Как и во многих других отраслях бизнеса, планирование численности персонала в ритейле значительно влияет на общую эффективность компании. От грамотно подобранного количества сотрудников зависит не только размер фонда оплаты труда, но и объем продаж.
Можно с уверенностью сказать, что сейчас наступил кризис старых методов планирования численности персонала. Традиционный подход базируется на двух основных принципах: на коммерческом плане магазина и на экспертной оценке директора, который рассчитывает, сколько людей ему нужно для достижения финансовых целей.
В таком подходе больше минусов, чем плюсов. Почему? В этом вопросе пытается разбираться Дмитрий Шеходанов, генеральный директор ООО «Инвент Консалтинг».
Планирование в деньгах не всегда объективно
Когда руководство сети планирует штат сотрудников магазина на основе коммерческого плана, оно не задумывается, что для его выполнения разные магазины продадут разное количество ассортиментных позиций. Например, дискаунтер в Москве продаст 100 бутылок виски, а такой же в регионе — 1000 бутылок водки, ведь покупатели у магазинов разные и средний чек тоже. Если магазин продает в основном недорогие товары, выкладка может занять больше времени и сил. В итоге планирование численности в зависимости от финансовых показателей обернется переработками и привлечением дополнительного персонала. А это уже может стоить магазину увеличения ФОТ на 2,5 % за счет сверхурочных и внешних сотрудников.
Например, в одной крупной сети строительных материалов было два магазина. В одной из них «хитом» продаж были мешки цемента (весь строительный рынок, расположенный рядом, покупал их в магазине и перепродавал на рынке), а в другом — отвертки. По выручке они были примерно равны, но производительность труда, выраженная в рублях, была значительно ниже в первом. Причина проста — на выкладку 1 кг цемента нужно затратить существенно больше времени, чем на 1 отвертку.
Планирование на основе экспертной оценки не учитывает всех бизнес-драйверов
Расчет количества персонала, основанный на экспертной оценке директора магазина или даже головного офиса, не принимает во внимание основные бизнес-драйверы — то есть то, что влияет на трудозатраты сотрудников. Основным критерием в этом случае является интуитивная оценка или опыт. Однако после анализа ситуации большинство сетей приходят к мысли, что нужно опираться на количественные, а не монетарные факторы, а именно на количество продаваемых единиц продукции в каждой из категорий с детализацией до часа, количество единиц продукции при инвентаризации, количество клиентов в торговом зале. Их учет в каждом конкретном магазине позволяет точно определить, какую продукцию и в каком количестве нужно выкладывать по часам. Благодаря такому планированию сеть может повысить продажи на 5–7 %.
Показателен кейс компании Ralf Ringer. Благодаря оцифровке бизнес-драйверов и внедрению решения по планированию численности персонала и построения их гибких графиков, конверсия «посетитель — покупка» в сети выросла на 5,8 %.
Как правильно
Чтобы сделать работу магазина эффективной, планировать необходимое количество часов персонала магазинов нужно, исходя из плана по штукам/килограммам продукции. При этом нужно учитывать и принимать во внимание дополнительные факторы в виде прогноза покупателей, сезонности, исторических данных за аналогичный период прошлых лет и др.
Вручную это сделать практически невозможно — слишком много переменных, которые могут повлиять на финальный результат. И здесь владельцу магазина может помочь система планирования рабочих графиков персонала (WFM-система), в составе которой есть прогнозный блок. С ее помощью можно рассчитать необходимое для выполнения плана количество людей с точностью до часа, что позитивно сказывается как на продажах, так и на сокращении расходов на ФОТ.
Например, сеть розничных магазинов «Оливье» после внедрения известного российского решения бережливого планирования рабочих графиков сотрудников смогла сократить фонд оплаты труда на 15 %, при этом производительность их персонала выросла на 7 %.
Использование более современных подходов к планированию численности персонала в магазине не призывает игнорировать план по продажам, напротив, способствует его выполнению. Точно спрогнозированное количество часов выгодно для всех участников процесса — собственник получает желаемый результат, директор магазина повышает эффективность, а работники выполняют поставленные перед ними задачи вовремя и в срок.
