Рассказываем, как автоматизация учета финансов в «ПланФакте» помогла не допустить кассовых разрывов, выбрать самое перспективное направление на маркетплейсах, сэкономить 150 тысяч рублей в месяц и освободить 30% времени руководителя.
Компания «Инноливинг-Рус» — эксклюзивный дистрибьютор итальянской зубной пасты Pasta del Capitano производителя Farmaceutici Dottor Ciccarelli. Второе направление деятельности — продажи товаров из Китая на маркетплейсах. В команде 10 сотрудников, а годовой оборот — 50 млн рублей.
Таблицы для учета, человеческий фактор и кассовые разрывы
Компания вела учет в google-таблицах и 1С. Не было точного понимания, сколько денег и в какой момент понадобится, было сложно планировать. Основной проблемой ошибок учета стали кассовые разрывы.
Собственник компании Радмир Закиров не видел всей финансовой картины. Часть средств была в товаре, часть в закупке, часть запланирована на ФОТ, но общей суммы никто в компании не знал.
Из-за проблем с планированием и отсрочек платежей возникали ситуации, когда компания не могла вовремя совершить закупку и поставить товар. Это провоцировало кассовые разрывы.
«Мы тратили деньги, которые не имели права тратить. Это усугубляло ситуацию» — Радмир Закиров.
Ведение учета в таблицах часто приводило к ошибкам, потому что данные вносились вручную, а человеческий фактор никто не отменял.
Табличный формат учета не давал возможности отслеживать кредиторскую и дебиторскую задолженность из-за ограниченной функциональности.
«В google-таблицах велся отчет бухгалтера, отчет подразделения, которое работает с маркетплейсами, отчет по рознице. Это представляло собой разрозненные таблицы, которые нужно было форматировать, понять и свести воедино. Каждый раз нужно было проверять, искать и исправлять ошибки» — Радмир Закиров, собственник компании «Инноливинг-Рус».
Когда этот процесс стал отнимать много времени, Радмир поручил сбор и проверку финансовой информации отдельному сотруднику.
Автоматизация и обучение
Раньше у компании уже был опыт использования сервиса автоматизации управленческого учета, но он оказался неудачным. Функционал не устраивал, техподдержка на просьбы о помощи не реагировала.
Руководитель решил выбрать другой сервис и попробовать автоматизацию еще раз.
Радмир попробовал перенести все данные в ПланФакт. Поддержка сервиса оперативно помогала на каждом шаге: при переносе данных, с настройкой банковских интеграций и автоматизацией работы.
В итоге предприниматель остановился именно на ПланФакте. Преимущества сервиса:
- удобно переносить данные;
- поддержка работает быстро и помогает на всех этапах работы;
- есть отчет ДДС;
- можно вести учет кассовым методом и методом начисления;
- интеграции с нужными банками.
Радмир учел ошибки прошлой автоматизации и решил пройти обучение у экспертов ПланФакта.
«В течение месяца мы созванивались с консультантом ПланФакта, она помогала разносить операции, рассказывала о возможностях сервиса, отвечала на все вопросы. После обучения я сам могу быть финансистом компании, мне не нужен для этого отдельный сотрудник» — Радмир Закиров, собственник компании «Инноливинг-Рус».
Как построена работа с финучетом
Большая часть данных подтягивается автоматически, сотрудник на первичной документации вносит необходимые показатели. Полный доступ к данным есть у руководителя и бухгалтера, для остальных сотрудников ввели ограничения доступа.
У компании несколько юридических лиц. Теперь благодаря интеграции с банками, бухгалтеру не нужно заходить во все счета, она сразу видит весь объем денежных средств. Руководитель ежедневно проверяет отчеты о прибылях и убытках, о движении денежных средств. Это помогает принимать управленческие решения.
Результаты: сфокусировались на прибыльном направлении, отказались от неэффективной ниши и сэкономили ФОТ
Теперь Радмир Закиров контролирует, что происходит с деньгами в бизнесе каждый день, а компания получила результаты.
Сэкономили 150 тысяч рублей в месяц. Раньше учетом в таблицах занимался отдельный сотрудник с зарплатой в 50 тысяч рублей в месяц, а финансист в штате стоил бы для компании минимум 100 тысяч рублей. ПланФакт помог сэкономить на найме сотрудников в штат.
Увидели спад продаж на OZON по группе товаров и отказались от них. Провели в ПланФакте анализ продаж электрических зубных щеток, которые раньше приносили высокую прибыль. Увидели снижение по этим товарам в моменте, решили от них отказаться и перераспределить финансовые потоки.
Если бы воспользовались внутренней аналитикой OZON, то пришлось бы сделать существенный объем ручной работы. ПланФакт помог увидеть информацию быстрее.
Увидели, что продажи пауэрбанков оказались стабильным и устройчивым направлением. После анализа по группам товаров в ПланФакте поняли, что на пауэрбанки есть постоянный спрос, по ним хорошая прибыль и у компании стабильные поставщики. Сделали ставку на это направление во время высокой волатильности на рынке.
Освободилось 30% времени руководителя на учет. Раньше Радмир тратил время на бесконечные проверки и сведение цифр. Теперь он планирует, анализирует, принимает стратегические решения. Появилось больше времени на развитие бизнеса.
Стали планировать с точностью выше 80%. В компании не делают долгосрочных прогнозов из-за нестабильности рынка, но квартальное планирование построить получилось.
Автоматизировать учет и навести порядок в финансах бизнеса не так сложно. Грамотный подход к финучету поможет избежать кассовых разрывов, быстрее развивать бизнес, закрывать убыточные направления и инвестировать в прибыльные.
Самостоятельно построить отчет о движении денежных средств (ДДС), который поможет отследить все деньги в бизнесе, можно с помощью бесплатного шаблона.
Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в блоге ПланФакта.
