были сформированы и реализованы 788 требований к целевой системе по 120 бизнес-процессам. В новую систему перенесли сведения и остатки начислений по 27,5 тыс. сотрудников. Для интеграции системы изменили 140 интеграционных потоков с 17 бизнес-системами.

Команда проекта разработала более 500 отчетов. В рамках подготовки к запуску были проведены параллельные расчеты на 2000 сотрудников.

Теперь табелирование за полмесяца проводится за 4 часа; расчет заработной платы для 27,5 тыс. сотрудников – за 2,5 часа.

В результате внедрения:

• Реализованы механизмы работы со штатным расписанием, включая описание позиций, утверждение новых версий и хранение истории изменений. Добавлены возможности автоматической индексации тарифных ставок и установления индивидуальной оплаты труда. Введены штатное замещение и совмещение должностей.

• Внедрены современные методы мотивации персонала, повышена эффективность управления персоналом.

• Объединена кадровая и расчетная информация в общих для кадрового и регламентированного учета документах, расчет налогов и взносов в одном документе с начислениями, усовершенствованы механизмы расчета начислений и удержаний.

• Реализовано ведение табельного учета, графиков сменности, в том числе по субъектам РФ, и учета.

• Реализовано ведение воинского учета как необходимой компоненты кадрового учета и требований Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (ред. от 14.02.2009) «Об утверждении Положения о воинском учете».

• Автоматизирована отчетность о количестве сотрудников и среднем числе работающих согласно утвержденным методикам расчета Федеральной службой государственной статистики.

• Формируется необходимая для внутреннего использования и предоставления в вышестоящие и контролирующие органы отчетность по численности и оплате труда, выплатам социального характера, негосударственному пенсионному обеспечению с детализацией по подразделениям, сотрудникам, категориям персонала, видам начислений.

• Автоматически заполняется регламентированная отчетность в соответствии с требованиями законодательства. Реализована возможность отправки отчетности в соответствующие ведомства и органы по защищенным каналам связи непосредственно из программы с помощью сервиса «1С-Отчетность».

В результате внедрения компания решила поставленные задачи в части уменьшения рисков, связанных с несоответствием процедур и функций информационных инструментов требованиям законодательства, и исключения влияния ошибок, вызванных «человеческим фактором».

Источник: «Дикси»

  

«Много лет мы занимались цифровизацией отдельных бизнес-процессов: учет рабочего времени, прием на работу, увольнение. Когда большая часть бизнес-процессов была оцифрована и мы достигли насыщения «цифрой», то стали заниматься улучшениями, оптимизацией процессов. И эти процессы стали цепляться друг за друга. Были сформированы правила синхронизации и обмена между процессами. И когда были налажены связи, в точках, где процессы и технологии совмещаются, были обнаружены новые польза и ценности для компании и стейкхолдеров», – прокомментировал результаты проекта Евгений Савицкий, руководитель управления компенсаций и льгот «Дикси».

Retail.ru