В 2021 году рост внутреннего туризма подстегнул онлайн-продажи автомобильных аксессуаров. На фоне выросшего спроса интернет-магазин «Автолайнс» остро ощутил проблемы в организации бизнес-процессов: заказы на складе собирались долго, в расчетах себестоимости продукции случались ошибки, разрозненный учет в «1С», Excel и CMS сайта затруднял получение корректной отчетности. В этом кейсе расскажем, как интернет-магазин за 4 месяца установил новую систему автоматизации, наладил адресное хранение на складе и организовал систему финансовой отчетности для руководства компании.
Фото: «Автолайнс»
Компания «Автолайнс» с 2009 года занимается розничной и оптовой продажей аксессуаров для 63 марок автомобилей. У компании один магазин в Москве и два в Санкт-Петербурге, интернет-магазин и курьерская служба, которая работает в обоих городах. Доставка товаров по России осуществляется с помощью транспортных компаний и в 548 партнерских пунктов выдачи по всей стране.
За последние пару лет рынок, на котором работает компания «Автолайнс», претерпел заметные изменения. В начале 2020 года пандемия вызвала снижение спроса на автомобильные аксессуары. В апреле по данным «Яндекс.Маркета» запросы на онлайн-рынке автотоваров рухнули более чем на 50%.
Автомобилисты экономили и отказывались от «постоянных» товаров: ковриков, щеток стеклоочистителей и чехлов. Но к концу 2020 года тренд развития рынка изменился. Рост внутреннего туризма на собственном транспорте подстегнул продажи, а глобальный переход в онлайн-торговлю поднял нагрузку на главный канал продаж «Автолайнс» — интернет-магазин.
Динамичный рынок автотоваров потребовал от компании укрепления конкурентных преимуществ в цене и сервисе за счет:
-
автоматизации процесса движения заказа покупателя;
-
снижения издержек на доставку;
-
планомерного развития как розничного, так и оптового направления продаж;
-
высокого уровня клиентоориентированности.
Для решения этих задач команда «Автолайнс» из Санкт-Петербурга обратилась в «РАУ АйТи».
Цели и задачи
До обращения в «РАУ АйТи» учет в «Автолайнс» велся разрозненно: информацию по заказам менеджеры получали из CMS сайта, в «1С:Управление торговлей» создавались счета на оплату, частично информация хранилась в Excel.
«Главное, что в «Автолайнс» видели ценность в решении «1С». Она заключалась в создании адресного склада и исправления ошибочных данных в учете», – комментирует Мария Ященко, руководитель проекта «РАУ АйТи».
Зачастую информация не обновлялась, в организации внутренних процессов не было системности, а учет представлял разрозненные документы, вырванные из общей цепи.
Необходимые руководству отчеты формировались вручную и собирались сразу из трех источников («1С», CMS, Excel). Бухгалтер тратил на составление отчетов по 2–3 часа, но сводная информация все равно оставалась неточной.
Схема: «РАУ АйТи»
Еще одной болевой точкой компании была организация складского учета. Ассортимент «Автолайнс» — это несколько тысяч товарных позиций из 80 категорий аксессуаров: от автосигнализации до солнцезащитных шторок. Их расположение на складе нигде не фиксировалось.
Плохо настроенное адресное хранение также ослабляло позиции компании:
Схема: «РАУ АйТи»
В «Автолайнс» хотели сохранить лидерские позиции на рынке автомобильных аксессуаров и увеличить долю рынка за счет общего роста спроса на автотовары. Этим объяснялось желание компании максимально автоматизировать бизнес-процессы.
Команда «РАУ АйТи» построила функциональную модель внедрения новой «1С» и обозначила процессы компании, которые требовали автоматизации:
-
Реализация заказа покупателя
Запуск заказа покупателя в работу, проверка состояния обеспечения заказа, отгрузка товаров, сборка заказа на складе, формирование документов и чеков, доставка и оплата.
-
Закупка и поступление товаров
Поступление продукции и ее размещение, выгрузка остатков.
-
Инвентаризация
Пересчет товаров и оформление складских актов.
-
Выполнение банковских операций
Формирование платежных поручений, загрузка банковских выписок.
-
Получение финансового результата
Расходы на приобретение услуг, на оплату труда, на внутреннее потребление товаров, перечисление налогов и закрытие месяца.
-
Формирование отчетности
Оформление общехозяйственных расходов.
В результате руководство «Автолайнс» хотело видеть систему, которая:
-
могла бы обмениваться данными с сайтом в части заказов клиентов и остатков товаров на складе,
-
имела систему адресного хранения
-
позволяла бы быстро формировать корректные управленческие отчеты о себестоимости, доходах и расходах и общем финансовом результате.
Фото: n_defender/shutterstock
Ход проекта
Проект стартовал 26 апреля 2021 года. В работу были вовлечены генеральный директор компании и учредители, обладающие техническим бэкграундом.
Проект прошел следующие стадии:
-
обследование и выявление проблем,
-
моделирование процессов компании в типовом решении «1С:Управление торговлей 11.4»,
-
определение необходимых доработок,
-
создание технологических доработок,
-
подготовка новой базы к старту работы,
-
запуск.
