Для чего ритейлу юридически значимый электронный документооборот?

Для чего ритейлу юридически значимый электронный документооборот?

В прошлой статье  мы рассказали о разнообразии сервисов для обмена электронными документами, которыми ритейлеры активно пользуются уже сегодня. В нашем втором материале мы поговорим о том, какие преимущества дает ритейлу переход на юридически значимый электронный документооборот.

Сегодня на сферу ритейла оказывает воздействие совокупность неблагоприятных внешних факторов: волатильность национальной валюты, комплекс санкций и контрсанкций, сложности на кредитном рынке и другие проблемы. Повлиять на них мы с вами не в состоянии, но в наших силах улучшить некоторые внутренние процессы. Например, документооборот между участниками торговой деятельности – ритейлерами и поставщиками.

С бумажным документооборотом все понятно, процессы по нему выстраивались годами: договоры заключались, первичные документы и счета-фактуры выставлялись и отправлялись по почте. Зачем бизнесу переходить на электронные документы, если и так все работает? Однако давайте подумаем, какую цену платит ритейл за «бумагу»? Какие преимущества дает юридически значимый электронный документооборот (далее – ЮЗЭД) торговле? Может, в переходе на электронные документы все-таки есть смысл? В этой статье я попытаюсь ответить на эти вопросы, рассмотрев три самых распространенных процесса в ритейле: заключение договора поставки, поставку продукции, оказание маркетинговых услуг.

Договор поставки – начало начал

Сотрудничество поставщика и ритейлера начинается с заключения договора. Как это оформляется на бумаге? Когда партнеры географически удалены друг от друга, официальные документы могут доставляться днями и неделями. А если договор не подписывается с первого раза и обрастает новыми редакциями или протоколами разногласий, процесс затягивается. В моей практике известны случаи, когда заключение бумажного договора поставки затягивалось на несколько месяцев. При этом поставщик начинал отгрузку, основываясь на доверии к покупателю (!), еще до получения подписанного всеми сторонами документа.

Давайте теперь посмотрим, как можно существенно сократить время на согласование договора, если участники торговой деятельности используют сервис ЮЗЭД. Стороны экономят время не только на доставке оригиналов документов. Если кто-то из согласующих или подписантов отсутствует на месте, процесс не останавливается. Для того, чтобы подписать соглашение или вынести резолюцию, достаточно доступа в интернет и ключа электронной подписи (или мобильного телефона для использования облачной электронной подписи). Работать с электронными документами можно в любой точке мира, по крайней мере, в сервисе Synerdocs, благодаря наличию открывающегося в любом браузере веб-клиента, работа построена именно таким образом.

При правильном подходе электронные договоры заключаются в считанные дни. Вы, конечно, понимаете, что чем раньше поставщик и ритейлер заключат соглашение, тем раньше начнутся поставки и тем больше денег можно будет заработать сегодня. Так что заинтересованность в переходе на ЮЗЭД у торговых компаний должна быть высокой.

Проза бизнеса: первичные документы и счета-фактуры

Ритейлеры обычно работают с большим объемом поставок, документооборот по которым соответствующий. При приемке товаров весь ворох бумажных документов приходится обрабатывать и вводить в учетную систему. Делать это вручную долго и трудоемко. Но иначе обработать бумажную первичку практически невозможно.

Часто торговый бизнес сталкивается и с проблемой, когда бумажные документы теряются в пути или путаются по поставкам. Поставщики страдают от этого в первую очередь, так как в ст.8 ч.9 N 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации» говорится, что покупатель вступает в ответственность по оплате только после получения корректных документов по поставке.

В такой ситуации поставщик может использовать электронный обмен документами как инструмент, понижающий размер дебиторской задолженности. Плюс данного инструмента еще и в том, что в случае обнаружения ритейлером ошибок в электронных первичных документах, он сможет мгновенно уведомить поставщика об этом. Благо сервисы ЮЗЭД позволяют отправлять корректировки и уведомления в считанные секунды. Как видите, при наличии ЮЗЭД продавец может быстрее выставлять корректные документы, а покупатель оперативнее оплачивать поставку. Представьте, сколько бы времени поставщику пришлось ждать первичку, если бы ритейлер отправил ее с экспедитором…

Хочу отметить, что участники торговой деятельности могут формировать и обрабатывать электронные документы в своих учетных системах. Это не только позволяет сокращать издержки на бумагу, снижать трудоемкость обработки, но и повышает скорость продаж. А использование электронных счетов-фактур еще и помогает ритейлеру оформлять своевременные вычеты по НДС. Наверняка не нужно объяснять выгоду своевременных вычетов для компаний с большим объемом товарооборота.

Повышая КПД. Документооборот по маркетинговым услугам

Есть еще один любопытный момент в работе ритейла – оказание так называемых маркетинговых услуг.

Суть в следующем: в ст.9 ч.11 N 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации» говорится о том, что ритейлер может оказывать поставщику услуги по продвижению товаров. Многие торговые компании этой возможностью пользуются – предоставляют такой сервис. С точки зрения документооборота все стандартно: заключается договор оказания услуг, выставляются акты выполненных услуг и счета-фактуры. Но оказание маркетинговых услуг не является основной деятельностью ритейлера, поэтому ритейл должен быть заинтересован в снижении издержек на обременительный «нетоварный» документооборот со своими поставщиками.

Немаловажен и тот факт, что дополнительные услуги, оказываемые поставщикам, являются объектом пристального внимания контролирующих органов. Перевод документов в электронный вид и использование сервисов ЮЗЭД позволяет повысить прозрачность сделок и облегчает бухгалтерам представление первички по требованию ФНС. Подробно о том, как работать с электронными бухгалтерскими документами, уже писала моя коллега Анастасия Щепина. Рекомендую ознакомиться с ее материалом «Электронные документы - факты, законы и важные нюансы».

Заключение

Как видим, в ритейле есть сложности по части документооборота. Просто стороннему зрителю они незаметны. Тем не менее долгие согласования и исправления, невозврат документов, медленная приемка товара, высокие издержки и трудоемкость обработки бумажных документов имеют место быть. И по моему опыту, страдает от них, в первую очередь, бизнес поставщиков и покупателей.

Каким я вижу решение перечисленных проблем? Переход на электронный обмен документами. Данный шаг позволит снизить задолженности, издержки и повысит скорость продаж. Умножьте этот эффект на масштабы бизнеса в ритейле и снова задайте себе вопрос – «для чего ритейлу юридически значимый электронный документооборот?».

Автор: Александр Валеев, аналитик и руководитель проектов Synerdocs

Если у вас еще остались вопросы по части перехода на ЮЗЭД, уделите всего 1 час своего времени и посмотрите запись онлайн-семинара «Магазин без бумаги: ритейл переходит на электронные документы». Вы также можете задать вопрос автору статьи, отправив письмо на почту valeev_aa@directum.ru.