Руководство сервиса поездок и путешествий «Туту.ру» выбрало программное обеспечение «Клеверенс», терминал сбора данных RFID Zebra MC339R и принтер этикеток Zebra GK 420t для того, чтобы сократить время и трудозатраты на пересчёт основных средств в офисных помещениях. Для внедрения софта и введения в работу необходимого оборудования пригласили специалистов компании «Первый БИТ».
Подробное описание
Инвентаризация за один день с Клеверенс: Учёт имущества
О заказчике
Сервис поездок и путешествий «Туту.ру» работает с 2003 года. Помогает быстро и удобно купить электронные билеты на самолёт, электричку, поезд или автобус, выбрать необычный авторский тур или экскурсию, оформить командировку в несколько кликов.
Офис «Туту.ру» располагается в одном из московских бизнес-центров. Численность сотрудников более 400 человек. А количество ноутбуков, кресел, принтеров, столов и прочего — более 5 тысяч единиц. Учёт имущества бухгалтерия ведёт в системе учёта «1С: Бухгалтерия 8.3».
Прежняя система учёта
Задачи на покупку техники в CRM-системе позволяли отследить, какое оборудование за кем из сотрудников закреплено. Но для понимания что конкретно есть в наличии, а что ещё нужно приобрести, приходилось тратить время и перепроверять старые распоряжения на закуп. Туту.ру не хватало единой точки обмена информацией, которая позволяла бы в короткий срок узнать, есть ли техника для нового сотрудника, нет ли на складе избытка какой-либо техники, сколько ноутбуков сейчас в ремонте и давно ли они там находятся.
Ревизии проходили в штатном режиме: распечатывали список подотчётного оборудования и основных средств, ответственные лица проходили по всем офисным помещениям, сверяли инвентарные номера и отмечали соответствие в номенклатурном списке. Далее готовый инвентаризационный отчёт передавали в бухгалтерию — для внесения данных в систему учёта. Такая сверка выполнялась несколькими сотрудниками в течение одной-двух недель.
Задачи
Руководство сервиса поездок и путешествий «Туту.ру» хотело видеть прозрачную картину движения и наличия основных средств и товарно-материальных ценностей.
Для решения этих вопросов было поставлено несколько задач:
- автоматизировать управленческий учёт ОС и ТМЦ,
- упростить и ускорить процесс проведения инвентаризаций в офисных помещениях,
- создать единую базу, которая будет содержать информацию о фактическом наличии оборудования и об ответственных за него лицах в «Туту.ру»,
- предоставить доступ к этим данным сотрудникам всех отделов, участвующих в эксплуатации ТМЦ — чтобы иметь возможность отслеживать за кем закреплён ноутбук, стол или принтер.
Решение
Как выбирали программный продукт для масштабного проекта
Сотрудничество с «Туту.ру» — масштабный по всем параметрам проект для компании «Первый БИТ». Для решения поставленных задач выбрали софт «Клеверенс. Учёт имущества». С его помощью настроили управленческий учёт основных средств и имущества в офисных помещениях.
Со стороны «Туту.ру» процессе внедрения участвовали отдел АХО, IT-отдел, бухгалтерия, системный архитектор 1С. Со всеми доработками у нас примерно год ушёл на интеграцию, так как долгое время сервис путешествий работал в режиме «удалёнки».— Андрей Норотов, Руководитель проектов компании «Первый БИТ»
Выбранное оборудование и его возможности
Терминал сбора данных считывает сразу все метки в одном помещении. RFID этикетки для диэлектриков и металлических поверхностей уже содержат в себе информацию, которую терминал может «видеть» на расстоянии до 3,5 метров: он удобно связывается с системой учета по Wi-Fi сети — без привязки к рабочему компьютеру. В «Туту.ру» используют для работы с этикетками принтер Zebra GK 420t.
С помощью терминала можно выполнить операцию записи меток. Далее имущество нужно оклеить метками и можно приступать к проведению инвентаризации. ТСД будет считывать все метки, но учитывать только те, что записаны при помощи софта «Клеверенс. Учёт имущества». Результат инвентаризации будет виден после обработки данных.
