Управление коммерческой недвижимостью

Проверки контролирующими органами

Сегодня проверять деятельность предприятия имеют право органы прокуратуры, Министерства внутренних дел, Федеральной службы безопасности, Роспотребнадзор, федеральные органы налоговой полиции и еще целый ряд контролирующих структур, всего около 50 организаций.

Многие руководители заявляют о регулярной «дани», выплачиваемой в ходе подобных проверок. Зачастую это следствие неосведомленности самих предпринимателей относительно правовой основы проведения проверок и нежелания портить отношения с контролерами. Кроме того, «заказные проверки» —достаточно эффективный инструмент жесткой конкурентной борьбы. Именно по этой причине представители малого и среднего бизнеса стараются «держаться в тени».

Свои конкретные практические советы о том, как правильно вести себя при проверках контролирующих органов и пресекать все еще существующий произвол с их стороны, дает в данном разделе Виктор Баранов, руководитель отдела управления непрофильными объектами недвижимости ООО «Макромир».

Вы узнаете, что и как проверяемые могут делать в ходе проверки, реализуя свои законные права, и что им не рекомендуется делать, дабы не навлечь на себя еще большего проверочного давления, а также что необходимо предпринимать, чтобы вовремя обжаловать результаты проверки в соответствующих инстанциях.

Группы проверяющих

Разделим всех инспектирующих и проверяющих на две группы.

Первая, это инспекторы, которые проверяют юридические лица и индивидуальных предпринимателей независимо от наличия у них на балансе или в управлении объектов коммерческой недвижимости.

Вторая — это именно те, кто обязательно придет к вам на объект недвижимости. В Санкт-Петербурге к ним относятся:

• Ростехнадзор;
• Монополисты (поставщик электроэнергии «Сбытовая компания», Поставщик тепловой энергии ГУП ТЭК, ГУП водоканал Санкт-Петербурга;
• Комитет по управлению городским имуществом Санкт-Петербурга (КУГИ);
• Комитет по земельным ресурсам и землеустройству Санкт-Петербурга (КЗР);
• УГПН МЧС России, Управление по ликвидации и предупреждению чрезвычайных ситуаций;
• Роспотребнадзор;
• Государственная ветеринарная служба Санкт-Петербурга (если ваш объект — розничный рынок или связан с продукцией животноводства);
• органы МВД РФ (УБЭП, Управление по налоговым преступлениям, УБОП, Управление «Р», ОБППР, ФМС).

Регламент проведения проверки

Как правильно должна проходить проверка? Регламент проведения проверки определен Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) и Законом от 08.08.2001 №134-ФЗ (ред. от 30.12.2006) о защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора), а также соответствующими регламентами и инструкциями по Федеральным ведомствам.

Распоряжения органов госконтроля

Все мероприятия по контролю (в случае МВД — проверка или ревизия) проводятся на основании распоряжений (приказов, постановлений) органов государственного контроля (надзора).

В распоряжении (приказе, постановлении) о проведении мероприятия по контролю указываются:

• номер и дата распоряжения (приказа, постановления)
• проведении мероприятия по контролю;
• наименование органа государственного контроля (надзора);
• фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), уполномоченного на проведение мероприятия по контролю;
• наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, в отношении которых проводится мероприятие по контролю;
• цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю;
• правовые основания проведения мероприятия по контролю, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке;
• дата начала и окончания мероприятия по контролю.

Если распоряжение не содержит хотя бы один из перечисленных пунктов, то правомерность проведения проверки может быть в дальнейшем оспорена.

Кто предъявляет

Распоряжение (приказ, постановление) о проведении мероприятия по контролю либо его заверенная печатью копия предъявляется должностным лицом, осуществляющим мероприятие по контролю, руководителю или иному должностному лицу юридического лица либо индивидуальному предпринимателю одновременно со служебным удостоверением. Т. е. вам следует внимательно сверить не только фотографию в удостоверении с лицом, его предъявившим, но и фамилию в предъявленном удостоверении и распоряжении о проведении проверки, и если они не совпадают — проверка будет проведена с нарушением закона.

Виды проверок

В отношении одного юридического лица или индивидуального предпринимателя каждым органом государственного контроля (надзора) плановое мероприятие по контролю может быть проведено не более чем один раз в два года. Внеплановой проверке, предметом которой является контроль исполнения предписаний об устранении выявленных нарушений, подлежит деятельность юридического лица или индивидуального предпринимателя при выявлении в результате планового мероприятия по контролю нарушений обязательных требований. К сожалению, количество внеплановых проверок закон не регламентирует, и единственным основанием по которому внеплановая проверка не может быть проведена, это банальная анонимка.

В отношении субъекта малого предпринимательства плановое мероприятие по контролю может быть проведено не ранее чем через три года с момента его государственной регистрации. Это касается только индивидуальных предпринимателей, на юридическое лицо любой организационной формы это не распространяется.

Журнал учета мероприятий по контролю

Все юридические лица и индивидуальные предприниматели должны вести журнал учета мероприятий по контролю. Журнал учета мероприятий по контролю должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Этот журнал должен быть предложен проверяющему для собственноручного заполнения после проверки. В журнале учета мероприятий по контролю должностным лицом органа государственного контроля (надзора) производится запись о проведенном мероприятии по контролю, содержащая сведения о наименовании органа государственного контроля (надзора), дате, времени проведения мероприятия по контролю, о правовых основаниях, целях, задачах и предмете мероприятия по контролю, о выявленных нарушениях, о составленных протоколах, об административных правонарушениях и о выданных предписаниях, а также указываются фамилия, имя, отчество, должность лица (лиц), осуществившего мероприятие по контролю, и его (их) подпись.

