Соответствие международным стандартам финансовой отчетности становится головной болью для компаний, которые пока не встали на путь автоматизации либо работают в устаревших системах. Крупный международный fast fashion ритейлер Gloria Jeans столкнулся с таким вызовом в России. Его преодоление привело к повышению гибкости управленческого учета и точности в расчете показателей в соответствии с МСФО.
Известный ритейлер Gloria Jeans, имеющий свою широкую сеть розничных магазинов одежды и аксессуаров в России и СНГ, находится в условиях постоянного роста. Именно в связи с этим одной из наиболее существенных категорий затрат компании является аренда помещений. У ритейлера была внедрена система для ведения учета аренды и связанных с ним расчетов, однако из-за появления нового стандарта она перестала отвечать всем требованиям учета. Чтобы автоматизировать процесс подготовки отчетности в части учета аренды в соответствии с международным стандартом финансовой отчетности ( МСФО 16), Gloria Jeans начала работу по поиску нового решения.
Компания Gloria Jeans специализируется на дизайне, производстве и продаже модной одежды, обуви и аксессуаров для всей семьи. Включает в себя более 18 собственных и 164 партнерских производственных фабрик, два современных логистических центра и монобрендовую сеть, которая на конец 2019 года насчитывала около 582 магазинов в России и СНГ. В компании работает более 15 тысяч человек.
«Этот проект изначально задумывался как кросс-функциональный, позволяющий создать полную электронную базу условий аренды для департамента недвижимости и департамента финансов, добиться большей гибкости в управленческом учете и высокой точности в расчете показателей в соответствии с МСФО », – говорит Александр Тарасов, старший вице-президент по финансам Gloria Jeans.
В качестве новой платформы, удовлетворяющей требованиям бизнеса, была выбрана система Anaplan, которая успешно применяется для решения других задач внутри Gloria Jeans. Основная ее функциональность сводится к расчету арендных платежей на основании финансовых условий, содержащихся в единой корпоративной базе условий аренды. Результат расчета используется несколькими департаментами компании.
«Для такой динамичной компании выбор системы Anaplan в качестве платформы для автоматизации данной задачи был абсолютно оправдан: сотрудники Gloria Jeans имеют опыт работы с Anaplan, поэтому быстро вовлеклись в проект и приняли полноценное участие в проектировании, построении и развитии системы», – отмечает Евгений Рудаков, партнер ADE Professional Solutions – компании, которая выступила интегратором в проекте.
ADE Professional Solutions – один из крупнейших аутсорсеров МСФО, обладающий штатом экспертов в области международных стандартов. Компания оказывает консультационные услуги, а также занимается автоматизацией в области МСФО с 2004 г. За прошедшее время ADE Professional Solutions накоплен значительный опыт как автоматизации отдельных трансформационных поправок, так и подготовки консолидированной финансовой отчетности для крупнейших российских компаний. Среди заказчиков компании – «Россети», Магнитогорский металлургический комбинат и другие гиганты отечественного рынка.
Сам процесс внедрения решения оказался нетривиальной задачей. Несмотря на сравнительно небольшой объем системы, ее логическая часть получилась достаточно сложной в связи со значительным количеством продиктованных стандартом методологических аспектов.
«Все возникшие нюансы получилось учесть благодаря профессионализму экспертов в области МСФО и архитекторам высочайшего уровня, работавшим совместно в нашей команде», – констатирует Евгений Рудаков.
В результате внедрения были автоматизированы построение графика платежей в соответствии с « МСФО 16: Аренда» и расчет всех необходимых показателей, предъявляемых стандартом, а также начисление арендных расходов по принятым в компании правилам управленческого учета. Кроме того, в ручном управлении сотрудниками Gloria Jeans больше не нуждаются формирование графиков арендных платежей (являющихся основой для расчетов с арендодателями) и построение прогнозных моделей начислений и оплат по действующим или перспективным магазинам с учетом точных условий аренды.
«Благодаря активному вовлечению сотрудников компании на всех этапах проекта мы формируем внутреннюю экспертизу для поддержки и дальнейшего развития системы. Такой подход позволяет Gloria Jeans гибко реагировать на постоянно изменяющиеся требования международных стандартов финансовой отчетности и собственные внутренние кейсы», – делится итогами внедрения Александр Тарасов.
Запуск системы в промышленную эксплуатацию позволил унифицировать и стандартизировать условия аренды для автоматизации расчетов более чем по 2,5 тыс. документов аренды для почти 600 магазинов в 4 странах по 3 различным методологиям. Помимо этого, теперь учитываются более 300 параметров, влияющих на расчет финального платежа по аренде. Также в Gloria Jeans применяются алгоритмы наследования и ранжирования условий для учета всех типов документов по аренде – договоров, дополнительных соглашений, актов возврата, расторжения или наполнения, уведомлений, служебных записок и ряда других. Компания получила гибкую и универсальную систему автоматизации расчетов переменных платежей, зависящих от превышения лимитов товарооборота, позволяющую выполнять расчеты в трех валютных срезах (в валюте договоров, национальных валютах и российских рублях). Компании стала доступна и аналитика для определения и оцифровки значений факторов, повлиявших на изменение арендных платежей, – это могут быть изменение фиксированных ставок или площади, условий товарооборота, объема продаж и т.д.
«С помощью разработанной системы была подготовлена отчетность Gloria Jeans по МСФО за 2019 год, которая успешно прошла аудит одной из компаний «большой четверки», – отмечает Евгений Рудаков.
«Отдельно хотелось бы поблагодарить специалистов ADE Professional Solutions, выступивших как в роли предметных экспертов, так и в роли системных архитекторов, гибко подходивших к решению поставленных нами задач», – заключает Александр Тарасов, добавляя, что в ближайших планах компании – расширение спектра автоматизированных задач в части МСФО , учета оплат и управленческого учета.