Сейчас в «Туту.ру» в работе используется один терминал сбора данных RFID Zebra MC339R, на котором выполняются следующие операции: перемещение между помещениями, выдача офисного оборудования в пользование или возврат, ревизии и запись RFID-меток. Одного терминала вполне достаточно для проведения инвентаризаций основных средств. В будущем планируется приобретение дополнительного оборудования.
Знакомство с заказчиком и этапы внедрения
На нас представители «Туту.ру» вышли через сайт kkm.ru. Им нужно было работать с RFID-технологией. Искали удобную в работе, гибкую и поддающуюся доработкам программу. Мы сначала обсудили детали с представителями «Туту.ру», оценили проект. Каждый рабочий момент сначала согласовывали с заказчиком, тестили, только потом внедряли.— Андрей Рыжиков, Специалист по внедрению компании «Первый БИТ»
Далее специалисты компании «Первый БИТ» доработали дополнительные отборы на ТСД по счетам учёта и организациям — для выполнения управленческих задач и чтобы упростить проведение инвентаризаций.
Усовершенствовали механизм передачи объектов в аренду между организациями и оптимизировали процессы работы программы.
Небольшие минусы в работе
Считаю, нам удалось реализовать все запросы «Туту.ру». Хотя несколько раз вносили дополнения в техническое задание. Не обошлось и без сбоев, конечно: случились «баги» в типовой КУИ. Решили их совместно с техподдержкой «Клеверенс». Для этого код правили в 1С.— Андрей Рыжиков, Специалист по внедрению компании «Первый БИТ»
Результаты
Сейчас в системе учёта отражаются актуальные остатки. Учёт имущества перешел из обширной работы «в полях» — с необходимостью вручную найти и отсмотреть каждую единицу оборудования и мебели — в удобный формат, дружелюбный любому пользователю 1С. А инвентаризацию можно быстро провести при любой необходимости — буквально за 1 день.
Мы довольны, что внедрили программу «Клеверенс», так как она помогла решить задачу по учёту оборудования. Теперь можно видеть в режиме реального времени точную картину по наличию и движению имущества. Стало удобнее вести учёт оборудования с привязкой к сотрудникам, помещениям и т. д. Особенно хочется отметить возможность проведения гибкой инвентаризации в кратчайшие сроки, благодаря внедрённой технологии RFID.— Геннадий Косеко, Менеджер по работе с партнёрами сервиса поездок и путешествий «Туту.ру»
Точно могу сказать, что софт «Клеверенс» оправдал ожидания заказчика. В десятки раз быстрее стали проводить инвентаризации ОС. Что экономит время сотрудников, в первую очередь. Весь «жизненный путь» оборудования и ТМЦ прописан в системе, ничего не теряется и не пропадает в дебрях склада.— Андрей Рыжиков, Специалист по внедрению компании «Первый БИТ»
Для такого известного и крупного сервиса, как «Туту.ру», и для проекта такого масштаба нам нужно было выбрать программный продукт, который не подведёт ни при каких обстоятельствах. Именно поэтому выбор пал на «Клеверенс. Учёт имущества». Софт используется в офисных помещениях сервиса путешествий.— Андрей Норотов, Руководитель проектов компании «Первый БИТ»
Партнер
Первый Бит — международный интегратор эффективных ИТ-решений. Филиальная сеть компании объединяет более 100 офисов в 10 странах мира: Россия, Казахстан, Узбекистан, Беларусь, ОАЭ, Турция, Чехия, Андорра, Испания, Канада.
Компания «Первый Бит» более 20 лет занимается автоматизацией и цифровизацией бизнеса: от поставки IT-оборудования клиентам до работы с данными и изменения их бизнес-модели.
Посмотреть все проекты партнёра
Клиент
Tutu.ru – онлайн-сервис для поездок и путешествий, работающий с 2003 года. Позволяет узнать расписание, купить билеты на разные виды транспорта, выбрать авторский тур или экскурсию, оформить командировку и найти всю необходимую информацию для планирования путешествия.
Примененное оборудование и программное обеспечение
ТСД ZEBRA MC319Z MC319Z-GI4H24E0G