При отсутствии журнала учета мероприятий по контролю в акте, составляемом по результатам проведенного мероприятия по контролю, делается соответствующая запись. Если проверяющий отказался делать запись в журнале, то это может свидетельствовать о незаконности проведения проверки, и мы рекомендуем еще раз более внимательно ознакомиться с распоряжением о проверке и удостоверением проверяющего.

Что не имеют права делать государственные органы

При проведении мероприятий по контролю должностные лица органов государственного контроля (надзора) не вправе:

• проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к компетенции органа государственного контроля (надзора), от имени которого действуют должностные лица т. е. например, сотрудники ОБЭП не вправе проверять срок действия разрешение на организацию розничного рынка, это полномочия КЭРППиТ; а ветеринарный врач не вправе интересоваться схемами эвакуации и т. п.;
• осуществлять плановые проверки в случае отсутствия при проведении мероприятий по контролю должностных лиц или работников проверяемых юридических лиц или индивидуальных предпринимателей либо их представителей, т. е. вы, как единственный законный представитель, не можете быть поставлены перед фактом, что на объекте была проведена та или иная проверка, вы имеете право лично присутствовать при ее проведении и давать по ее ходу комментарии и объяснения;
• требовать представления документов, информации, образцов (проб) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы документов, относящихся к предмету проверки; читайте внимательно цель проведения проверки в распоряжении, и ни шага в сторону — это незаконно;
• распространять информацию, составляющую охраняемую законом тайну и полученную в результате проведения мероприятий по контролю, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
• превышать установленные сроки проведения мероприятий по контролю.

Время проверки

Проверка юридического лица или индивидуального предпринимателя должна проводиться в рабочее время, и при его истечении должна быть прервана и возобновлена на следующий рабочий день. Однако Трудовым кодексом РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ установлено, что государственные инспекторы труда (правовые, по охране труда) при осуществлении надзорно-контрольной деятельности имеют право беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения инспекции организации всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Составление акта

По результатам мероприятия по контролю должностным лицом (лицами) органа государственного контроля (надзора), осуществляющим проверку, составляется акт установленной формы в двух экземплярах (в случае проверки МВД — в трех).

В акте указываются:

• дата, время и место составления акта;
• наименование органа государственного контроля (надзора);
• дата и номер распоряжения, на основании которого проведено мероприятие по контролю;
• фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), проводившего мероприятие по контролю;
• наименование проверяемого юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, фамилия, имя, отчество, должность представителя юридического лица или представителя индивидуального предпринимателя, присутствовавших при проведении мероприятия по контролю;
• дата, время и место проведения мероприятия по контролю;
• сведения о результатах мероприятия по контролю, в том числе о выявленных нарушениях, об их характере, о лицах, на которых возлагается ответственность за совершение этих нарушений;
• сведения об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с актом представителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также лиц, присутствовавших при проведении мероприятия по контролю, их подписи или отказ от подписи;
• подпись должностного лица (лиц), осуществившего мероприятие по контролю.

Приложения к акту

К акту прилагаются акты об отборе образцов (проб) продукции, обследовании объектов окружающей среды, протоколы (заключения) проведенных исследований (испытаний) и экспертиз, объяснения должностных лиц органов государственного контроля (надзора), работников, на которых возлагается ответственность за нарушения обязательных требований, и другие документы или их копии, связанные с результатами мероприятия по контролю.

Один экземпляр акта с копиями приложений вручается руководителю юридического лица или его заместителю и индивидуальному предпринимателю или их представителям под расписку либо направляется посредством почтовой связи с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта, остающемуся в деле органа государственного контроля (надзора).

Составление протокола

В случае выявления в результате мероприятия по контролю административного правонарушения должностным лицом органа государственного контроля (надзора) составляется протокол в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об административных правонарушениях, и даются предписания об устранении выявленных нарушений.

Что указывается в протоколе

О совершении административного правонарушения составляется протокол. В протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья настоящего Кодекса или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела. Дело об административном правонарушении считается возбужденным с момента составления протокола об административном правонарушении.

Законному представителю юридического лица, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом об административном правонарушении. Вы вправе представить объяснения и замечания по содержанию протокола, которые прилагаются к протоколу.

Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, и законным представителем юридического лица, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, последнему вручается под расписку копия протокола об административном правонарушении.

Кто уполномочен составлять протокол

Важно знать статью 28.3. КоАП РФ, в которой четко указаны должностные лица, уполномоченные составлять протоколы об административных правонарушениях в соответствии со своими компетенциями.

Продвижение объектов недвижимости через интернет

Данная статья не предназначена для профессионалов по интернет-рекламе (они вряд ли найдут в ней что-то принципиально новое). Цель статьи — дать общий обзор инструментов, с помощью которых руководители проектов, владельцы недвижимости и управляющие могут рекламировать объекты в интернете, а также дать некоторые рекомендации по выбору площадок и оценке результатов рекламной кампании.

Контекстная реклама

Одним из наиболее эффективных способов продвижения объектов недвижимости является контекстная реклама в интернете. Прицип контекстной рекламы таков: в поисковой системе размещается рекламное объявление, которое появляется на специальной позиции (не путать с результатами поиска), когда пользователь набирает заранее обозначенное сочетание слов.

Например, рекламируя бизнес-центр в Петербурге, можно подобрать более 50 ключевых слов, в числе которых будут «снять офис», «сдать офис» (люди часто ищут объявления о сдаче в ареду по ключевому слову «сдать»), «офисы в Петербурге», «бизес-центр», «офисная недвижимость», «база офисов» и т. д. Набрав одно из указанных словосочетаний, пользователь увидит рекламное объявление, посвященное аренде офисов в конкретном бизнес-центре, и, кликнув по нему, перейдет на страницу сайта этого бизнес-центра, где будет размещена нужная информация.

