Повышение эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений (АХО) в условиях кризиса

Программа

Время проведения семинаров — ежедневно с 10:00 до 17:30

День 1

Основные принципы управления компанией

• Обзор современных эффективных бизнес-технологий
• Управление по целям. Какие цели стоят перед обеспечивающими подразделениями
• Контролируемое управление затратами
• Управление закупками. Управление оборотными средствами (складскими запасами, дебиторской задолженностью)

Практикум: участники проводят анализ возможностей использования управленческих технологий и процедур в своей деятельности

Место административно-хозяйственного обеспечения в деятельности компании

• Задачи, функции АХО. Особенность деятельности АХО
• Какими новыми компетенциями в современных условиях должен обладать руководитель АХО

Практикум: участники проводят анализ задач своих служб, критерии их исполнения с учетом новых условий

Организационные структуры АХО

• Связь задач, функций и организационной структуры АХО
• Распределение ответственности персонала за решаемые задачи, функции

Практикум: участники разрабатывают матрицы ответственности персонала АХО за решаемые задачи, выполняемые функции

Локальные нормативные акты АХО

• Обязательные и желательные документы АХО
• Должностная инструкция — инструмент повышения результативности персонала
• Необходимые знания, навыки руководителя АХО
• Ключевые показатели эффективности, ответственность руководителя АХО

Практикум: участники проводят анализ должностных инструкций, матриц взаимодействия с другими подразделениями

День 2

Принципы планирования деятельности АХО

• Что должен планировать руководитель АХО ежемесячно, поквартально, с горизонтом один год
• Планирование бюджетов, работ, мероприятий
• Критерии исполнения работ

Практикум: участники разрабатывают месячный, годовой план мероприятий и работ АХО

Принципы бюджетирования АХО

• Анализ основных направлений получения доходов и сокращения затрат АХО
• Правила проведения план-факт анализа. Связь между бюджетированием и системой мотивации АХО

Практикум: участники рассматривают различные варианты месячных, годовых бюджетов АХО. Проведут анализ возможных подходов оптимизации затрат, сокращения затратных статей

Аутсорсинг

• Зачем нужен аутсорсинг. Матрица аутсорсинга. Методика принятия решения о передаче на аутсорсинг работ, подразделений
• Слушателям будет предложено рассчитать — выводить или не выводить некоторые работы подразделения на аутсорсинг

Организация работы АХО

• Организация взаимодействия АХО с внешними и внутренними потребителями
• Работа с поставщиками и подрядчиками
• Организация регулярных закупок (канцелярские принадлежности, хозяйственные средства и проч.) и периодических закупок (мебель, оргтехника и.т.д.). Организация тендерных закупок
• Критерии поиска и выбора поставщиков. Принципы переговорного процесса. Варианты ведения переговоров
• Договор аренды недвижимости, договор технического обслуживания, договор возмездного оказания услуг
• Принципы управления запасами

Практикум: слушатели проводят деловую игру — проведение переговоров в роли различных участников переговорного процесса

День 3

Оплата труда и стимулирование сотрудников АХО

• Принципы разработки мотивационных схем персонала АХО
• За что платить руководителю и сотрудникам АХО
• Постоянная и переменная часть зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы
• Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений
• Материальная ответственность сотрудников АХО
• Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто

Практикум: участники разработают несколько вариантов мотивационных схем для персонала АХО, включая различные варианты KPI

Контроль подразделений АХО

• Организация оперативного контроля качества выполнения работ
• Отчетность служб АХО
• Отчетность руководителя АХО
• Обор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Практикум: упражнение «Как предотвратить перерасходы и соблюсти качество»

Выполнение специальных требований

• Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, охрана труда, технические сооружения)
• Надзорные организации и работа с ними
• Действия в случае визита надзорных органов

Практикум: обсуждаем инструкцию действий в случае визита надзорных органов

Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях

• Подготовка и проведение планово-предупредительных ремонтов
• Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
• Контроль хода выполнения работ
• Поддержание презентабельного состояния офиса

Практики оптимизации деятельности обеспечивающих подразделений

• Пути повышения управляемости и результативности АХО
• Управление факторами, отнимающими время
• Рассмотрение принципов «бережливого производства» и особенностей их применения в офисе
• Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях

Практикум: «Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений»