Коммуникация для ритейла
Динамичное развитие любого розничного бизнеса сегодня невозможно без оперативного общения между его отдельными подразделениями и сотрудниками. Для этих целей персонал розничных компаний традиционно пользуется различными системами обмена короткими сообщениями, считая эти средства коммуникации более удобными, доступными и эффективными, чем электронная почта или телефон.
Пока еще не все ритейлеры знакомы с программными продуктами, созданными специально для решения таких задач. Однако те, кто уже имеет такой опыт, однозначно называют Microsoft Office 365 оптимальным решением для компаний розничной торговли.
Аудиторию Retail.ru, ритейлеров и их поставщиков, всегда интересуют возможности повышения эффективности своего бизнеса с помощью специальных программных продуктов. Но существует ли сегодня на рынке универсальное решение, которое одинаково хорошо работает и для небольших розничных компаний и для крупных?
Действительно, большая часть существующих сегодня программных решений четко делится по своему предназначению – поэтому решения, которые используются небольшими компаниями, например, с количеством персонала до 50 человек и минимальным количеством IT-ресурсов, в большинстве случаев не подходят для крупных компаний. Поэтому часто компаниям приходится менять программные продукты по мере роста численности персонала, подразделений, филиалов и т.п.
Microsoft Office 365 представляет собой универсальное решение, которое подходит для организаций любого размера – от частных предпринимателей до небольших, средних и крупных компаний, от правительственных органов до образовательных учреждений. Преимущества нового решения заключаются в его широкой функциональности, позволяющей предприятиям выполнять самые различные задачи, удобном и привычном интерфейсе знакомых приложений Office, доступности в любое время и в любом месте, где есть интернет, и существенной экономии ресурсов.
Программное решение Microsoft Office 365 объединяет в себе настольное приложение Office и самые современные решения для эффективной совместной работы и объединенных коммуникаций в сфере облачных вычислений: Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online.
Exchange Online – это облачная электронная почта, календарь и контакты с самыми последними антивирусными и антиспамовыми решениями. Возможность получения электронной почты практически с любого мобильного телефона, опции голосовой почты, унифицированные сообщения и архивирование.
SharePoint Online – это облачные технологии для создания сайтов, для связи с коллегами, партнерами и заказчиками. Опции социальных сетей для предприятий и настройки по требованиям заказчика.
Lync Online – представляет собой обмен моментальными сообщениями на облачных технологиях, онлайн-конференций с возможностью голосового, видеообмена и обмена изображениями.
Ритейл в облаках
Можно сказать, что Microsoft Office 365 предоставляет продукты, которые уже более или менее знакомы деловой аудитории. Microsoft Office 365 – это, по сути, не новый продукт, а новая модель распространения. В него входят «облачные» сервисы Microsoft. Он предоставляет ритейлерам и компаниям-поставщикам простой в использовании набор онлайн-инструментов. Это рабочие программы бизнес-класса, использующие инструменты, которые люди знают и используют сегодня. Преимущества «облачных» продуктов в том, что эти программы не нужно устанавливать на компьютеры пользователей, занимать под них сервер организации, настраивать все это и поддерживать – все это сделает поставщик услуг. Это снимает с ИТ-отдела ритейлера задачи управления системами и администрирования и поддержки динамической инфраструктуры. Среди прочих преимуществ облачных технологий — пул вычислительных ресурсов, автоматизированное управление, большая гибкость и улучшение масштабируемости и подготовки. Кроме того, оплата такой услуги производится помесячно, то есть серьезные вложения денег не нужны.
Читателей Retail.ru особо интересует вопрос о том, какие преимущества дает Microsoft Office 365 именно для компаний розничной торговли?
Специфика розничной торговли в том, что необходимо обеспечить разные уровни доступа к технологиям и информации для различных сотрудников торговой сети. Ритейлеру требуется возможность гибкой настройки ИТ технологий согласно бизнес-циклу конкретной сети магазинов. Office 365 предоставляет интероперабельные облачные технологии, позволяющие удовлетворить уникальные потребности ритейлеров, делает автоматизацию магазинов сети доступной, благодаря помощи киосковых планов. Легкое редактирование документов в тонком браузере, корпоративная почта и доступ к корпоративному порталу – все это значительно повышает эффективность внутренних коммуникаций торгового персонала. Розничным магазинам Office 365 предлагает гибридную модель внедрения. Ее суть заключается в индивидуальном подборе инструментов под нужды розничной точки. Это существенно, так как зачастую магазины либо не автоматизируют должным образом либо рабочая станция получается очень дорогой. Office 365 предлагает сбалансированное решение именно для торгового персонала, учитывая, что ему не нужно использовать офисные инструменты в таком количестве и во всем богатстве функционала, как, например, аналитикам.
При этом розничным компаниям не нужно приобретать новое оборудование и программное обеспечение или тратить деньги на обслуживание и настройку.
Выгода ритейлеров от внедрения Office 365 еще и в том, что программа предусматривает перевод почты, портала ритейлера в «облако». Таким образом, ИТ-отдел может сосредоточиться на поддержании основных направлений бизнеса, той же бизнес-аналитики, которая так необходима для поддержании конкурентно-способности в ритейле.