Преимущество контекстной рекламы

Преимущество контекстной рекламы состоит в том, что она позволяет «снять сливки» — то есть выявить ограниченный круг людей, интересующихся конкретной информацией. При этом платить приходится не за весь поток пользователей, увидевших рекламное объявление, но только за клики — то есть за обращения людей, зашедших по объявлению на ваш сайт. Именно поэтому при умелом обращении и грамотной фокусировке объявления контекстная реклама является еще и одним из самых дешевых способов рекламы.

Недостатки контекстной рекламы

К недостаткам контекстной рекламы можно отнести отсутствие имиджевой составляющей (люди, не проявляющие немедленого интереса к предмету, вашу рекламу не запомнят и не увидят). Поэтому контекстаная реклама хуже работает для дорогих элитных объектов — целевая аудитория подобной недвижимости обычно реагирует в первую очередь на бренд.

Основные площадки

Основными площадками для контекстной рекламы являются поисковые системы Яндекс (yandex.ru) и Гугл (google.ru). Кроме того, существует система «Бегун» (begun.ru), которая позволяет разместить рекламное объявление сразу на большом количестве рекламных площадок, в том числе в поисковой системе Рамблер (rambler.ru) и Мэйл (mail.ru). Каждая из описанных площадок имеет свои особенности.

Площадка: www.yandex.ru

Ежедневно 60% пользователей русскоязычного интернета прибегает к поисковой системе Яндекс в поисках информации, услуги или продукта. Поэтому контекстная реклама на Яндексе работает очень эффективно и привлекает большое количество посетителей.

Для определения нужных ключевых слов на Яндексе предусмотрен очень удобный сервис — статистика запросов (см. раздел «Как подбирать ключевые слова» на http://direct.yandex.ru. На этой же странице есть весьма разумные рекомендации о том, как составить эффективное объявление). Кроме того, можно воспользоваться специальным сервисом, при котором управление вашей рекламной кампанией возьмут на себя специалисты Яндекса. Сервис бесплатный — единственное условие — объем трат на рекламные кампании на Яндексе должен составлять не менее 21 тыс. руб. Следует, конечно, помнить, что при использовании данного тарифа экономия ваших средств не будет являться первоочередной задачей менеджеров Яндекса.

Рекламное объявление на Yandex содержит:

• заголовок (до 35 символов);
• короткое описание (до 75 символов);
• при необходимости координаты контактного лица (адрес, телефон, название компании, ФИО);
• ссылку на одну из страниц сайта.

При подготовке кампании на основании популярных запросов по той или иной теме составляется список ключевых слов, по запросу которых объявление будет показано пользователю.

Принцип работы

Для каждого ключевого слова определена ставка за клик (переход с объявления на сайт). Например, если ключевое слово «аренда офиса» стоит 50 центов, и если пользователь запрашивает это слово, находит по нему рекламное объявление и кликает по нему, из бюджета рекламной кампании вычитается 50 центов. При отсутствии бюджета кампания заканчивает работу, и объявление больше не может транслироваться посетителям.

Для каждого ключевого слова ставки могут быть разные, в зависимости от направленности слова (например, словосочетание «элитная недвижимость» в 4 раза дороже, чем «аренда офиса»). Чем больше конкурентов (то есть желающих разместить свое объявление на запрос по данному слову), тем выше ставка на слово.

В зависимости от величины ставки объявление будет показываться на VIP-месте, на 1—9-м местах справа от вывода результатов Яндексом, либо вообще на второй странице, на которую можно попасть по ссылке под объявлениями «все объявления». Естественно, что чем выше в этом списке будет находиться объявление, тем выше будет его «кликабельность».

Тип размещения

VIP-место (спецразмещение) — объявление показывается под строкой запроса с левой стороны, это с рекламной позиции выгодное место, поскольку объявлению почти не приходится ни с кем конкурировать, при этом стоимость клика может достигать $20.

1-е место — объявление показывается с правой стороны на первом месте, соответственно, и ставка назначается выше, чем ставки у конкурирующих объявлений. Тем не менее, если у объявления есть «конкурент», чье объявление более популярно и по нему чаще кликают, то при прочих равных наша реклама опускается на позицию ниже, пропуская вперед конкурента.

Гарантированные показы предусматривают вывод объявления на 2-9-е место первой страницы вывода результатов. При этом, если ставки конкурента перекрывают выбранные нами ставки, объявление занимает позиции ниже 9-го места.

Медийный контекст

Помимо обычного рекламного объявления, в поисковой системе Яндекс можно разместить баннер, который также будет появляться на заданные слова и словосочетания. Естественно, стоимость баннера гораздо выше, но зато он значительно заметнее. Оплата при использовании баннера происходит не за клики (как в случае с объявлениями), а за показы.

Геотаргетинг

Яндекс позволяет самостоятельно выбирать интересную аудиторию — от Санкт-Петербурга до всего мира. Чем уже выбранное географическое пространство, тем выше шанс, что объявление увидят потенциальные клиенты. И наоборот. Если объявление рекламирует аренду офисов в Петербурге, целесообразнее задать регион показа только «Санкт-Петербург», в противном случае на объявление будут кликать нецелевые клиенты из других регионов в надежде снять офис в своем городе, что повлечет ненужное расходование бюджета.