В новую программу «1С:Управление торговлей» загрузили из интернет-магазина актуальный ассортимент продукции. Участниками новой системы стали:
-
менеджеры по продажам: в части работы с заказом покупателя;
-
кладовщики: в части сборки заказов клиентов на складе;
-
бухгалтер-финансист: в части работы с банковскими выписками и формированием регламентированной и управленческой отчетности;
-
менеджеры по закупкам: в части планирования закупок и учета поступления товаров;
-
генеральный директор и учредители: в части доступа ко всей информации системы для принятия управленческих решений.
В ходе проекта были подключены терминалы сбора данных (ТСД). Они связаны с «1С». Кладовщики считывают штрихкоды продукции на складе с целью отражения актуальной информации в системе адресного хранения и по остаткам товаров.
Непростой задачей оказалась настройка обмена данными между «1С» и сайтом, который был разработан программистом компании. Теперь в «1С» поступает информация по заказам и оплатам клиентов и сведения о взаимодействии с поставщиками. На сайте отображается актуальная информация об остатках товара.
Так как сайт был собственной разработкой компании, для обмена разработали запросы и обработчики как со стороны «1С», так и со стороны сайта. Как результат, вся информация консолидируется в «1С».
Для корректного расчета себестоимости в системе были учтены все услуги и дополнительные расходы, которые возникают в процессе реализации товара.
Новую систему подготовили в области работы с маркетплейсами: создали документы, которые отображают информацию о передаче товаров комиссионеру.
Процесс доставки товаров до покупателя также оптимизировали. Информация о предпочтительном для клиента способе доставки поступает менеджеру в «1С» в заданном виде. Заказ передается на сборку и отгрузку собственной курьерской службе или транспортной компании.
«Например, вам требуется поручить «Яндекс.Доставке» 100 заказов. Чтобы не заходить в каждый и щелкать, что он передан, мы сделали функцию автоматической сборки», – пояснила Мария Ященко.
Результаты
Новая система была запущена 7 сентября 2021 года. В течение первых недель проходила отладка процессов. Проектная команда активно отвечала на вопросы и исправляла возникающие ошибки. Спустя 2 месяца работы сбои практически прекратились.
Проект вписался в дельту 15% по отклонениям в бюджете и сроках. Такое отклонение связано с точечной перестройкой типовых процессов, которые потребовали много ручной работы. Доработки коснулись выгрузки с сайта заказов поставщикам, обновления статусов заказов на сайте при обновлении в «1С» и разработки специальной печатной формы расходного ордера.
Схема: «РАУ АйТи»
Проект автоматизации позволил компании «Автолайнс»:
-
Консолидировать всю информацию в одной системе и обновлять ее в режиме реального времени: как в «1С», так и на сайте.
Покупатели получают актуальную информацию о предлагаемой продукции, менеджеры по продажам своевременно обрабатывают заказ и отправляют на сборку и отгрузку. Менеджеры по закупкам оценивают потребность в новом товаре исходя из данных системы.
-
Формировать управленческую и регламентированную отчетность в любой момент времени с экономией времени на ручную сборку документов.
При закрытии месяца составление отчета занимает 10–15 минут. Ранее на эту задачу уходило несколько часов работы специалиста.
-
Корректно рассчитывать себестоимость товаров.
Управление ценообразованием теперь обоснованно достоверными данными о деятельности компании. Количество ошибок в новом механизме определения себестоимости сократилось на 90%.
-
Настроить адресное хранение на складе с подключением ТСД для кладовщиков.
Время сборки заказа сократилось. Появился инструментарий для инвентаризации склада. Процесс отгрузки заказов ускорился на 70%
Благодаря новой системе автоматизации компания «Автолайнс» исправила все проблемы учета и получила ключевое преимущество на отраслевом рынке – возможность повышать качество сервиса для клиента.
«Оперативность управления ускорилась. Сейчас не надо специально заказывать отчет бухгалтеру, все видно наглядно после закрытия месяца», – говорит Дмитрий Акинин, учредитель ООО «Автолайнс».
Позитивные результаты проекта были получены за счет тесного взаимодействия между проектными командами с двух сторон.
Сотрудники «Автолайнс» фиксировали всю ключевую информацию во внутренней системе задач, к которой подключили команду «РАУ АйТи». Чат позволял вести коммуникацию в режиме реального времени, а изменения были видны всем пользователям, а не только ответственным лицам.
Партнерские отношения между компаниями сохранились и после внедрения. Команда «РАУ АйТи» занимается поддержкой и сопровождением системы, разработанной для «Автолайнс».
Дмитрий Акинин, учредитель ООО «Автолайнс»
«Итогом напряженной совместной работы наших сотрудников и специалистов «РАУ АйТи» по внедрению новой версии «1С» и автоматизации склада можно считать снижение количества ошибок в складских остатках, и ускорение отгрузки товаров по заказам. При этом усложнился процесс приемки товаров на склад»
