Закон об онлайн-кассах осложнил жизнь предпринимателей: выбор устройства, регистрация кассы, обучение сотрудников новому формату работы — все это непросто. Особенно когда времени немного: ИП должны перейти на новую технику до 1 июля. Эксперт по кассам нового поколения Олег Сушков, который руководит облачным ритейлом в МТС, рассказал, как выбрать кассу, которая поможет не только сэкономить, но и увеличить прибыль в перспективе.
Новые требования 54-ФЗ
Закон об онлайн-кассах в последнее время претерпел много изменений, которые могли запутать предпринимателей. С 1 июля 2018 года онлайн-кассы должны были стать обязательными для всех организаций и ИП, которые проводят наличные или электронные денежные расчеты. Однако в ноябре прошлого года часть малого бизнеса получила отсрочку, до 1 июля 2019 года штрафовать за отсутствие касс не будут:
- ИП без наемных работников на ЕНВД или патенте в сфере торговли и общепита.
- ИП без наемных работников, которые занимаются вендингом.
- Юрлиц и ИП, которые оказывают услуги населению.
Периоды неопределенности заставили многих предпринимателей понервничать. Кроме того, не каждый малый бизнес может сразу найти средства на покупку техники нового образца — это тоже повод для переживаний.
Ко всему прибавляется страх штрафов. Если ИП обязан зарегистрировать кассу, но работает без нее, он отдает в качестве штрафа от 25% до 50% выручки, но не меньше 10 тысяч рублей (для организаций — от 75 % до 100 %, но не меньше 30 тысяч рублей). Если налоговая пришла к вам второй раз, а вы продолжаете работать без кассы, и сумма выручки достигла 1 миллиона рублей, по закону руководителя отстранят от должности на 1–2 года, а бизнес приостановят на срок до 90 дней. Довольно ощутимо, согласитесь.
Автоматизация с выгодой
В то же время многие предприниматели, которым переход на онлайн-кассы казался лишь большой проблемой и головной болью, теперь осознают, что новые технологии могут улучшить и бизнес-среду, и их собственные бизнес-процессы.
Кассы нового образца отличаются от старых тем, что способны в режиме реального времени передавать информацию о каждой проведенной транзакции с каждого кассового аппарата через оператора фискальных данных в Федеральную налоговую службу (ФНС). Операторы фискальных данных – своего рода провайдеры, обеспечивающие связь кассовых аппаратов с серверами ФНС. Расширение числа операторов облачных фискальных данных полезно для бизнеса и покупателей. Участники рынка конкурируют между собой в борьбе за клиентов и, соответственно, цены на свои услуги не завышают. Поэтому нововведение пока что не привело к подорожанию товаров и услуг.
Кроме того, в отличие от первой волны кассовой реформы, сейчас нет дефицита устройств, что значительно облегчает жизнь бизнесу. На рынке появилось большое количество вариантов онлайн-касс. Выбрать ее не так сложно, если определить собственные потребности и приоритеты и знать, какие тонкости важно учесть при переходе на новую технику.
Что покупать
Можно выбирать из нескольких видов онлайн-касс: фискальные регистраторы, автономные кассы и смарт-терминалы (или «умные кассы»). Предпринимателю важно обращать внимание на функционал кассовых и товароучетных программ для касс, поскольку от них зависит успех автоматизации бизнеса. При ведении бухгалтерского и налогового учета важно учитывать возможности их интеграции с кассой.
Также при выборе кассы важную роль играют такие факторы, как возможность работы без интернета и электричества, какой тип подключения к интернету она поддерживает. При торговле алкоголем следует обратить внимание, что не все кассы поддерживают работу с ЕГАИС .
Что учесть после покупки
Зарегистрировать онлайн-кассу на сайте ФНС гораздо сложнее, чем может показаться на первый взгляд. При этом, если в процессе регистрации допущены ошибки, исправить их в некоторых случаях невозможно - вам придется покупать оборудование заново и нести дополнительные расходы. Поэтому лучше всего покупать онлайн-кассу в комплекте с регистрацией в ФНС, чтобы доверить эту задачу специалистам.
Это справедливо и в отношении установки кассы: специалист должен обладать определенной квалификацией, позволяющей ему справиться с проведением нужных операций (регистрация в ФНС, подключение к оператору фискальных данных, установка драйверов, настройка кассовой программы и т. д.).
Специалист также должен провести инструктаж персонала по работе с кассой: процедурам продажи, возврата, обмена товара, формирования x-z-отчетов и прочим.