Система Бегун

Система Бегун www.begun.ru объединяет огромное количество площадок (требования для вступления в партнерскую программу Бегуна относительно невысоки). Это является одновременно достоинством и недостатком: количество показов и кликов в этой системе весьма велико, но вот качество аудитории низкое с точки зрения сайта по недвижимости (пришедшие по рекламе посетители в большинстве случаев не оставляют заявок и загружают не более одной страницы сайта). Отчасти неэффективных кликов можно избежать, ограничив число площадок, на которых будет показываться объявление (например, оставив только Рамблер).

При принятии решения о заказе услуг по управлению недвижимостью клиент не может основываться на материальных результатах.

В связи с этим клиент сталкивается с высокой неопределенностью в критериях выбора. Клиент в первую очередь покупает компанию, а потом услуги. Наблюдается также эффект переноса имиджа консультанта на клиента. То есть, покупая услуги консультанта, клиент покупает также имидж консультанта.

Внешние признаки

В итоге для принятия решения клиент анализирует внешние признаки:

• Известность компании / узнаваемость бренда,
• Наличие рекомендаций от прежних клиентов, наград,
• Поведение персонала, качество ведения переговоров,
• Качество рекламных материалов.

Public Relation

Направления работы с PR

Одним из приоритетных направлений продвижения услуг управляющей компании в недвижимости является PR. Принципиальной позицией Becar Realty Group в работе по PR является бесплатность всех материалов с упоминанием компании, публикуемых в СМИ. Основные тактики работы по PR:

• Публикации статей в СМИ (проактивный PR )

Статьи в деловых СМИ являются мощным средством демонстрации компетенции потенциальным клиентам. В задачи отдела продвижения входят поиск интересных тем для написания статей и новостей, сбор и обработка информации в статейную форму (в сотрудничестве со специалистами компании), а также организация публикаций в различных СМИ.

Пример

В Becar Realty Group ежемесячно пишется 10-15 статей и новостей на различные актуальные темы. По запланированным поводам выходит порядка 40-50 статей в месяц.

• Комментарии к событиям (реакционный PR)

Для формирования имиджа известной и компетентной компании необходимо налаживать систему оперативного реагирования на запросы журналистов по актуальным событиям на рынке. В задачи отдела продвижения входит поддержание связей с журналистами ведущих изданий и организация оперативных ответов специалистов компании на запросы.

Пример

Ежемесячно PR -службой Becar Realty Group обрабатывается около 30-40 запросов от журналистов. Еще около 20 запросов обрабатывается специалистами самостоятельно по личным связям с журналистами. Итогом реакционного PR в компании становится 60-70 статей в прессе (что составляет около 60% от всех вышедших в месяц статей).

• Публичные исследования

Для демонстрации потенциальным заказчикам своей компетенции и накопленных знаний многие управляющие компании на собственные средства проводят исследования рынка и актуальных проблем своих потенциальных клиентов. Результаты подобных исследований представляются целевой группе напрямую, с помощью рассылки, раздачи на целевых мероприятиях, а также через сайт компании или опосредованно через журналистов деловых изданий.

Все затраты на проведение подобных исследований являются венчурными проектами, отдача от которых выражается в привлечении новых клиентов. В задачи отдела продвижения входит распространение материалов публичных исследований, обработка их в статейную форму для публикации в ведущих деловых СМИ.

Пример

В Becar Realty Group регулярно проводятся следующие публичные исследования:

1. События рынка коммерческой недвижимости СПб — 1 раз в месяц.
2. События рынка коммерческой недвижимости Москвы — 1 раз в неделю.
3. Обзор рынка бизнес-центров и торговых центров СПб — 1 раз в квартал.
4. Обзор рынка бизнес-центров и торговых центров Москвы — 2 раза в год.
5. Исследования рынка коммерческой недвижимости 10 крупнейших городов России — 1 раз в год.

• Издание книг

Для демонстрации компетенции управляющие компании поощряют своих консультантов к написанию книг о практических сторонах различных вопросов, волнующих потенциальных клиентов, и издают их за свой счет. Для популяризации этих книг используются различные приемы: например, раздача на профильных выставках и конференциях, публикация отрывков на сайте компании и в профильных СМИ, проведение промоакций.

Помимо написания книг можно также отметить менее эффективную и более дорогостоящую тактику спонсирования издания переводных книг по тематике, интересной клиентам.

Пример

Becar Realty Group издавала книгу «Эксплуатация недвижимости». Автор книги Евгений Якушин, который в то время являлся директором по эксплуатации компании Becar.

Взаимоотношения со СМИ

Работа с прессой в Becar Realty Group строится на основе доверительных взаимоотношений с журналистами ведущих деловых изданий. В компании ведется единая база контактов с журналистами в следующей форме:

Расширение базы происходит за счет знакомства с журналистами на мероприятиях, обращения журналистов в компанию и изучения прессы, в которой Becar пока не фигурирует. При обнаружении нового издания выявляется человек, который пишет на данную тему, в редакции выясняются его контакты.

По итогам знакомства PR-менеджер звонит или пишет письмо. При знакомстве выясняются профессиональные интересы журналиста, предлагается включить его в рассылку компании по интересующим его темам. Важно уточнить, предпочитает ли он получать тексты в теле письма или в приложении. При отказе журналиста от рассылки журналист включается в базу «Общие контакты», при согласии — в базу «Контакты для рассылки».

Общение с журналистами происходит по следующим каналам:

1. Рассылка журналистам статей, новостей, пресс-релизов от компании

Рассылка должна осуществляться персонально каждому журналисту, с учетом интересующих его тем и специализации, с личным обращением. В письме необходимо кратко обозначить тему текста в приложении. Рассылка должна производиться не менее 2 раз в неделю. В рассылку могут быть включены новости, статьи и пресс-релизы по Москве, Петербургу (выборочно), регионам (выборочно).

