Кейс проекта автоматизации клиентского сервиса в СХ «Белореченское». Запуск пяти предметных областей на едином решении.

Далее в формате фактов и комментариев со стороны заказчика и интегратора читайте о целях, задачах и результатах проекта. О том, как удалось реализовать задачи пяти предметных областей, для закрытия которых обычно требуется 3-4 решения, в рамках одного программного продукта.

Кратко о заказчике

Производитель 87% ассортимента продуктов питания, входящих в продовольственную корзину.

• Ежегодно производится до 38 тыс. тонн молока, 1650 тонн мяса.
• Валовое производство яиц составляет 576 млн. штук в год. Мясо кур – 2300 тонн.
• До 70 видов различных колбас, 11 видов деликатесов 55 видов полуфабрикатов.
• Широко развита собственная торговая сеть – открыт 131 фирменный магазин в 5 городах России.

Цели и задачи проекта

Целью проекта было повышение уровня клиентского сервиса и снижение трудоемкости исполнения задач клиентского сервиса.

Ключевой задачей – автоматизация процессов обслуживания клиентов на платформе отраслевого решения ERP4FOOD:

• Приём и обработка заказов покупателей
• Планирование и учёт внутренних перемещений продукции
• Формирование заявки на производство
• Отгрузка продукции в разрезе партий и учёта тары
• Доступность транспортных средств и водителей, формирование рейсов
• Бумажный и электронный документооборот с клиентами
• Обмен с ГИС Меркурий

Особенности проекта

1.      Широта ассортимента и разветвленность системы сбыта

Предприятие объединяет большое количество производственных площадок и складов готовой продукции. Также присутствует довольно большая оптово-розничная сеть (17 оптово-розничных складов и 16 складов распределительных центров), значимая сеть фирменной розницы, которая управляется из единого центра и широкая распределительная структура через различные каналы обслуживания клиентов. Широта ассортимента продукции покрывает 87% продовольственной корзины, (что прямым образом влияет на разнообразие операций в системе и их объём).

2.      Запуск пяти предметных областей на едином решении

В проекте перед нами стояло большое количество задач в рамках 5 предметных областей. Все их хотелось решить в рамках одного программного продукта. Таковым стал продукт «ERP4FOOD». Во многих случаях для их закрытия требуется 3-4 решения.

Комментарий эксперта

«В рамках данного проекта я выступал как эксперт на этапе подготовки проекта.

В контексте задачи, которая попала в фокус нашего внимания, хочется отметить сложность и вариативность цепочки поставок клиента. На момент нашего знакомства, автоматизированным был, в основном, регламентированный учёт и достаточный для него учёт остатков продукции на складах. А прием и обработка заказов, ценообразование, планирование заявки на производство, формирование задания на отгрузку и оперативный партионный учет продукции – во многом, выполнялось вручную, в Excel или бумажном журнале. На автоматизацию этих процессов и был направлен реализованный нами проект».

Андрей Шишкин, управляющий партнер компании «Константа»

Реализация проекта

Шаг 1. Регламентация

Исследовали действующие процессы организации, определили перечень процессов и функций предприятия, которые должны быть: оставлены в неизменном виде, трансформированы, организованы с нуля. После чего сформулировали функциональные требования к программному решению, которые позволят пользователям выполнять свои функции в рамках сформированных бизнес-требований.

В рамках данного проекта происходила не просто смена одной платформы ИТ-системы на другую, а принципиальная реорганизация текущих процессов предприятия. Поэтому на первом этапе было особенно важно проработать обновленную логику организации процессов.

Шаг 2. Разработка макета системы

Разработали план адаптации базового программного продукта под функциональные требования конкретного предприятия и реализовали изменения. По причине масштаба функционала реализуемого проекта, разработка макета системы была разделена на вехи, каждая из которых имела своё логическое завершение и ценностный результат.

Отдельно стоит отметить, что наличие отраслевого функционала, характерного для реализации продажи продуктов питания в «ERP4FOOD», позволило сократить количество кастомизаций решения под потребности предприятия. Кроме того, многие доработки производились сразу в формате выпуска новых релизов программного продукта, т.к. являлись полезными для решения задач и других предприятий отрасли.

Шаг 3. Подготовка и запуск системы в эксплуатацию

Наполнили систему данными, обучили пользователей и перешли к последовательному запуску всех разделов.

Ввод системы в эксплуатацию характеризовался массовостью одновременно запускаемых процессов – сразу несколько зависимых друг от друга подсистем. При этом, когда один блок процессов запускался, связанные с ним процессы продолжали работать в других системах. Для поддержания целостности учёта для разных стадий запуска были разработаны разные схемы интеграции. Такой формат работы удлиняет запуск, однако существенно снижает риск сбоев, и, как следствие, уровень стресса его прохождения для бизнеса.

Результаты проекта

• Навели порядок в цепочке процессов исполнения клиентских заказов
• Свели к минимуму ручное оформление заказов
• Устранили ручное формирование документов отгрузки
• Организовали получение складских остатков в режиме реального времени
• Автоматизировали отправку данных в Меркурий по данным партионной отгрузки
• Автоматизировали расчет заявки на производство

Комментарий заказчика

«В ходе работ команда разработчиков и менеджеров компании Константа подтвердила профессиональные и организаторские способности, находилась если не на площадках предприятия, то всегда на связи, внимательно относилась к требованиям заказчика, оперативно разрешала непредвиденные ситуации и предоставляла необходимые консультации.

Коллектив СХАО «Белореченское» выражает благодарность специалистам компании Константа за высокий уровень профессионализма и качество исполнения поставленных задач».

Елена Дубинина, руководитель ИТ-подразделения СХАО "Белореченское"

Проект в цифрах

1. Запущено 7 складов готовой продукции
2. Запущен функционал одного распределительного центра
3. Настроена интеграция с 2-я действующими учетными системами предприятия
4.  Запущено 5 предметных областей на едином решении:

• Клиентский сервис
• Учет на складах
• Интеграция с ГИС Меркурий
• Планирование производства
• Транспортная логистика

Комментарий эксперта

«Важными особенностями предприятия, которые повлияли на ход проекта, была укоренелость организационных процессов и наличие системы учета на предприятии, которая на момент внедрения, существовала уже порядка 20 лет.

Перестройка на концептуально новый формат работы (как с точки зрения организации процессов и использования системы, так и с точки зрения её администрирования) давалась не просто.

Чтобы проект лег в основу действительно значимых для предприятия изменений, а не остался формально отработанным набором шагов, наряду с разработкой и внедрением программного продукта была организационная помощь клиенту в реализации запланированных изменений в процессах и работа с пользователями на этапе запуска новой системы в эксплуатацию».



Екатерина Немцова, руководитель проекта автоматизации