Среди положительных качеств Office 365 ритейлеры также отмечают мобильность этого продукта – они получают возможность работы с любого места и с разных устройств.
Создатели данного программного продукта называют встроенную службу моментальных сообщений, онлайн-конференции с возможностью обмена аудио/видео и групповыми данными – главными конкурентными преимуществами этого решения. Практическое применение данных инструментов уже показало значительное повышение эффективность работы ритейлеров, освоивших Microsoft Office 365.
Облака в «Седьмом континенте»
По результатам опроса Retail.ru, благодаря Microsoft Lync 2010 – сервису, входящему в состав Office 365, групповые рассылки и системы обмена короткими сообщениями, которыми пользуется персонал почти каждого российского ритейлера, позволяют донести информацию до конкретных сотрудников примерно на 40% эффективнее, чем по другим каналам связи, таким как электронная почта или телефон.
Конечно, было бы интересно знать, как это все выглядит на практике. Данное коммуникационное решение нового поколения Microsoft Lync 2010 было внедрено в компании «Седьмой континент». Компания с удовольствием поделилась с нами результатами данного внедрения.
Торговая сеть «Седьмой континент» – это около 3-х тысяч пользователей компьютеров: из них около 800 пользователей в центральном офисе в Москве, а остальные распределены по 148 магазинам. Кроме Москвы магазины сети работают в 15 других городах России. Персонал этой компании традиционно пользуется системой обмена короткими сообщениями, считая это средство связи более удобным, доступным и эффективным, чем электронная почта или телефон. Наиболее активными пользователями являются сотрудники службы доставки.
«Как правило, в течение каждого часа мне приходится решать несколько вопросов, требующих безотлагательного обмена информацией. Для нас самым удобным способом быстро донести какие-то сведения остается система обмена короткими сообщениями» — говорит Вера Волкова, старший оператор службы доставки компании «Седьмой Континент».
Поэтому, как только вышла русифицированная версия платформы Lync 2010, она была развернута в масштабе всей компании и запущена в продуктивную эксплуатацию незадолго до начала 2011 года. Надо отметить, что Microsoft Lync 2010 более плотно интегрирован с системой офисной телефонии, с корпоративным порталом Sharepoint и электронной почтой Outlook — в частности, в профиле пользователя Lync 2010 отображаются текущий статус сотрудника (доступен, занят, нет на месте и т. д.) и его фотография.
Одновременно с переходом на новую платформу в компании решили освоить не использовавшийся ранее функционал группового чата, с возможностью сохранения и просмотра истории сообщений. Ведь часто информацию о новых товарных позициях, наличии товара на складе или нюансах работы служебного автотранспорта необходимо обсудить сразу с несколькими филиалами.
По оценкам самой компании, эффективность ее бизнес-процессов после внедрения выросла на 40%. Дмитрий Куликов, руководитель отдела сопровождения сети и телефонии «Седьмой Континент», по итогам внедрения отметил, что: «Если суммировать все время, которое мы тратили на обмен информацией, получится, что функционал группового чата и быстрых сообщений экономит нам до 70 часов в неделю».
Поскольку Lync 2010 интегрирован с другими продуктами Microsoft, его внедрение позволило сократить число серверов. Работа с системой ведется через веб-консоль, поэтому на рабочих станциях не пришлось устанавливать клиентское ПО, что упростило администрирование системы.
«ИТ-специалисты освоили функционал веб и аудио-конференций, который они используют для обсуждения и оперативного решения проблем с ИТ-сопровождением в регионах. Кроме того, при помощи веб-конференций, аудио – и видео-звонков руководители компании проводят совещания и связываются с филиалами», — рассказывает о новациях в компании Дмитрий Куликов.
Групповые рассылки облегчили руководителям различных подразделений распространение информации среди своих подчиненных. Но, пожалуй, наибольшую выгоду от внедрения Lync 2010 ощутили сотрудники отдела доставки. Теперь с помощью группового чата они сообщают всем магазинам и торговым операторам информацию о периоде действия новой акции и данные по новым товарным позициям (описание, артикул и т.п.), проверяют заказы, а также договариваются об условиях доставки. Поскольку история сообщений сохраняется, записи можно перепроверить, подробно изучить, распечатать или скопировать в другую информационную систему.
В будущем отдел кадров компании «Седьмой Континент» рассматривает возможность организации видео-собеседований при подборе персонала для региональных филиалов, а также использовать веб-конференции для обучения новых сотрудников в удаленных подразделениях.
Ещё раз отметим, что Lync 2010 – один из продуктов, который будет теперь доступен по новой модели распространения – облачной. Преимущества облачной модели распространения в обеспечении больших надежности, доступности и производительности. В пакете присутствует соглашение об обслуживании с условием бесперебойной работы в течение 99,9% времени и финансовой поддержкой. Кроме того, пользователю предоставляются постоянно обновляемые средства защиты электронной почты от вирусов и спама. Так же облачная модель распространения позволяет ритейлерам добиться максимальной отдачи от своих ИТ ресурсов, поскольку, помимо прочего, включает в себя круглосуточную поддержку (включая выходные) ИТ-специалистов по телефону. Средства миграции, доступные благодаря данной системе, помогают розничным сетям быстро и легко перевести своих пользователей на новую инфраструктуру без потери производительности.
Кадочникова Елена