2. Ответы на запросы

В задачи PR-службы входит сделать обращение за информацией максимально комфортным для журналистов. Ответы на запросы производятся максимально оперативно (в заданные журналистом сроки), в форме, удобной для журналиста (устной или письменной). Одним из принципов работы с прессой в Becar Realty Group является высказывание смелых и спорных суждений, которые привлекают внимание читателей.

3. Личные контакты

В общении с журналистами крайне важна личность PR-менеджера — его общительность, обаяние, готовность помочь. Настоятельно рекомендуется обмен с журналистами мобильными телефонами и контактами ICQ, регулярные личные встречи.

Принципы информационной открытости позволяют компании построить неформальные отношения с деловой прессой города, что в значительной степени защищает компанию от негативных публикаций.

Классификация СМИ

Учитывая большое количество СМИ, интересующихся проблемами недвижимости, в Becar Realty Group разрабо-танна система классификации СМИ, позволяющая определять приоритеты в работе с прессой. Услуги компании в области коммерческой недвижимости рассчитаны на топ-менеджмент, поэтому работа в первую очередь идет с изданиями, рассчитанными на целевую аудиторию. Необходимо также помнить, что материалы компании, опубликованные в сугубо профессиональных журналах, в большей степени направлены на успех в профессиональном сообществе. Поэтому приоритет в области работы со СМИ отдается крупнейшим деловым изданиям.

Сетевые ресурсы

В связи с ростом популярности Интернета необходимо не упускать из виду и значительные сетевые ресурсы. Онлайновые СМИ доступны, и значительная часть людей черпают новости и информацию именно оттуда. Кроме того, срок жизни статьи, расположенной в Интернете, значительно дольше — она обнаруживается в поисковиках даже через год после публикации. Большинство журналистов, собирая первичную информацию для своих статей, пользуются в первую очередь Интернетом. Таким образом, журналисты знакомятся с аналитикой Becar Realty Group, пользуются ею и обращаются в компанию за комментариями. Еще одна польза от онлайновых СМИ — по прямой ссылке в статье можно выйти на сайт компании. Кроме создания дополнительной посещаемости Becar Realty Group таким образом обеспечивает повышение индекса цитируемости своего сайта.

В Becar Realty Group выделяются следующие типы изданий:

a) VIP-группа

В VIP-группу входят 5 крупнейших деловых изданий Петербурга и Москвы. Стандарт работы с изданиями VIP-группы:

• Эксклюзивное предложение новостей (с задержкой рассылки и публикации до опубликования в издании), написание специальных статей для публикации только в этих изданиях, рассылка полных версий аналитических отчетов, максимально быстрое реагирование на запросы (нарушения сроков, указанных журналистами, не допускаются), предоставление журналистам этих изданий мобильных телефонов топ-менеджеров компании для оперативного получения комментариев.
• Ежемесячные встречи или телефонные разговоры с редакторами и журналистами изданий VIP-группы. Выяснение тем, которые будут освещаться в издании в течение месяца (темы для приложений по недвижимости), предложение своих тем, подготовка соответствующих материалов с необходимой аналитикой и рассылка журналистам. После использования темы изданием VIP-группы Becar имеет право использовать эту тему на своем сайте и для рассылки по другим изданиям. После публикации оговоренных статей и новостей в изданиях статьи VIP-группы рассылаются по остальным изданиям.
• Работа PR-менеджеров Becar Realty Group в качестве внештатных авторов в изданиях группы VIP позволяет наладить отношения с редакцией, спровоцировать большее количество обращений и осветить в издании важные для компании темы.
• По итогам ежемесячного анализа публикаций с упоминанием Becar Realty Group публикации в изданиях VIP-группы составляют около 20% всех публикаций о компании. Ведется работа над повышением этого процента.

б) Группа «Важные издания»

В группу «Важные издания» входит 12 крупных деловых и профессиональных изданий (в том числе ряд Интернет-СМИ, имеющих собственные журналистские отделы). Стандарт работы с изданиями группы «Важные»:

• Предложение новостей, статей и аналитики в случае отказа от новостей изданий группы VIP, быстрое реагирование на запросы, рассылка полных версий аналитических отчетов, предоставление журналистам этих изданий мобильных телефонов топ-менеджеров компании для оперативного получения комментариев.
• Издания группы «Важные» практически никогда не берут целиком статьи, написанные PR-менеджерами Весаг Realty Group. При этом рассылка статей компании Весаг по группе «Важные издания» небесполезна. Крупные издания черпают из этих статей интересные темы, используя выдержки из текстов в качестве комментариев специалистов Becar.
• Статьи и обзоры Becar, разошедшиеся по прессе и Интернету, помогают в создании новых связей с журналистами. Наличие готовой и доступной аналитики выгодно отличает Becar от большинства игроков рынка.
• По итогам ежемесячного анализа публикаций с упоминанием Becar Realty Group публикации в изданиях группы «Важные» составляют около 40% всех публикаций о компании.

в) Группа «Менее важные издания»

В группу входит более 50 мелких профильных и деловых изданий, глянцевые журналы, Интернет-СМИ, не имеющие собственного журналистского штата.

