Продуктовая сеть супермаркетов заменила 20% выпавших из смены сотрудников самозанятыми, зарегистрированными на маркетплейсе «Я – сам». Сотрудничество с маркетплейсом позволило ритейлеру решить проблему срочной замены линейного персонала магазинов, и теперь порядка 12 тыс. неотложных заданий выполняется самозанятыми. Кроме того, применение новых способов постановки задач временным неквалифицированным сотрудникам на 30% сократило затраты на их обучение.
Фото: gpointstudio/shutterstock
Необходимость срочной замены линейного персонала является одной из типичных проблем ритейла. Сотрудники уходят в плановый отпуск, внезапно берут больничный, просят отгул, попадают в форс-мажорные ситуации. Бывает так, что в смену просто некому выходить. С этой проблемой постоянно сталкивалась региональная сеть продуктовых супермаркетов Сибири и Дальнего Востока, у которой из рабочего процесса «выпадало» примерно 20% линейных сотрудников. Сеть объединяет более 1300 магазинов, развивает собственное производство, имеет интернет-магазин с курьерской доставкой, поэтому штат насчитывает почти 35 тыс. сотрудников. Получается, что «внезапно выпадало» порядка 6,8 тыс. человек, что затрудняло для компании планирование работы, выполнение ежедневных задач в магазине, ставило под угрозу своевременное появление товара на полках, создавало риск порчи продуктов. Задачу оперативного поиска рабочих рук, готовых подхватить процессы в торговом зале, удалось решить благодаря маркетплейсу «Я – сам».
«Я – сам» – маркетплейс сервиса «Мои самозанятые» для поиска работников на срок от одного дня до нескольких недель. На маркетплейсе можно найти исполнителей с учетом навыков, опыта, места жительства.
«Мои самозанятые» – российский сервис для работы с внештатными исполнителями по правилам, определенным в 422-ФЗ. Сервис осуществляет обмен данными с ФНС РФ. Помогает найти исполнителя на разные виды работ, автоматически проверяет наличие самозанятого перед заключением договора и каждой оплатой, регистрирует профессиональный доход, отслеживает доступный лимит, получает и хранит закрывающие документы. Сервис разработан компанией Apibank.
Много способов – ни одного решения
Казалось бы, для решения проблемы временной нехватки сотрудников существует немало традиционных способов, но, как показала практика, все они имеют существенные недостатки. Сеть супермаркетов пробовала разные подходы, и ни один из них не давал эффективного результата.
Способ 1: пригласить сотрудников с другой смены для подработки. Этот способ временно может помочь, по постепенно желание работников подрабатывать сильно уменьшается, мотивация падает, люди отказываются выходить в чужую смену, поэтому на постоянной основе это решение неэффективно.
Способ 2: аутсорсинг. При использовании аутсорсинга сеть столкнулась с низким качеством труда, так как посредники часто привлекали не самых лучших работников. Компания получала «темную лошадку», не могла предварительно проверить нанятого сотрудника и не всегда была уверена в его благонадежности.
Способ 3: подмены, оформленные договором ГПХ. Такое решение не подошло, так как договор ГПХ не подразумевает постоянного присутствия, и внештатники могли оказаться занятыми в нужное для компании время.
Способ 4: расширение штата на 20% для подмен. Держать постоянную замену не всегда выгодно, так как спрогнозировать больничные и отпуска за свой счет невозможно, и ритейлеру приходится переплачивать. Но даже при избытке сотрудников проблема недоштата в пиковые нагрузки не исчезала полностью, постоянно возникали непредсказуемые ситуации: например, требовалось пять человек, наняли десять, но шестеро ушли на больничный или в отпуск. Проблема нехватки персонала в сменах оставалась.
Платформа для «гибких»
Ритейлер обратился за помощью к сервису «Мои самозанятые». Стояла задача за 1–2 дня восполнить временную нехватку персонала, не теряя при этом в качестве работы и не повышая трудозатраты на обучение новичков.
В качестве решения специалисты сервиса предложили:
-
Использовать маркетплейс самозанятых «Я – сам», позволяющий за два часа найти подходящих исполнителей и проверить законопослушность кандидатов в базах МВД и ФНС.
-
Автоматизировать с помощью сервиса документооборот, проверки и выплаты.
-
Подключить личного аккаунт-менеджера для помощи в размещении заявок, HR-анкеты и сбора списков откликнувшихся.
Торговая сеть зарегистрировалась в личном кабинете сервиса «Мои самозанятые» и разместила заявку в маркетплейсе «Я – сам».
Чтобы искать исполнителей не только в интернете, но и офлайн, ритейлер изготовил листовки о вакансиях, на которых разместил QR-код для быстрого перехода на анкету кандидатов. Листовки разместили у входа в магазины, потенциальные исполнители сканировали QR-код и заполняли короткую форму. Полученные отклики и HR-анкеты стали доступны в личном кабинете сети на маркетплейсе.
Теперь кадровые специалисты отбирают наиболее подходящих кандидатов, а сервис проверяет их на благонадежность и законопослушность в базах МВД и ФНС. Также сервис выпускает электронную подпись, что позволяет подписывать онлайн с новыми исполнителями пачки договоров и актов. После выполнения каждого заказа исполнители сразу получают оплату через сервис.
Благодаря возможности автоматически платить реестрами и короткими промежутками, нагрузка на бухгалтерию магазинов не увеличилась.
Выгоды системы помощников
В результате поиска исполнителей через маркетплейс самозанятых ритейлер закрыл основную потребность в линейном персонале, не увеличивая штат.
Самозанятые помогают разложить товары на полках в зале по планограмме, обновить ценники, актуализировать акции, разгрузить фуру с товаром, собрать заказ по списку на складе, сделать уборку в магазине, доставить онлайн-заказ.
Скорректированы методы взаимодействия с внештатниками. Сервис предложил ритейлеру новый способ: разбивать задачу на мелкие задания и передавать подменным сотрудникам задания, не требующие специальных навыков.
Таким образом штатный персонал не перегружен и может оперативно подхватывать работу на кассе или на любом другом ответственном участке. Компания четко разграничила задачи, которые можно поручить самозанятым и к которым они подпускаться не должны.
Как пояснили специалисты сервиса, самозанятый – не сотрудник, а помощник. Им может стать студент, жилец дома по соседству с магазином, домохозяйка. Для помощи не нужны ни квалификация, ни обучение, достаточно откликнуться на объявление и уже на месте внимательно выслушать задание. Поэтому подбор самозанятых идет не по специальностям.
Благодаря такому подходу трудозатраты на обучение штатных работников складов и торговых залов сократились на 30%.
Благодаря маркетплейсу сервиса «Мои самозанятые» сеть закрывает около 3 тыс. заявок на выполнение временных заданий в неделю. Отметим, что заявка не равна одному человеку, это задание, которое необходимо выполнить. Один человек может выполнить несколько заданий.
Самая основная польза реализованного проекта: поддержание жизнедеятельности и бизнес-процессов торговой точки. Приятным бонусом становится повышение репутации сети за счет отлаженной работы доставки продуктов, сокращения очередей на кассах, потому что штатному кассиру не приходится отвлекаться на другие срочные дела.
Обращение региональной торговой сети к маркетплейсу самозанятых позволяет привлекать на замену и помощь штатным работникам проверенных и благонадежных самозанятых, что полностью закрывает проблему недоштата без переплат и рисков.
