Профессиональный помощник руководителя

Программа

Время проведения семинаров – ежедневно с 10:00 до 17:30

День 1

Помощник руководителя в структуре организации

• Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя, его роль в управленческом процессе. Необходимые в работе деловые и личные качества
• Квалификационная характеристика помощника руководителя и его должностные обязанности. Основные функции
• Особенности должностной позиции помощника. Его роль в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса

• Предметы первой необходимости
• Офисное оборудование и расходные материалы. Конъюнктура рынка. Выбор поставщиков и сервисных компаний
• Сбор и обобщение заявок. Организация курьерской доставки. Особенности различных способов отправки корреспонденции
• Планирование поездок. Составление графика использования автомобильного транспорта

Организационные вопросы взаимодействия с сотрудниками офиса

• Планирование рабочего дня сотрудников секретариата
• Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам. Работа с обращениями
• Руководство административно-хозяйственной службой. Оптимизация использования технического персонала административно-хозяйственной службы
• Планирование и контроль выполнения административно-хозяйственной работы
• Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями
• Средства и стили общения. Способы воздействия на партнеров по деловому общению. Правила убеждения

Организация работы с документами и информацией

• Современная нормативная база документационного обеспечения управления
• Основные требования к оформлению документов
• Основные требования к структуре и тексту управленческих документов
• Организация документооборота
• Регистрация и учет документов
• Контроль исполнения документов
• Современные тенденции хранения документов в оперативной деятельности. Систематизация документов и организация их текущего хранения
• Обеспечение конфиденциальности в работе с документами

День 2

Деловой протокол и бизнес-этикет

Общепринятые нормы культуры в деловом мире

• Деловой этикет, его основные принципы
• Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность
• Правила приветствия, представления, знакомства, обращение. Рукопожатие и его виды
• Визитная карточка, ее основные функции
• Субординация, взаимоотношения между сотрудниками
• Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой среде
• Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах
• Правила рассадки в автомобиле

Внешность делового человека

• Выбор индивидуального стиля, соответствующего имиджу компании
• Dresscode
• Деловой стиль, вечерний, свободный, спортивный. Основные ошибки в оформлении внешности
• Требования к одежде и внешнему виду делового человека
• Женская деловая одежда: фасон, цвет, этические требования
• Деловая одежда для мужчин: фасон, расцветка, костюм, рубашка, галстук. Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары (часы, авторучки, очки, блокноты, запонки, заколки, зонты, сумки, украшения)
• Что приемлемо и что запрещено для деловых мужчин и женщин
• Прическа, парфюмерия, косметика (мужская и женская)

Телефонный этикет

• Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Особенности делового телефонного разговора
• Подготовка телефонного разговора, композиция
• Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы
• Умение слушать — важная часть телефонного общения
• Звонки входящие и исходящие
• Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджу компании
• Недочеты в телефонном общении
• Мобильная связь

Деловые протокольные мероприятия

• Международные стандарты и особенности ведения переговоров
• Рассадка за столом переговоров
• Представление членов делегации
• Организация культурной программы
• Протокольная структура (формула) переговоров
• Рассадка за столом переговоров

Культура поведения за столом. Гастрономический этикет

• Основные виды официальных и неофициальных приемов, проводимых в современной России и за рубежом. Приглашения, ответы на них
• Деловые переговоры в ресторане: особенности проведения, важность и сложность протокола деловых встреч в ресторане
  Требования к одежде и поведению
• Схема рассадки за столом
• Ресторанный этикет

Практикум: Упражнение «Ваш самый лучший голос».

День 3

Психологическая культура делового общения

• Основные принципы построения успешного межличностного общения
• Этикет невербального общения
• Барьеры общения. Формирование первого впечатления
• Самопрезентация. Этикет невербального поведения. Жесты и позы, соответствующие стилю делового общения
• Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин
• Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере

Помощник руководителя. Особенности должностной позиции в коллективе

• Деловое взаимодействие с руководителем.Деловой стиль общения и доброжелательность
• Создание нужного психологического климата в фирме
• Общение с сотрудниками компании
• Понимание задач, стоящих перед руководителем
• Лояльность и конфиденциальность в работе помощника руководителя
• Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения
• Специфика донесения негативной информации
• Защита от нежелательных посетителей и телефонных звонков
• Приоритетность выполнения поручений
• Выполнение деликатных поручений. Общение с родственниками руководителя
• Формы вежливого отказа
• Особенности общения с коллегами и сотрудниками
• Межличностное пространство в деловых контактах

Практикум: Кейс «Эффективное общение».

Речевой этикет — основа культуры служебных отношений

• Этикетные речевые формулы делового общения
• Речевые клише, фразы, которых необходимо избегать
• Искусство комплимента. Умение говорить и принимать комплименты
• Как деликатно сказать «нет»
• Культура диалога
• Неформальная беседа — обязательная часть всех деловых встреч
• Запретные темы для small talk

Организация и обслуживание представительских мероприятий

• Особенности подготовки и проведения презентаций, приемов деловых партнеров и делегаций
• Встреча деловых партнеров. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале
• Организационные вопросы подготовки, оформление помещения и стола для переговоров
• Поведение обслуживающего персонала

Основные правила гостеприимства в офисе

• Правила хорошего тона для приема посетителей (партнеров, клиентов)
• Уважение к клиенту как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании
• Угощение в офисе. Как правильно подавать чай, кофе, прохладительные напитки
• Что должно быть в офисе для встречи и приема гостей

Практикум: Сервисное обслуживание посетителя в офисе.