Стандарт работы с изданиями группы «Менее важные»:

• Веерная рассылка статей, новостей и обработанных аналитических отчетов без предоставления эксклюзива, ответы на журналистские запросы в срок от 3 рабочих дней, общение с топ-менеджерами компании через отдел PR.
• Издания группы «Менее важные» охотно берут статьи, написанные Becar Realty Group, и перепечатывают их практически целиком со ссылками на компанию. В Петербурге такие газеты, как «Экономика и время» или «Деловая неделя», распространяются по офисам бесплатно, так что аудитория у них широкая. В итоге они вполне охватывают сегмент мелких и средних предпринимателей (арендаторы и покупатели офисных и торговых помещений). Кроме того, эти газеты создают некий «информационный шум» вокруг компании.
• По итогам ежемесячного анализа публикаций с упоминанием Becar Realty Group публикации в изданиях группы «Менее важные» составляют около 40% всех публикаций о компании.
• В зависимости от количества публикаций в изданиях той или иной группы ежемесячно выводится балльный показатель, характеризующий качество работы отдела продвижения (см. раздел «Премирование и оценка работы за месяц»).

Налаживание системы реакционного PR (ответы на запросы)

Кто дает комментарии

Комментарии могут даваться по запросам журналистов как PR-менеджерами, так и сотрудниками компании Becar. Комментарии могут даваться директорами, заместителями директоров, а также другими сотрудниками (при согласовании своей позиции с вышестоящим руководителем). Список возможных ньюсмейкеров утвержден президентом Becar Realty Group. В список ньюсмейкеров не допускаются лица, не занимающиеся продажами (вследствие нежелания руководства компании раскручивать обслуживающих специалистов, которых могут переманить в другие компании).

Сроки ответов на запросы

При поступлении срочного запроса PR-отдел имеет право давать журналистам номера мобильных телефонов ньюсмейкеров журналистам из изданий групп VIP и «Важные» без предварительного согласования, остальных — по предварительному согласованию с директором. Запросы из изданий групп VIP и «Важные» обрабатываются в сроки, указанные журналистом. Запросы из изданий группы «Менее важные» обрабатываются в срок от 3 рабочих дней от даты получения запроса.

При поступлении отложенного запроса PR -отдел должен договориться с соответствующим руководителем о написании комментария. Руководитель обязан назначить удобное время для написания комментария или предложить другого специалиста (подчиненного), который может ответить на данный вопрос. При даче комментария лицом, не входящим в список утвержденных ньюсмейкеров, комментарий подписывается его руководителем.

Качество комментария

Комментарий должен быть максимально полным, в нем необходимо отражать нюансы и возможные интересные для журналиста подробности. Если комментарий специалиста был достаточно развернутым для написания самостоятельной статьи, PR-отдел делает на его основе материал.

Впоследствии PR-отдел может использовать полученный комментарий при повторных аналогичных запросах от журналистов.

Форма ответов

Ответы на запросы журналистов могут даваться в устной и в письменной форме. Если ответы даются в устной форме, обязательным требованием к журналисту является согласование цитат. Организацию согласования берет на себя PR-менеджер. Цитата может быть согласована руководителем отдела продвижения или ньюсмейкером, фигурирующим в материале. При ответе на запрос в письменной форме перед отсылкой ответа журналисту ответ согласуется с руководителем отдела продвижения или ньюсмейкером, фигурирующим в материале.

Материалы, содержащие информацию, значимую для имиджа всей компании (например, при работе с кризисной ситуацией), согласовываются с президентом Becar Realty Group.

Налаживание системы проактивного PR (система поиска и планирования информационных поводов)

В месяц петербургское подразделение отдела продвижения Becar Realty Group должно выдавать не менее 10, а московское не менее 5 авторских материалов (помимо комментариев для журналистов и отчетов от аналитиков). Все написанные материалы рассылаются по заинтересованным журналистам, а также выкладываются на сайт компании.

Варианты текстов:

а) Новости

Поводы для написания новости:

1. Сделки, договоры, контракты, новые объекты.
2. Назначения, кадровые изменения в компании.
3. Экспертные оценки специалистов Becar событий на рынке.
4. Внешние контакты представителей Becar с властями, партнерами, общественными организациями; поездки.
5. Участие в различных мероприятиях и акциях.
6. Новые услуги, новые отделы.
7. Достижения, награды, премии.
8. Внутренние новости компании, которые возможно «выводить» наружу.

Встречи с руководителями подразделений

Рекомендуется проводить ежемесячные встречи с руководителями подразделений. Во время встреч выясняются планируемые контракты, исследования и т.д. По итогам встречи составляется список планируемых информационных поводов. Периодически руководителю напоминается о запланированных событиях, с тем чтобы уточнить время выхода новости. Рекомендуется вести такой план поводов по каждому подразделению Becar Realty Group и проводить периодические напоминания и обновления.

Руководитель имеет право отказать в выходе той или иной новости из соображений конфиденциальности. Новости утверждаются у руководителя подразделения, ответственного за событие. При необходимости новости утверждаются у партнеров компании.

б) Статьи

Поводы и возможности для написания статей:

1. Ежемесячный план тем. Темы выводятся по итогам обсуждений с директорами, чтения прессы, материалов от аналитиков.
2. Обращение журналиста. В случае если директор ответил на вопросы подробно, PR-отдел делает на основе ответов Becar Realty Group статью. Необходимо согласовать рассылку статьи с журналистом. Издание, задавшее вопросы, имеет приоритет — рассылка возможна только после публикации статьи в данном издании.
3. Выступление специалиста Becar Realty Group на различных конференциях, круглых столах, семинарах. На основе тезисов выступления пишется статья.
4. Аналитика Becar Realty Group. Полные отчеты высылаются только журналистам группы VIP и «Важные». Аналитические отчеты разбиваются на несколько разделов и тем, делаются статьи. По возможности необходимо делать из одного полного отчета несколько статей — таким образом мы обеспечиваем максимальное использование материала и большее количество публикаций. Краткие отчеты, еженедельные, ежемесячные отчеты событий могут рассылаться без обработки.

