Цена ошибки
В соответствии с Постановлением Правительства от 09.09.2012 №815 объемы производства и оборота алкоголя теперь декларируются исключительно в электронном виде. В алкодекларации должны указываться данные, которые фигурируют в декларации контрагентов, и крайне важно, чтобы данные деклараций поставщика и ритейлера совпадали.
«Система Росалкогольрегулирования на основе представленных деклараций производит автоматическую сверку закупок покупателей с поставками поставщиков, – рассказывает системный аналитик СКБ Контур Дмитрий Хомутинин. – Так как у контролирующего органа нет возможности выяснить, которой из сторон были допущены ошибки, и поставщик, и покупатель получают от ФСРАР письма с расхождениями. Если расхождений много, ФСРАР применяет штрафные санкции и приостанавливает действие лицензии». Так, в ноябре 2013 года из-за ошибок в декларациях об обороте алкогольной продукции, несмотря на предоставленные корректировки, было приостановлено действие лицензии на реализацию алкоголя 11 гипермаркетов одной из крупнейших торговых сетей. Для ритейла это колоссальные потери. Существенно снижаются объемы продаж магазинов. Кроме того, многие покупатели не готовы ехать за продуктами в один магазин, а за алкоголем в другой. А это значит, что происходит перераспределение покупательских потоков и, как следствие, снижение трафика. На практике расхождения между декларациями розничных продавцов алкоголя и оптовиков, которые поставляют им товар, обнаруживаются более чем в половине случаев. Только с начала этого года ФСРАР назначил проверки в 880 организациях и приостановил действие лицензий у 615 компаний. Ритейлеры сетуют на то, что существующая система контроля остатков (в учетных системах) не позволяет в автоматическом режиме собирать детализированную информацию о продукте, которая необходима для декларации. Добиться идентичности со всеми контрагентами – трудоемкая задача, сопряженная с поиском расхождений в огромных массивах информации. А это значит, что ошибки неизбежны.
«Первоисточником данной проблемы является устоявшаяся схема работы и бумажный документооборот между организациями. Не все данные с бумаги попадают в учетные системы организаций, которые в автоматическом режиме должны готовить декларацию, – считает Дмитрий Хомутинин. – Сейчас организации, торгующие алкоголем, пытаются настроить свою схему работы так, чтобы устранить первопричину расхождений. Таким решением является электронный документооборот, позволяющий поставщикам с каждой поставкой передавать своим покупателям необходимые для декларирования данные. В конечном итоге декларация формируется с обеих сторон на основании одних и тех же данных, что исключает расхождения». Однако полный переход на электронный документооборот со всеми контрагентами – процесс длительный, а сдавать декларацию необходимо каждый квартал.
Сверим показания
«Алкосверка.Контур» решает проблему идентичности данных в алкогольных декларациях поставщиков и их розничных контрагентов. В ходе подготовки отчетности представители обеих сторон загружают в сервис свои декларации и получают протокол сверки с указанием расхождений. После взаимной корректировки и контрольной сверки декларации отправляются в ФСРАР без риска выявления расхождений (рис. 1). Сервис обеспечивает полную конфиденциальность и доступ к данным только по собственным транзакциям. Так, при сдаче отчетности за IV квартал 2013 года контрагенты сверили декларации 780 раз. В результате 97 % сверок выявили расхождения в отчетности сторон. У сервиса есть еще одно существенное преимущество. Данные из декларации каждого поставщика попадают к их контрагентам из числа мелкой розницы в сервис Алкодекларация.Контур (см. рис. 2). А розничные контрагенты поставщика, зайдя в этот сервис, могут загрузить накладные и на их основе автоматически сформировать приходную часть декларации. Это позволяет сформировать отчетность автоматически без ручного ввода и расхождений.
«В нашей компании (торговой сети) онлайновый сервис сверки применяется с января 2014 года. Могу отметить, что без него мы вряд ли вообще выявили бы ошибки. Как оказалось, они нередко возникают именно на нашей стороне. Дополнительно сервис позволяет оценить качество работы сотрудников, занятых подготовкой деклараций, отследить, на каком этапе взаимодействия с контрагентом появляется ошибка. Понятно, что когда нет ошибок, то не будет и штрафов. Не менее важна для компании и техподдержка разработчиков (24 часа в сутки 7 дней в неделю)», – рассказывает Елена Оленская, системный администратор ТС «Кировский».
ИТ-директор торговой компании «Кредос» Евгений Петренко также отмечает плюсы сверки деклараций: «Наша компания давно сотрудничает с разработчиками, поэтому мы решили попробовать их новый сервис. Получили первые результаты, когда провели сверку с розничной сетью «Елисей», – расхождения выявились сразу. Оцифровать эффект пока сложно, но уже очевидно, что на исправление ошибок уходит гораздо меньше времени. Чем больше контрагентов перейдет на такую же систему, тем ниже будет вероятность расхождений. Поэтому мы сами приглашаем их к участию в системе и рассчитываем на высокий экономический эффект».