Кому-то все это может показаться не очень важным, но если вы не уделили должного внимания обучению персонала и сотрудник сделал ошибку (например, забыл выдать чек) — вы заплатите штраф, и немаленький (2 000 руб — ИП, 10 000 руб — юрлицо). И так — за каждую ошибку.
Фискальный накопитель (ФН) в кассе имеет определенный срок действия: 13, 15 или 36 месяцев. По истечении этого срока ФН подлежит замене, что обосновано его конструкторскими и криптографическими особенностями. Следите за сроком действия вашего фискального накопителя и своевременно обращайтесь к квалифицированным специалистам в ЦТО для замены. Делать это самостоятельно не рекомендуется, чтобы не допустить поломки дорогостоящего устройства (ФН на 13 месяцев стоит около 6000 рублей, на 15 месяцев - около 7000 рублей, на 36 месяцев — около 10 000 рублей).
Какая касса упростит жизнь
Наиболее продвинутые кассы нового образца, в частности, смарт-терминалы, помогают автоматизировать процесс торговли, сделать его проще и в целом помогают управлять бизнесом более осознанно. Польза кассы для вашего бизнеса зависит от программного обеспечения, в нее установленного.
Смарт-кассы способны:
Рассмотрено на примере возможностей МТС кассы
- Легко выявить неликвид и автоматически вывести статистику по продажам товаров. Это отражает реальный спрос и позволяет четко регулировать процессы закупки и реализации товаров без излишков и недостач.
- Упростить инвентаризацию (ревизии) — кассы сами ведут приход и расход товаров в реальном времени, и для проведения инвентаризации вам достаточно выгрузить остатки. Продвинутые системы, такие, как МТС Касса, позволяют группировать остатки по разным критериям и проводить сверку частями, в часы, когда нет покупателей, не закрывая магазин.
- Не останавливать работу при отключении интернета/электричества и не терять прибыль. Некоторые смарт-кассы могут работать и в отсутствии интернета, успешно сохраняя информацию о продажах до устранения неполадок и при появлении связи автоматически передавая данные в ФНС. Некоторые кассы могут работать от аккумулятора до 24 часов (в зависимости от модели).
- Контролировать работу магазина. Онлайн-касса позволяет владельцу через его личный кабинет из любой точки мира отслеживать время начала и окончания смены, средний чек, сколько денег в кассе, количество возвратов, активность продавцов.
- Работать с программами лояльности. Бонусные системы привлекают клиентов, позволяют вам автоматически рассчитывать скидки для постоянных покупателей.
- Защитить бизнес от штрафов. Товароучетная система помогает легко заполнить все необходимые отчеты, в том числе для ЕГАИС, и избежать штрафов.
- Автоматизировать ценообразование — автоматическое назначение цен ускоряет процесс приемки товара и исключает ошибки при назначении цены. Настройки по расчету цены на товары или группы товаров провести один раз (например, назначить фиксированный процент наценки от цены поставщика), а потом цены автоматом назначаются при приемке товара. Вы можете отслеживать изменения цен у поставщика и вовремя изменять цены в магазине, что освобождает от ошибок и лишних трат.
Уже немало, правда? Дальнейший разбег возможностей зависит только от требований конкретного предпринимателя к программному обеспечению.
На пике спроса важно не упустить предложения от крупных компаний, которые помогают сэкономить и упростить переход на технику нового образца. К примеру, МТС Касса с 14 июня выпустила на рынок пакет «Легкий старт». Весь комплект (касса+ПО+ОФД+активация) стоит всего 10 900 рублей без фискального накопителя и 17 900 с фискальным накопителем на 15 месяцев, в результате покупатель экономит порядка 8 000 рублей.
Каждый, кто купит «МТС Кассу» до 31 августа 2018 года, помимо «умного» аппарата, соответствующего требованиям закона, получит в комплекте:
- бесплатное кассовое ПО, плата за которое не взимается по истечении акции;
- бесплатный годовой договор с оператором фискальных данных (ОФД);
- бесплатную активацию, настройку и регистрацию кассы в налоговой службе;
- инструктаж сотрудников по работе с кассой и в личном кабинете.
«МТС Касса» предоставляет полную поддержку пользователя (выезд к клиенту; настройка оборудования «под ключ»; техническая поддержка ИТ-специалистов 24/7, которая поможет разобраться с тонкостями работы нового оборудования и кассового ПО. Использование онлайн-кассы позволяет увеличить вашу прибыль за счет оптимизации бизнес-процессов (к вашим услугам улучшенная товароучетная система, программа лояльности и т. д.).
