Группа «Черкизово» реализовала проект по повышению эффективности организации командировок. Его внедрение позволило обеспечить соблюдение санитарно-эпидемиологических норм для безопасности сотрудников и при этом сократить командировочные расходы на дополнительные 20 миллионов рублей в год.
Комфорт – повысить, цену – снизить
Во время пандемии многие компании столкнулись с необходимостью пересмотра подходов к организации командировок. Изменились реалии ведения бизнеса: стали активно использоваться онлайн-коммуникации, но при этом остается необходимость личных встреч и деловых поездок.
Встает вопрос: что делать, чтобы повысить эффективность управления тревел-процессами во времена пандемических ограничений?
Группа «Черкизово», крупнейший производитель мясных продуктов, совместно с агентством UTS24 запустила проект по повышению эффективности управления командировочными расходами, позволивший сэкономить в 2019 году около 20 млн рублей при ежегодных затратах на командировки в размере 180 млн рублей. В 2020 году из-за пандемии количество командировок было сокращено, но без учета этого фактора внедрение совместного проекта с UTS24 позволило нам сократить расходы на 10% к средней цене одной командировки.
«Это показательный кейс, и мы хотим поделиться основными принципами, внедрение которых позволило нам распоряжаться бюджетом более рационально и при этом сохранить качество оказываемых услуг, – говорит менеджер по организации деловых поездок Группы «Черкизово» Елена Чернобай. – Командировка в любом случае является стрессовой ситуацией, а в наше непростое время поездка еще и увеличивает риск заражения, поэтому особенно важно позаботиться о безопасности и комфорте сотрудника. Перед нами стояла задача, с одной стороны, сохранить оптимальный баланс между расходованием бюджета на каждую командировку и обеспечением безопасных условий для сотрудников, а с другой – добиться применения гибких условий тревел-политики для организации перелетов и проживания с наилучшим результатом для компании. Совместно с UTS24 мы продумали системный подход, который позволил улучшить качество и комфорт при одновременном снижении цены. Кажется невероятным, но мы этого добились!»
Рассмотрим подробнее основные этапы проекта и конкретные решения, за счет которых компании удалось добиться своих целей.
Рецепт успеха
Корректировка условий тревел-политики и правил корпоративной программы с учетом изменившихся реалий. В тревел-политике «Черкизово» были обновлены лимиты и бюджеты, пересмотрены сроки пребывания сотрудника в командировке. Был осуществлен частичный переход на виртуальные каналы коммуникаций, усилены требования к обеспечению безопасности сотрудников в поездках. Например, в рамках соблюдения принятых санитарно-эпидемиологических норм сотруднику в поездке предоставляется право пользоваться такси или услугами каршеринга.
Пересмотр подходов к планированию и согласованию поездок. Командировки согласовываются только в исключительном случае, если задачу невозможно решить онлайн. Цель поездки также должна быть исключительной – ключевые и срочные задачи, которые невозможно решить без личного присутствия, вахтовый метод работы, посещение заводов и производственных цехов, обучение персонала, консультации со специалистами и инженерами, установка и настройка оборудования и т.п.
Использование цифровой платформы UTS24 для автоматизации процесса оформления услуг, доступа ко всем заказам и контроля соблюдения тревел-политики на системном уровне в режиме онлайн. Автоматизация позволила сэкономить 5% бюджета, или около 8–10 млн рублей.
Внедрение модели замещения перевозчиков, отелей и операторов услуг внутри страны:
-
расчет средней стоимости билета/суток проживания у разных авиакомпаний/отелей на основании географии присутствия «Черкизово» в регионах России и плана командировок, поиск оптимальной цены;
-
замещение авиаперелетов железнодорожными переездами по основным маршрутам «Черкизово» для удешевления стоимости командировки с сохранением комфорта и обеспечением безопасности поездки;
-
получение специальных дисконтированных тарифов на перелеты и проживание, сравнение предложенных условий и расчет потенциальной экономии при консолидации объемов заказов у каждого из поставщиков услуг (авиакомпании, отели). Важно учесть, что экономия при получении специальных условий и скидок от одного поставщика в конечном результате может оказаться ниже, чем потенциальная выгода при выборе более дешевых вариантов перелета и проживания другого поставщика. Поэтому необходимо регулярно производить всесторонний анализ эффективности применения условий с учетом определения других факторов, влияющих на размер экономии;
-
определение ключевых поставщиков и разработка корпоративной тревел-программы с имплементацией во все процессы, связанные с организацией командировок;
-
сопровождение и настройка тревел-программы «Черкизово» специалистами UTS24 «под ключ»:
-
заключение и обслуживание трехсторонних соглашений с авиакомпаниями и отелями, загрузка корпоративных тарифов и специальных условий на платформу UTS24 для автоматического расчета и контроля применения скидок при бронировании услуги;
-
анализ затрат и эффективности применения условий в разрезе городов присутствия «Черкизово»;
-
расширение программы – включение новых направлений, пересмотр условий по текущим соглашениям с поставщиками;
-
анализ частоты отмены поездок сотрудников и выработка решений по оптимизации штрафных санкций.
Разработка и управление тревел-программой – одна из самых значимых задач, выполнение которой обеспечило «Черкизово» финансовую выгоду в виде экономии 7%, или 12 млн рублей.
Автоматизация внутренних бизнес-процессов и административных процедур (кросс-интеграция, подключение системы ЭДО). По предварительным оценкам, автоматизация позволит сократить трудоемкость рутинных операций при ведении всех видов учета, повысить производительность специалистов «Черкизово» в три раза, обеспечить систему централизованного планирования и контроля всех платежей с контрагентами компании.
Регулярный анализ затрат на деловые поездки, мониторинг протекающих процессов и ключевых метрик.
Кроме основных инициатив, реализованных для повышения эффективности управления и контроля бюджета, большую роль сыграли такие аспекты, как защита персональных данных, безопасность сотрудников во время командировки, программа социальной и экологической ответственности бизнеса, поддержка 24/7 со стороны команды UTS24.
«Хочу отметить, что фундаментальным фактором достижения успешного результата стала наша тандемная и сплоченная работа с агентством UTS24 в течение всего проекта – от анализа ситуации и обсуждения наших требований до выбора инструментов и способов реализации, которые в итоге привели нас к достижению целей, которые мы перед собой ставили», – говорит Елена Чернобай.
По словам специалистов UTS24, опыт внедрения показал, что при комплексном подходе можно сократить стоимость командировки более чем на 10%, а также автоматизировать процессы, которые в дальнейшем будут использоваться для развития других направлений бизнеса компании.