в) Пресс-релизы

Пресс-релизы пишутся при организации каких-либо мероприятий, круглых столов, пресс-конференций. Пресс-релизы рассылаются журналистам перед мероприятием и раздаются на мероприятии всем присутствующим в бумажном виде вместе с пресс-китом и прочими бумажными материалами.

Планирование и отчетность

Все материалы по планированию и отчетности находятся в общей сетевой папке компании, куда имеют доступ оба подразделения отдела продвижения. Предполагается взаимное использование тем подразделениями отдела PR в Москве и Петербурге и составление единого плана с назначением ответственного. Все планы и отчеты московского и санкт-петербургского представительств отдела продвижения Becar Realty Group утверждаются совместно. Планы и отчеты делаются по единому существующему шаблону.

• План PR-поводов на месяц

Включает планы тем статей, выступления на мероприятиях, информационные поводы для новостей. Список составляется по итогам общения с редакторами изданий (планы тем статей на месяц) и встречи с директорами подразделений Becar Realty Group. Отмечаются подразделение, тема новости, дата возможного использования, лица для согласования.

• Отчет о работе

Составляется на основе плана PR. В отчете указывается, какие работы были выполнены, какие добавлены, дается комментарий по результатам.

• Отчет по публикациям

В отчет входят все оригинальные (написанные журналистами) и перепечатанные (взятые у Becar ) статьи из бумажных изданий, а также оригинальные статьи крупнейших сайтов. В отчете особо отмечаются статьи, инициированные Becar Realty Group .

Шаблон отчета:

• Отчет по публикациям в Интернете

Отчет по статьям Becar, перепечатанным в Интернете.

За единицы для отчета принимаются только те публикации, где стоит активная ссылка на сайт Becar. Оригинальные статьи (написанные журналистами крупнейших Интернет-СМИ с использованием материалов Becar) включаются в отчет по публикациям. Отчет составляется петербургским отделением PR-отдела.

Шаблон отчета:

Оценка работы за месяц

A) Количество написанных статей

В месяц необходимо написание не менее 15 статей (петербургское подразделение — 10, московское подразделение — 5). При превышении плана возможен зачет написанных статей в следующий месяц.

В понятие статей входят: новости, статьи по итогам аналитики, статьи по запланированным темам, выступления.

Б) Отслеживание количества публикаций

За публикации считаются любые публикации в бумажной прессе или эксклюзивные публикации в Интернете (написанные журналистом)

Норма — 100 публикаций в месяц. Норма публикаций может быть пересмотрена 1 раз в квартал.

B) Отслеживание качества публикаций. Балльная система учета публикации

При подсчете баллов учитывается:

• Важность изданий Издания группы VIP + 2 балла Издание группы «Важные» + 1 балл Издания группы «Менее важные» + 0,5 балла
• Фотографии Статьи с фотографиями, связанными с компанией, + 2 балла
• Эмоциональная окраска Нейтральная — 0 баллов Положительная + 2 балла Отрицательная - 4 балла (минус) Норма баллов в месяц — не менее 100

Пример подсчета баллов:

Проставление и подсчет баллов производятся руководителем отдела по итогам предоставления отчета за месяц.

Арендные платежи

Фиксированная арендная ставка

Под ставкой арендной платы понимается фиксированная сумма (базовая ставка), которую платит арендатор за 1 кв. м арендуемой площади в год. Базовая ставка арендной платы не включает операционные расходы и 18% НДС, уплачиваемый сверх базовой ставки и операционных расходов. Для крупных торговых центров и центров, расположенных в центре города, в договорах аренды зачастую присутствует условие о ежегодном росте ставок арендной платы на 1,5-2% в год (индексация).

Предоплата, которую вносит арендатор, как правило, составляет 2-3 месяца (для московского рынка), дополнительно вносится депозит, также в размере 2-3-месячной арендной платы, в зависимости от арендатора. Для «якорных» арендаторов и крупных сетевых операторов депозит также может быть заменен банковской гарантией. Предоплата и депозит вносятся после подписания договора в установленный договором срок (обычно 1 неделя). Последующая оплата производится помесячно вперед.

Процент с оборота

На сегодняшний день практика взимания арендной платы в виде процента с торгового оборота в России встречается достаточно редко; хотя в крупнейших проектах торговых центров эта схема применяется для крупных арендаторов и для давно работающих на рынке и имеющих хорошую репутацию сетей. В таком случае операторы платят фиксированную ставку арендной платы, которая меньше сложившейся на рынке ставки арендной платы для магазинов аналогичного профиля и площади, и сверх этого — процент от оборота, который составляет от 3 до 15% , в зависимости от профиля компании.

Операционные расходы

Базовые арендные ставки обычно не включают в себя операционные расходы, которые покрывают следующие услуги:

• уборку;
• охрану;
• техническое обслуживание;
• управление недвижимостью;
• страхование;
• расходы на рекламу торгового центра;
• налог на недвижимость;
• прочие расходы.

Механизм определения операционных расходов зависит от каждого конкретного девелопера, который вправе самостоятельно строить отношения с арендаторами.

Тем не менее на рынке существуют определенные рамки определения величины операционных расходов, к примеру, от $60 до $100 за 1 кв. м. «Якорные» арендаторы, занимающие большие площади, как правило, платят несколько меньше (около $30-40 за 1 кв. м). Максимальную ставку операционных расходов платят рестораны, фуд-корт и другие предприятия питания. Это связано с тем, что на их долю приходится больше эксплуатационных затрат (уборка, коммуникации и т. д.), кроме того, в эту сумму может быть включено общее обслуживание всего зала (посадочная зона).

Способы расчета арендных ставок

Специалисты УК «Торговый Квартал» говорят о следующих основных способах расчета арендной ставки:

1. Метод аналогий. Основывается на анализе арендных ставок в аналогичных торговых объектах. Его минусы заключаются в копировании возможных просчетов и ошибок в данных комплексах. Поиск аналогов и получение достоверной информации могут быть затруднительны.
2. На основе данных о товарообороте и уровне торговли в торговой зоне. Рассчитывается сумма розничного оборота, приходящаяся на 1 кв.м существующих площадей. Допускается, что ритейлер может тратить на аренду торгового помещения не более 15% с оборота.
3. На основе данных об уровне дохода жителей торговой зоны. Аналогичен предыдущему, но расчет производится исходя из уровня дохода жителей торговой зоны. В данном случае необходимо принимать во внимание достоверность информации, учитывая теневую долю доходов населения, которая зачастую превосходит их «белую» составляющую. Следует правильно оценить объем арендных площадей в торговой зоне и правильно выделить саму зону.
4. На основе расчета торгового оборота компаний-арендаторов. Основан на анализе торгового оборота самого арендатора. Минус метода: он может работать при уже действующих арендных отношениях.

При определении арендных ставок чаще всего применяется метод аналогий, вычисляется средневзвешенная цифра, но этот способ может быть неуместен если «якоря» выступают соинвесторами в проектах и владельцами части площади. В этом случае они не платят базовую арендную ставку, а вносят лишь процент с оборота с фиксированным минимумом месячной выплаты и оплачивают операционные расходы. Возмещаемые эксплуатационные расходы варьируются от $50 за кв.м в год для крупных арендаторов до $200 за кв.м в год для прочих магазинов. В Приложении 1 приведены коэффициенты, применяемые при расчете арендных ставок.

Приложение 1

Коэффициенты, применяемые при расчете арендных ставок

Коэффициент, применяемый при расчете средневзвешенных ставок и определяемый специализацией арендатора

Коэффициент, применяемый при расчете средневзвешенных ставок и определяемый этажом, на котором расположены арендуемые площади

Зависимость арендной ставки от площади, занимаемой оператором

Учет прав

Учет прав должен корреспондироваться с существующей системой регистрации прав на недвижимое имущество.

Функция эксплуатационного учета

Функция эксплуатационного учета должна корреспондироваться с решением непосредственных задач управления эксплуатацией недвижимости и позволять вести сколь угодно детализированный учет, вплоть до каждой конструкции, помещения, инженерной системы и элемента оборудования. При желании это дает возможность учета эксплуатационных затрат по каждому элементу и соответственно последующего анализа выполнения бюджета.

Информационная составляющая учета должна позволять вести учет технических и эксплуатационных характеристик, временных характеристик (даты ремонтов), экономических характеристик (затраты на замену, ремонт, обслуживание).

Расчетная составляющая предназначена для планирования и контроля основных элементов эксплуатационных расходов, к которым относятся:

• техническое обслуживание;
• планово-профилактические работы;
• ремонты;
• санитарное содержание, уборка территории;
• коммунальные расходы.

Планирование технического обслуживания и ремонтов должно выполняться на базе различных моделей, в том числе с использованием нормативных лимитов и фактически необходимых объемов работ. При этом служба эксплуатации может производить расчеты как на базе укрупненных нормативов, так и на базе единичных расценок или в ресурсном виде.

Аналогичным образом должно быть организовано планирование затрат на санитарное содержание и коммунальные ресурсы.

Учет использования

Учет использования должен обеспечивать функцию управления площадями, предоставляя оперативную статистику их использования. Данная функция, как правило, поддерживается визуализацией помещений на поэтажный планах. Например, программа ValMaster ™ FM позволяет получать визуальное представление об объектах, занятых по договору аренды, а также оперативно формировать информацию об арендных отношениях по любому объекту, выбранному на чертеже (рис. 3).

Функция учета арендных отношений

Функция учета арендных отношений должна поддерживать автоматизированный учет характеристик договоров аренды и формирование самих договоров, формирование схем денежных потоков и анализа продуктивности инвестиций в недвижимость.

Кроме содержательного функционала, система должна обладать достаточными технологическими функциями, к которым относятся:

• статистическая обработка по стандартным и произвольным выборкам;
• возможность пользователю самостоятельно создавать шаблоны отчетов;
• поддержка целостности данных;
• поддержка истории изменений; о масштабирование;
• авторизация и аутентификация.

Безусловно, при передаче пользователю такие системы должны комплектоваться набором необходимых руководств и инструкций.

Внедрение системы

Стадия внедрения, если ее проводить неправильно, может сделать бесполезными все предыдущие затраты ресурсов и полностью дискредитировать любую информационную систему. Именно поэтому существенно важной представляется должная подготовка к стадии внедрения, которая включает планирование и документирование всех процессов внедрения. Тогда само внедрение будет представлять собой простое выполнение разработанных планов.

Подготовка к стадии внедрения должна быть видима в течение всего процесса проектирования, и в том числе рассматривать следующие вопросы:

1. Разработка плана размещения компьютерного оборудования, в том числе:

• определение ответственного за планирование размещения оборудования;
• создание плана размещения оборудования, в котором будет указано, где будет расположено все оборудование и кабельные сети;
• определение количества времени, необходимого для изменения площадей, на которых будет размещено оборудование;
• внесение необходимых изменений в поэтажные планы;
• прокладка всех кабельных сетей;
• подключение источников энергообеспечения компьютерного оборудования;
• оценка факторов окружающей среды — температуры, влажности, освещения, звукоизоляции и т. д.;
• рассмотрение вопросов доступа и охраны;
• организация доставки системы на место ее установки;
• установка соответствующего противопожарного и охранного оборудования.